Cloud-Software schnell und erfolgreich auswählen 

Formulierung des Problems: Formulieren Sie das Problem, dass Sie mit der Nutzung der Software lösen wollen, klar. Konzentrieren Sie sich auf ein Hauptproblem. Die Formulierung eines Problems statt eines festen Ziels macht Sie auf der Suche nach einer Lösung ergebnisoffener. Prüfen Sie an dieser Stelle, ob Budget für die Lösung Ihres Problems vorhanden ist bzw. allokiert werden kann. 

Identifizieren von Software zur Lösung Ihres Problems: Recherchieren Sie eine Handvoll Produkte, die Ihr Problem ansprechen und bei denen Sie auf den ersten Blick den Eindruck haben, dass Ihr Problem gewinnbringend gelöst werden kann. 

Anbieterauswahl: Wählen Sie maximal zwei Anbieter für einen Test aus. Zwei Anbieter sind die perfekte Balance zwischen Aufwand für einen Test und sich eine gewisse Auswahl beizubehalten. Die Wahl beider Anbieter kann über eine Produktdemo, Webinare, Events o.ä. erleichtert werden. Achten Sie zusätzlich für eine vereinfachte Genehmigung auf die ISO 27001 Zertifizierung der ausgewählten Anbieter. 

Abholen Ihrer IT: Informieren Sie Ihre IT über den anstehenden Test und lassen Sie die IT bestätigen, dass die gewählte Software grundsätzlich genutzt werden kann. Machen Sie an dieser Stelle keine umfassende Cloud-Security-Analyse, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Software nicht umsonst testen. 

Informieren des Betriebsrats: Sollten Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, informieren Sie diesen über Ihr Vorhaben spätestens vor dem Test, um hier Input für die gewählte Software zu erhalten und gemeinsam die nächsten Schritte zu gehen. 

Testen der gewählten Software: Testen Sie die Software in einem sehr begrenzten Bereich, z.B. an einer Baugruppe, einem Produkt oder einer Maschine. Der Test sollte in zwei bis maximal drei Wochen abgeschlossen sein. Ein Test besteht aus dem Aufsetzen der Inhalte (1 Woche), einer Testphase für die Endanwender (1 Woche) und einer finalen Evaluierung des Tests (1 Tag). Versuchen Sie max. 5 Personen aktiv in den Test mit einzubeziehen.  

Funktionale Entscheidung für eine Software: Im Anschluss an den Test sollten Sie eine funktionale Entscheidung treffen, je nachdem welches Softwareprodukt Ihr Problem am passgenausten löst. An dieser Stelle macht es auch Sinn den Budgetverantwortlichen zu informieren. Gehen Sie mit einem Produkt die letzten 3 Schritte. 

Klärung des Lizenzmodells und IT-Sicherheits-Prüfung: Stimmen Sie die Rahmenbedingungen und Mengengerüste für das Lizenzmodell ab und lassen Sie Ihrer IT die Software final bestätigen. 

Vertragserstellung und -verhandlung: Schalten Sie an dieser Stelle Ihren Einkauf ein, falls dies gemäß Ihrer Firmenrichtlinien relevant ist. In der Regel haben Softwarefirmen standardisierte Verträge auf deren Basis die Vertragsverhandlungen zügig durchgeführt werden können. 

Freigabeprozess und Vertragsunterzeichnung: Lassen Sie den Vertrag durch den in Ihrem Unternehmen etablierten Freigabeprozess laufen und von den zeichnungsberechtigten Personen unterzeichnen. Mit der Unterzeichnung des Vertrags sind Sie bereit Ihre Software einzuführen!