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Worum es geht

In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, wie Sie die optimale Checkliste in nur drei Schritten erstellen und wie Ihnen eine Checklisten-Software dabei helfen kann.

Wie Sie in drei Schritten die optimale Checkliste erstellen

Wie erstelle ich eine Checkliste, die nicht nur Werkern hilft, Prüfprozesse einfach durchzuführen, sondern auch wertvolle Informationen zur Verbesserung von Prozessen liefert? Wenn Sie gerade daran arbeiten, Ihre Dokumentation in der Wartung, Montage oder Qualitätsprüfung auf das nächste Level zu bringen, haben Sie sich mit Sicherheit auch schon einmal diese oder eine ähnliche Frage gestellt. Schließlich fußen Prozessabläufe von Fertigungsunternehmen auf einer verständlichen und standardisierten Prozessdokumentation.

Schritt 1: Definieren Sie den Informationsbedarf, bevor Sie die Checkliste erstellen und sorgen Sie für ein einfaches Verständnis bei Ihren Mitarbeitern.

Je nach Anwendungsbereich, benötigen Sie unterschiedliche Informationen. Das sollten Sie beachten, wenn Sie eine Checkliste erstellen. Wenn die Checkliste in der Wartung oder Inspektion einer Maschine zum Einsatz kommt, lohnt es sich darin Messwerte und Sensordaten zu erfragen. Kontrollieren Sie mithilfe der Checkliste den Eingang von Waren, sollte der ausführende Mitarbeiter insbesondere Werte wie Anzahl oder Gewicht eintragen und anhand von Check-Punkten die Unversehrtheit der Waren bestätigen können. Bei unvorhergesehenen Vorfällen an Maschinen oder Mängeln in der Qualitätsprüfung können vor Ort aufgenommene Bilder oder Videos hilfreich sein.

Überlegen Sie sich also im ersten Schritt genau, welche Informationen für Ihren Anwendungsfall hilfreich sind und entscheiden Sie sich für die passende Darstellung. Das ist noch nicht alles: Nur wenn Ihre Checklisten für den Werker selbsterklärend sind, bekommen Sie die richtigen Informationen zurück. Mitarbeiter sollten auf den ersten Blick erkennen, was sie zu tun haben. Das erreichen Sie, indem Sie insbesondere auf eine einfache und klare Sprache achten. Durch die Verwendung von Bildern schaffen Sie ein noch besseres Prozessverständnis bei Ihren Mitarbeitern und überwinden obendrein mögliche Sprachbarrieren. Um Missverständnisse oder fehlende Informationen zu vermeiden, kennzeichnen Sie in der Checkliste, welche Inhalte unbedingt auszufüllen sind oder welche Prozessschritte optional sind.

Mithilfe einer Checklisten App lässt sich dieser Schritt wesentlich einfacher durchführen als mit Excel oder Word Vorlagen. Eine Software-Lösung ermöglicht eine sehr visuelle Darstellung Ihrer Prozesse durch Bilder und Videos. Bilder lassen sich sogar durch Pfeile, Zeichnungen und Beschriftungen ergänzen – so bleibt dem Mitarbeiter kein Interpretationsspielraum bei den durchzuführenden Schritten.

Eine Checklisten-Software ermöglicht Ihnen eine Reihe an unterschiedlichen Interaktionsmöglichkeiten:

  • i.O./n.i.O Checks bei einfachen Zustandsabfragen (u. a. bei Sichtprüfungen)

  • Check-Punkte zur Bestätigung, dass eine Tätigkeit ausgeführt wurde

  • Multiple-Choice-Antwortmöglichkeite

  • Kommentarfelder (z. B. als Ergänzung zu einem n.i.O.)

  • Sensordaten – direkt von der Maschine in die Checkliste

  • Soll-Ist-Wert Abgleich zur Überprüfung von Toleranzen

  • Fotorückgabe und die Möglichkeit diese mit Pfeilen oder anderen Markierungen anzureichern

  • Videorückgaben bei Objekten in Bewegung (z.B. Unwucht)

  • Werte, z. B. Anzahl, Gewicht und Temperatur, inkl. zugehöriger Einheit

  • Signaturfelder zur Quittierung von Tätigkeiten

Je nach benötigter Information können Sie einfach die passende Interaktion auswählen und per Drag & Drop in die digitale Checkliste ziehen. So sparen Sie sich enormen Aufwand für die Checklisten-Erstellung. Ein weiterer Vorteil der Checklisten-Software: Checklisten können in mehrere Sprachen übersetzt werden. So verstehen alle Mitarbeiter immer, was zu tun ist – unabhängig von ihrem Standort.

Schritt 2: Nutzen Sie Befunde und Statistiken, um Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess anzutreiben.

Werten Sie Befunde aus Checklisten systematisch aus und schaffen Sie so die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Haben Sie den ersten Schritt umgesetzt, verfügen Sie nun schon einmal über die richtigen Daten. Jetzt müssen Sie diese Informationen nur noch nutzen: Ergründen Sie die Ursachen der Fehler, die Ihre Werker dokumentiert haben und machen Sie sich auf die Suche nach Lösungen.

