Digitale Arbeitsanweisungen erstellen: 6 Gründe gegen Excel und Co.

Wir zeigen Ihnen sechs Gründe, warum Sie herkömmliche Textverarbeitungsprogramme aus der Prozessdokumentation verbannen sollten und wie Sie Ihre Produktivität mit spezialisierten Tools für die Erstellung und Nutzung von interaktiven und digitalen Arbeitsanweisungen deutlich steigern können.

Spezialisierte Software für die Erstellung und Nutzung von digitalen Arbeitsanweisungen ermöglicht eine automatisierte Versionierung und archiviert somit nicht nur alle Prozessdokumentationen, sondern sorgt auch dafür, dass Ihren Mitarbeitern immer die aktuellste Version der Prozessbeschreibung zur Verfügung steht. Dateinamen à la „_final_123_final_final_überarbeitet“ gehören ab sofort der Vergangenheit an.

2. Weil intuitive Bedienung das A und O ist.

Bei der Prozessdokumentation steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Intuitive Bedienung und eine einfache Benutzerführung sind die wichtigsten Elemente bei digitalen Arbeitsanweisungen. Dies gilt sowohl für die Erstellung der Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Prüfpläne als auch für die Nutzung dieser Dokumente im Shopfloor. Prozesswissen ist der wohl am besten gehütete Schatz eines jeden Unternehmens. Professionell aufbereitet steigert sich der Mehrwert dieses Know-hows und sowohl erfahrene Mitarbeiter als auch ungelernte Kräfte profitieren von digitalen Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Überlassen Sie der spezialisierten Software die Struktur und das Layout, sodass Sie sich auf die Inhalte der Prozessdokumentation konzentrieren können. Fortan werden Ihnen lästige aber notwendige Formatierungsarbeiten keine Minute Ihrer Arbeitszeit mehr stehlen.

3. Weil endlich Transparenz herrscht.

Möglichkeiten zur integrierten Rechteverwaltung helfen Ihnen, transparente und automatisch gelenkte Review-Prozesse für die erstellten Arbeitsanweisungen zu etablieren und somit Freigabezyklen zu verkürzen. Auf einen Blick zu sehen, welche Prozesse bereits freigeben wurden und bei welchen eine Freigabebestätigung noch aussteht, ist somit spielend leicht.

4. Weil Sie vielfältige Medien einbinden und intelligent verwalten können.

Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Dies gilt speziell für Arbeitsanweisungen oder Prüfpläne in der Produktion. Zwar können Sie Bilder in Dokumente von klassischen Textverarbeitungsprogrammen einfügen, doch schnell verlieren Sie den Überblick, welche Bilder Sie genutzt haben, wer sie gemacht hat und wo sie abgelegt sind. Spezialisierte Tools für die Erstellung von interaktiven Arbeitsanweisungen greifen die Medienvielfalt für die Prozessbeschreibung auf. Neben Bildern können Sie Videos oder ganze PDF-Dokumente in die Arbeitsanweisung integrieren. Management und Speicherung erfolgen automatisch, sodass Sie stets den Überblick behalten.

5. Weil Industrie 4.0 mehr als Digitalisierung ist.

Um das volle Potenzial, das die Digitalisierung bietet, nutzen zu können, ist eine Verknüpfung der verschiedensten Produktionsressourcen notwendig. Dazu zählen Maschinen, Mitarbeiter und Informationen. Letztgenannte umfassen beispielsweise operative Prozessinformationen für die Montage von Produkten oder Instandhaltung von Anlagen, die wiederum mit Produktionsaufträgen etwa aus dem Enterprise Ressource Planning System (ERP-System) verknüpft werden müssen. Für die Umsetzung von effizienten Prozessen bedarf es spezialisierter Tools, denn herkömmliche Textverarbeitungsprogramme wurden für viele Zwecke entwickelt — nicht aber für professionelle, digitale Arbeitsanweisungen.

6. Weil interaktive Software die Zukunft ist.

Sagen Sie „Tschüss“ zu sperrigen Aktenordnern, unübersichtlichen Papierstapeln und unidirektionaler Kommunikation. Mit spezialisierter Software für digitale Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Prüfplänen stellen Sie Ihren Mitarbeitern in der Produktion nicht nur Informationen bereit, sondern unterstützen sie bei der Protokollierung Ihrer Arbeitsprozesse. Mit einem Klick kann jeder Mitarbeiter interaktiv geforderte Werte ergänzen und abgearbeitete Check-Punkte direkt bestätigen — ohne Computerfachwissen und vor allem ohne Aktenordner, unübersichtliche Formulare und Kugelschreiber. Mit interaktiver Software schlagen Sie mindestens zwei Fliegen mit einer Klappe.