Wer Digitalisierung vor allem als Weg sieht, endlich die Dokumentenberge loszuwerden, denkt das Thema zu kurz. Digitale Prozesse sind nur die Spitze des Eisbergs. Stefan Philipp, Head of Solutions bei Operations1, hat mit seinem Team viele Unternehmen auf ihrem Weg in Richtung Connected Work begleitet. Im Interview erklärt er, wie vernetztes Arbeiten Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigert und dabei sechsstellige Summen freisetzt.
Worum es im Interview geht
Als Head of Solutions bei Operations1 begleitet Stefan Philipp mit seinem Team Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Im Interview erläutert er, warum Firmen beim Thema vernetztes Arbeiten meist nur die offensichtlichen Kosten wie Papier und Erstellaufwände einkalkulieren, und welche deutlich größeren Kostenblöcke dabei unsichtbar bleiben.
Stefan, in der Connected-Work-Studie geben 23 Prozent der Befragten eine Kosteneinschätzung im hohen fünfstelligen Bereich pro Standort an. Wie bewertest du diese Zahl?
Diese Einschätzung ist typisch. Für mich zeigt sie klar, dass viele Unternehmen papierbasierte Prozesse aktuell unterbewerten. In meiner Rolle spreche ich mit vielen Kunden und interessierten Unternehmen aus produzierenden Branchen. Unserer Erfahrung nach liegen die Kosten papiergestützter Prozesse deutlich höher als von den Studienteilnehmern angegeben.
Ist die Einsparung von Papierkosten für dich das Hauptargument, warum Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren sollten?
Es ist ein wichtiges Argument für den Aufbruch in Richtung Connected Work. Allerdings liegen Erstellaufwände und Papierkosten an der Oberfläche und fallen deshalb direkt ins Auge. Daneben gibt es weniger offensichtliche Kostentreiber, die viele Unternehmen bisher nicht sehen.
Erklärt das, warum viele die tatsächlichen Kosten papierbasierter Prozesse unterschätzen?
Genau. Wenn Unternehmen Papierkosten als einzigen Faktor anführen, bleibt ihnen verborgen, wie viel mehr in der Digitalisierung steckt als das Ende der Dokumentenberge. Das volle Ausmaß der Kosten ist schlicht nicht transparent. Um es zu ermitteln, braucht es fundierte Analysen und im Zweifel Schätzwerte, wenn die Datenlage keine Ist-Zahlen hergibt.
Kannst du das genauer erklären?
Unternehmen brauchen einen Ansatzpunkt. Sinnvoll ist eine Art digitale Wertstromanalyse, und zwar konkret entlang der mitarbeitergeführten Prozesse. Dabei wird deutlich, dass sich die Kosten papierbasierter Prozesse aus fünf Kostenpunkten zusammensetzen.
Welche sind das?
Direkte Kosten der Papiernutzung: Papier selbst, Toner, Tinte und weitere Verbrauchsmaterialien.
Personalkosten für Drucken, Kopieren und Ablage. Sie ergeben sich aus der aufgewendeten Zeit multipliziert mit dem Stundenlohn der beteiligten Mitarbeiter.
Lagerungskosten für physische Dokumente.
Verwaltungs- und Organisationsaufwand rund um die Papierdokumente.
Fehler- und Opportunitätskosten.
Was ist unter Fehler- und Opportunitätskosten zu verstehen?
Fehlerkosten entstehen, wenn textlastige Dokumente falsch interpretiert werden, operative Vorgänge dadurch lückenhaft ablaufen und Ausschuss sowie Nacharbeit entstehen. Opportunitätskosten sind die entgangenen Gewinne: Wer sich für papierbasierte Prozesse entscheidet, verzichtet auf die Möglichkeiten digitalisierter Prozesse, allen voran höhere Effizienz und Produktivität. Summiert man alle Faktoren, kommt eine stattliche Summe zusammen. Es zeigt sich, dass neben den Papierkosten viele weitere Insuffizienzen unnötige Kosten verursachen.
Kannst du uns konkrete Beispiele geben?
Ein großer Block sind nicht-wertschöpfende Tätigkeiten operativer Mitarbeiter. Ich denke an Medienbrüche, die entstehen, wenn Mitarbeiter Checklisten und Prüfprotokolle erstellen und pflegen, etwa bei Inbetriebnahmeprozessen. In vielen Firmen passiert das noch immer in Word- und Excel-Dokumenten. Sobald Dokumente mehrsprachig und werksübergreifend standardisiert vorliegen, bei Änderungen aktualisiert und versioniert werden müssen, entsteht ein erheblicher Handling-Aufwand. Nach Abschluss der Inbetriebnahmedokumentation werden die Papierdokumente wieder eingescannt und in SAP abgelegt, häufig Hunderte von Seiten. Bei Rückfragen recherchiert der Mitarbeiter manuell im physischen Dokument. Das ist zeitintensiv, fehleranfällig und erzeugt hohe Suchaufwände. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist es wichtig, Mitarbeiter in der Produktion von solchen Tätigkeiten zu befreien. Das erhöht ihre Produktivität und ihr persönliches Wohlbefinden, weil sie ihre Fähigkeiten wertstiftend einsetzen.