Aber werfen Sie nicht nur einen Blick auf einzelne Befunde, sondern betrachten Sie das große Ganze mithilfe von Statistiken. In welchem Prozessschritt ist die Fehlerquote besonders hoch? Wo gibt es häufig unvorhergesehene Zwischenfälle? Eventuell liegen Maschinenwerte über einen längeren Zeitraum oder in einem bestimmten Zeitraum nicht im Toleranzbereich. Diese Daten sollten Sie beobachten, um Muster zu erkennen und die Ursachen herauszufinden. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter Vorfälle vor Ort auf Bildern festgehalten. Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Befundfotos und analysieren Sie diese. Wenn Sie eine Software nutzen, um Ihre Checkliste zu erstellen, landen die genannten Informationen und Daten in Echtzeit bei Ihnen und Sie können sofort reagieren.

Exemplarisch können Sie …

  • Befundfotos und -videos in wöchentlichen Qualitäts-Stand-up-Meetings besprechen.

  • Zeitreihen bestimmter Qualitätsparameter messen und Trends im Auge behalten.

  • Befundfotos und -videos in wöchentlichen Qualitäts-Stand-up-Meetings besprechen.

  • Statistiken über Standorte, Schichten, Teams, Maschinen oder Produkte vergleichen.

  • Referenzwerte wie Cost of Poor Quality (COPQ) zur Steigerung der Aussagekraft berechnen.

Um sich kontinuierlich zu verbessern, ist auch eine Weiterentwicklung der Checklisten notwendig. Über Textfelder haben Werker gegebenenfalls die Verständlichkeit der Teilschritte des Prozesses kommentiert. Das kann Ihnen bei der Verbesserung und Weiterentwicklung der Checklisten helfen. Mit wenigen Klicks lassen sich Prozessschritte ändern oder neue Inhalte hinzufügen. Daraufhin erreicht Ihre Mitarbeiter beim Öffnen der Checkliste ein Hinweis zu den Änderungen. So optimieren Sie Schritt für Schritt und Ihre Werker führen ihre Arbeiten immer nach dem aktuellen Prozessstandard aus.

Schritt 3: Integrieren Sie Ihre Checklisten-Software in Ihre angrenzenden Systeme.

Bevor Werker mit einem Prozess starten können, beginnt häufig erst einmal die Suche nach allen relevanten Informationen: Wie lautet der Auftrag? Wo befinden sich die passenden Checklisten? Auch hier hilft eine Checklisten-Software, denn diese lässt sich vollständig mit anderen Systeme integrieren.

Ihre Vorteile:

  • Aufträge sind direkt mit der jeweiligen Checkliste verknüpft. Operative Mitarbeiter müssen sich nicht länger durch Aktenschränke und Ordner wühlen, um die richtige Checkliste zu finden.

  • Ist die Checkliste fertig ausgefüllt, muss der Mitarbeiter sich nicht mit einer zeitaufwändigen Datenübertragung und -ablage beschäftigen. Die Checklisten-Software übermittelt die Informationen sofort in Systeme wie beispielsweise Microsoft Power BI und schon sind die Informationen bereit zur Auswertung.

Das spart Zeit und Shopfloor-Mitarbeiter können sich vollkommen auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren. Obendrein eliminieren Sie Fehler, die bei der manuellen Übertragung von Daten entstehen können.

In Drittsystemen können Sie zudem entscheiden, welche Checklisten-Daten für Sie besonders relevant sind und ein individuelles Dashboard erstellen. Durch die Integration mit ERP-Systemen können Sie automatisiert Aufträge rückmelden, Reports ablegen und Nachfolgeprozesse starten.

Fazit

Wie Sie sehen, ist es kein Hexenwerk eine Checkliste zu erstellen, die Ihren Werkern die Durchführung von Prozessen erleichtert und somit das Prozessverständnis erhöht und die Fehlerquote senkt. Eine Checklisten App bietet die nötigen Gestaltungs- und Interaktionsmöglichkeiten, um einfach und schnell die optimale Checkliste aufzubauen. Darüber hinaus haben Sie durch die Nutzung einer Checklisten-Software ein mächtiges Tool an der Hand, um Ihre Checklisten systematisch auszuwerten und kontinuierlich zu verbessern.

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Anna Balensiefen

Senior Sales Consultant anna.balensiefen@operations1.com

Anna Balensiefen ist Senior Sales Consultant bei Operations1 und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Shopfloors. Vor ihrem Wechsel zu Operations1 war Anna als Sales Operations Specialist für einen führenden Hersteller von Schalungssystemen tätig. Zuvor arbeitete Sie bei einem mittelständischen Automobilzulieferer und lernte dort verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Logistik, Produktion und Qualitätsmanagement kennen.

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