Arbeitsanweisung erstellen: Worauf Sie achten sollten
Die Bedeutung qualitativ hochwertiger Arbeitsanweisungen nimmt stetig zu. In Zeiten des Fachkräftemangels, kleinen Losgrößen und variantenreichen Produktionen ist eine präzise Arbeitsanweisung im 21. Jahrhundert Gold wert, hin zu Prozessexzellenz. Wie Sie eine professionelle Arbeitsanweisung erstellen und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier.
Worum es geht
In diesem Blogartikel erläutern wir, warum Arbeitsanweisungen wichtig sind und was bei der Erstellung einer neuen Arbeitsanweisung zu beachten ist. Da Arbeitsanweisungen ein wichtiger Schlüssel zur sicheren und zuverlässigen Durchführung betrieblicher Prozesse sind, ist die richtige Software zur Unterstützung der Erstellung von entscheidender Bedeutung. Am Ende des Artikels zeigen wir einige Entscheidungskriterien für die Auswahl der richtigen Software auf.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Arbeitsanweisungen oder -anleitungen beschreiben, wie eine Tätigkeit auszuführen ist – entweder in Textform oder mithilfe von Bildern, Videos und Piktogrammen. Für neue Mitarbeiter ist eine Arbeitsanweisung der konkrete Leitfaden, der sie Schritt-für-Schritt durch die zu erledigende Aufgabe führt. Für erfahrene Mitarbeiter dient sie hingegen vor allem als Nachschlagewerk, da sie schon mit dem Prozessablauf vertraut sind. Besonders in der Montage von Baugruppen, Instandhaltung von Maschinen oder Prüfung von Endprodukten ist die Arbeitsanweisung von hoher Bedeutung, um die Wertschöpfung des Unternehmens effizient realisieren zu können. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen, z. B. in der Verwaltung, dienen Arbeitsanweisungen als wertvoller Wissensspeicher und Grundlage für reibungslose Prozesse.
Warum wird es immer wichtiger eine gute Arbeitsanweisung zu formulieren?
Kundenindividuelle Produkte haben Hochkonjunktur, sodass Unternehmen ihre Waren auch in Losgröße 1 anbieten müssen. Damit nimmt auch die Variation und Kombination unterschiedlicher Aufgaben, die an einem Arbeitsplatz und von einem Beschäftigten auszuführen sind, stark zu. Ein Mitarbeiter muss schließlich viele verschiedene Prozesse beherrschen. Damit er nicht überfordert wird und bei der Prozessdurchführung nichts vergisst, muss er einfach und schnell auf die Arbeitsanweisung zugreifen können. Gleichzeitig stehen Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels vor der Herausforderung, ungelernte Fachkräfte unkompliziert und schnell anlernen zu müssen oder in Zeiten der Corona-Krise auch mit weniger Personal unterschiedliche Aufgaben neu zu verteilen und dennoch mit höchstmöglicher Präzision durchzuführen.
Wie erstelle ich eine Arbeitsanweisung richtig?
Die Arbeitsanweisung sollte von einem qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter, der direkt am jeweiligen Prozess beteiligt ist (z. B. aus der Arbeitsvorbereitung), erstellt werden. Außerdem ist eine Rücksprache mit den Bereichen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement empfehlenswert. Neben der fachlichen Vollständigkeit und Korrektheit sollten unternehmensweite Standards hinsichtlich Formatierung sowie die Verwendung von Bildern, Videos und Texten ebenfalls beachtet werden. Zudem sollte die Arbeitsanweisung flexibel und einfach an zukünftige Änderungen global angepasst werden können. Am Ende der Erstellung steht ein definierter Freigabe- und Abnahmeprozess nach dem Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip. Warum Sie keine Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung von Arbeitsanweisungen nutzen sollten, lesen Sie hier.
7 Fragen, die eine Arbeitsanweisung beantworten muss
Was muss ich tun? Eine genaue Tätigkeitsbeschreibung erklärt, was zu tun ist.
Wie muss ich es tun? Die genaue Ausführung wird beschrieben.
Wann und in welcher Reihenfolge muss ich es tun? Der zeitliche Ablauf wird Schritt für Schritt dargestellt.
Womit muss ich es tun? Die Hilfsmittel für die korrekte Durchführung werden aufgelistet und deren Verwendung ggf. erklärt.
Was muss ich beachten? Vollständige Sicherheitshinweise sind das A und O, wenn es um die Prävention von Risiken und die Vermeidung von Gefahren geht.
Welche Gültigkeit besitzt die Arbeitsanweisung? Hier werden Arbeitsbereich und Benutzergruppe der Arbeitsanweisung definiert.
Wer ist mein Ansprechpartner? Bei Rückfragen oder Änderungswünschen muss der Anwender wissen, wer für die Arbeitsanweisung verantwortlich ist.
Worauf sollte ich bei der Auswahl der richtigen Software für Arbeitsanweisungen achten?
schnelle initiale Erstellung einer Arbeitsanweisung
Möglichkeit der Einbindung von Bildern und Videos
unkomplizierte und flexible Änderungsmöglichkeiten
Aufnahme und Integration von Feedback durch den Nutzer
Konformität mit bestehenden Standards
Neben der spezialisierten Erstellung von Arbeitsanweisungen ist es wichtig, dass die Software eine Komponente für die Bereitstellung und Nutzung der erstellten Arbeitsanweisung liefert, damit der Mitarbeiter einen einfachen und schnellen Zugriff jederzeit und überall auf dem Shopfloor erhält. Zeitintensive Suchaufwände in Ordnern von Papieranweisungen gehören damit der Vergangenheit an.
Einfaches Erstellen von digitalen Arbeitsanweisungen
Wenn man sich für die digitale Variante von Arbeitsanweisungen entscheidet, so vereinfacht man die tägliche Arbeit für die operativen Mitarbeiter sowie in der Arbeitsvorbereitung enorm. Arbeitsanweisungen lassen sich in Operations1 einfach per Drag & Drop in einem No-Code-Editor im Handumdrehen erstellen. Wie eine digital erstellte Arbeitsanweisung aussieht, sehen Sie in diesem Video.
Fazit
Moderne Arbeitsanweisungen sind das zentrale Element für die Wertschöpfung und die Erfüllung von Unternehmenszielen — denn sie speichern und verwalten kostbares Fachwissen und stellen es zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Zudem muss eine Arbeitsanweisung alle Fragestellungen rund um einen Prozess beantworten und erfordert deshalb einen strukturierten Aufbau. Nur so sind Arbeitskräfte in der Lage, Prozesse autark, selbstsicher und zielführend abzuhandeln. Mithilfe von spezieller Werkerassistenzsoftware wird die digitale Erstellung und Verwaltung von Arbeitsanweisungen zum Kinderspiel. Mehr Informationen zu Checklisten finden Sie hier.
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Benjamin Brockmann
Benjamin Brockmann (M. Sc., Management & Technology) gründet 2017 gemeinsam mit Daniel Grobe (ebenfalls M. Sc., Management & Technology) die cioplenu GmbH. Die Software-Lösung entwickeln die Gründer auf Basis diverser Praxisprojekte, u. a. am Fraunhofer Institut, und aufgrund ihrer Erfahrungen in der Industrie, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Benjamin Brockmann war bereits für Unternehmen wie KPMG und Arthur D. Little tätig.
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