Bei der Digitalisierung gibt es weitaus mehr Chancen, als lediglich Dokumentenberge loszuwerden. Stefan Philipp, Head of Solutions, Operations1
Was sind weitere konkrete Kostentreiber neben den nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten?
Erhöhte Reaktionszeiten bei Fehlern. Identifiziert ein Mitarbeiter Fehler oder Mängel, die eine schnelle Lösung oder sofortige Rücksprache mit dem Vorgesetzten erfordern, muss er in vielen Unternehmen die Anlage verlassen oder auf Telefon, Smartphone oder Papier ausweichen. Das führt zu unnötigen Wegezeiten, langen Reaktionszeiten und operativen Kosten. Solche Kommunikationsaufwände lassen sich mit einem digitalen Task Management deutlich verschlanken. Der Mitarbeiter weist seinem Vorgesetzten oder Kollegen direkt eine Aufgabe zu und löst das Problem in Echtzeit.
Welches Vorgehen empfiehlst du Unternehmen, die ihre tatsächlichen Kosten genauer unter die Lupe nehmen wollen?
Wichtig ist, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen. Also ein Argument wie die erhöhte Fehleranfälligkeit genau anzuschauen und individuell zu prüfen, welche Kosten entstehen, wenn Qualitätsdaten nicht analysiert werden. Auf Basis dieser Abschätzung sucht man dann Lösungen, die die ungenutzten Potenziale heben. Für den Qualitätsbereich heißt das zum Beispiel, digitale Prüfprotokolle erstellen zu können, statt Messwerte auf Papier zu erfassen und später manuell auszuwerten.
Mit digitalisierten Prozessen lassen sich sechs- bis siebenstellige Einsparpotenziale identifizieren. Stefan Philipp, Head of Solutions, Operations1
Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten, die sich durch die Digitalisierung von Produktionsprozessen einsparen lassen?
Typische Einsparpotenziale sind sechs- bis siebenstellig. Das hängt natürlich vom Anwendungsfall ab, von der Größe des Unternehmens und von der Akutheit aktueller Herausforderungen, etwa hohen Ausschussraten aufgrund fehlerhafter Prozessdurchführung. Ein eindrückliches Beispiel für Einsparungen im siebenstelligen Bereich liefert unser Kunde POLIPOL, ein führender Polstermöbelhersteller. Eine steigende Variantenvielfalt und intransparente papierbasierte Prozesse erschwerten es dem Unternehmen, Qualität und Produktivität zu halten.
Durch den Wegfall von Papier und die Digitalisierung aller Produktionsprozesse entfiel eine große Zahl nicht-wertschöpfender Tätigkeiten. Das jährliche Einsparpotenzial lag bei über 2,2 Millionen Euro, bei gleichzeitiger Verkürzung der Anlerndauer neuer Mitarbeiter um 67 Prozent. Der Schritt in Richtung papierlose Fertigung wirkt also weit über die eingesparten Druckkosten hinaus.
Welchen Tipp hast du abschließend an Unternehmen, die sich in Richtung Digitalisierung aufmachen wollen?
Neben der Entscheidung für die richtige Technologie, die fundierte Recherche verdient, hilft bei der Implementierung der Leitsatz „Groß denken, kompakt beginnen“. Man muss nicht in der gesamten Breite starten, sondern kann Use Cases nacheinander erschließen. Unserer Erfahrung nach lohnt sich der Start mit High Impact Use Cases wie der Instandhaltung oder der Inbetriebnahme. Dort erzielen Effizienzsteigerungen wegen der hohen Qualifikation der Mitarbeiter und des Mangels an qualifiziertem Personal einen großen Beitrag. Das verschafft dem weiteren Rollout Auftrieb.
Stefan, vielen Dank für deine Einblicke und die Ratschläge, von denen sicher viele Unternehmen profitieren werden.
Detailliertere Informationen zu den Kostentreibern anhand eines konkreten Use Cases finden Sie im Whitepaper „Papierbasierte vs. digitale Inbetriebnahme: Die 7 Hebel zum Erfolg“. Die Erfolgsgeschichten unserer Kunden geben zusätzliche Einblicke und dienen vielleicht als Inspiration für Ihren eigenen Digitalisierungsweg.
Quellen
Operations1: Connected-Work-Studie (Veröffentlichung Ende Januar), Angabe zur Kosteneinschätzung von 23 Prozent der Befragten.
Operations1: Erfolgsgeschichte POLIPOL, https://operations1.com/de/unternehmen/kunden/erfolgsgeschichte-polipo