Arbeitsanweisung erstellen: Worauf Sie achten sollten

Arbeitsanweisungen oder -anleitungen beschreiben, wie eine Tätigkeit auszuführen ist – entweder in Textform oder mithilfe von Bildern, Videos und Piktogrammen. Für neue Mitarbeiter ist eine Arbeitsanweisung der konkrete Leitfaden, der sie Schritt-für-Schritt durch die zu erledigende Aufgabe führt. Für erfahrene Mitarbeiter dient sie hingegen vor allem als Nachschlagewerk, da sie schon mit dem Prozessablauf vertraut sind. Besonders in der Montage von Baugruppen, Instandhaltung von Maschinen oder Prüfung von Endprodukten ist die Arbeitsanweisung von hoher Bedeutung, um die Wertschöpfung des Unternehmens effizient realisieren zu können. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen, z. B. in der Verwaltung, dienen Arbeitsanweisungen als wertvoller Wissensspeicher und Grundlage für reibungslose Prozesse.

Warum wird es immer wichtiger eine gute Arbeitsanweisung zu formulieren?

Kundenindividuelle Produkte haben Hochkonjunktur, sodass Unternehmen ihre Waren auch in Losgröße 1 anbieten müssen. Damit nimmt auch die Variation und Kombination unterschiedlicher Aufgaben, die an einem Arbeitsplatz und von einem Beschäftigten auszuführen sind, stark zu. Ein Mitarbeiter muss schließlich viele verschiedene Prozesse beherrschen. Damit er nicht überfordert wird und bei der Prozessdurchführung nichts vergisst, muss er einfach und schnell auf die Arbeitsanweisung zugreifen können. Gleichzeitig stehen Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels vor der Herausforderung, ungelernte Fachkräfte unkompliziert und schnell anlernen zu müssen oder in Zeiten der Corona-Krise auch mit weniger Personal unterschiedliche Aufgaben neu zu verteilen und dennoch mit höchstmöglicher Präzision durchzuführen.

Wie erstelle ich eine Arbeitsanweisung richtig?

Die Arbeitsanweisung sollte von einem qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter, der direkt am jeweiligen Prozess beteiligt ist (z. B. aus der Arbeitsvorbereitung), erstellt werden. Außerdem ist eine Rücksprache mit den Bereichen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement empfehlenswert. Neben der fachlichen Vollständigkeit und Korrektheit sollten unternehmensweite Standards hinsichtlich Formatierung sowie die Verwendung von Bildern, Videos und Texten ebenfalls beachtet werden. Zudem sollte die Arbeitsanweisung flexibel und einfach an zukünftige Änderungen global angepasst werden können. Am Ende der Erstellung steht ein definierter Freigabe- und Abnahmeprozess nach dem Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip. Warum Sie keine Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung von Arbeitsanweisungen nutzen sollten, lesen Sie hier.

7 Fragen, die eine Arbeitsanweisung beantworten muss

1. Was muss ich tun? Eine genaue Tätigkeitsbeschreibung erklärt, was zu tun ist.

2. Wie muss ich es tun? Die genaue Ausführung wird beschrieben.

3. Wann und in welcher Reihenfolge muss ich es tun? Der zeitliche Ablauf wird Schritt für Schritt dargestellt.

4. Womit muss ich es tun? Die Hilfsmittel für die korrekte Durchführung werden aufgelistet und deren Verwendung ggf. erklärt.

5. Was muss ich beachten? Vollständige Sicherheitshinweise sind das A und O, wenn es um die Prävention von Risiken und die Vermeidung von Gefahren geht.

6. Welche Gültigkeit besitzt die Arbeitsanweisung? Hier werden Arbeitsbereich und Benutzergruppe der Arbeitsanweisung definiert.

7. Wer ist mein Ansprechpartner? Bei Rückfragen oder Änderungswünschen muss der Anwender wissen, wer für die Arbeitsanweisung verantwortlich ist.

Worauf sollte ich bei der Auswahl der richtigen Software für Arbeitsanweisungen achten?

• schnelle initiale Erstellung einer Arbeitsanweisung

• Möglichkeit der Einbindung von Bildern und Videos

• unkomplizierte und flexible Änderungsmöglichkeiten

• Aufnahme und Integration von Feedback durch den Nutzer

• Konformität mit bestehenden Standards

Neben der spezialisierten Erstellung von Arbeitsanweisungen ist es wichtig, dass die Software eine Komponente für die Bereitstellung und Nutzung der erstellten Arbeitsanweisung liefert, damit der Mitarbeiter einen einfachen und schnellen Zugriff jederzeit und überall auf dem Shopfloor erhält. Zeitintensive Suchaufwände in Ordnern von Papieranweisungen gehören damit der Vergangenheit an.