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Worum es geht

Im folgenden Blogbeitrag erläutern wir, wie gute Arbeitsanweisungen zu einem großen Hebel für effiziente Prozessführung werden. Sie erfahren nicht nur, wie Sie Arbeitsanweisungen (auch Standard Operating Procedure genannt) schreiben, sondern auch, welche Schritte davor und danach wichtig sind. Anweisungen sollen schließlich nicht einem Selbstzweck dienen – sondern können sogar als Mittel zur Prozessoptimierung genutzt werden. Lernen Sie, welche 11 Fragen Sie sich vor der Erstellung stellen sollten und welche Stilmittel es gibt, Arbeitsanweisungen zu optimieren. Schließlich können Sie eine einfache Word-Vorlage, bzw. ein Arbeitsanweisung Muster für die Erstellung Ihrer Arbeitsanweisung herunterladen.

Warum gut formulierte Arbeitsanweisungen (SOPs) so wichtig sind

Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert, wie Tätigkeiten durchgeführt werden müssen. Im Internet finden sich zahlreiche Anleitungen zum Erstellen, Muster oder Vorlagen für Arbeitsanweisungen. Allerdings wird dabei häufig nur der Aufbau einer Arbeitsanweisung – losgelöst von ihrem eigentlichen Zweck - betrachtet. Mit gut formulierten Anleitungen können Sie nicht nur Arbeitsabläufe strukturieren. Sie können auch beeinflussen, wie effizient Prozesse durchlaufen werden: Ausschussproduktion und Fehler lassen sich vermeiden, bevor sie durch uneindeutige Anweisungen entstehen. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. Prozesse können dynamisch geführt und gelebt werden.

Produktivität und Effizienz steigern

Gute, übersichtliche und leicht verständliche Arbeitsanweisungen zu schreiben kostet viel Zeit. Es ist daher verständlich, dass Sie zunächst als Aufwandstreiber betrachtet werden. Aber: Jede Arbeitsanweisung gibt Ihnen aufs Neue die Chance, Prozesse genau zu durchleuchten und einzelne Prozessschritte weiter zu optimieren. Für das Schreiben der Arbeitsanweisung bedeutet das einfach gesprochen: Den Status Quo währenddessen bewusst zu hinterfragen. Ist es wirklich sinnvoll, dass ein bestimmter Arbeitsgang an dieser bestimmten Arbeitsstation stattfindet? Ist die Reihenfolge der einzelnen Teilschritte wirklich effizient oder kann man den Prozess an dieser Stelle optimieren? Nutzen Sie daher das Schreiben von Arbeitsanweisungen dafür, Ihre Produktion zu durchleuchten. Selbst hoch professionalisierte und durchoptimierte Produktionsprozesse können dabei noch verbessert werden.

Operative Mitarbeiter optimal unterstützen

Es gibt unzählige Arten von Arbeitsgängen in produzierenden Unternehmen, welche in Montageanleitungen, Verpackungsanweisungen, Prüfanleitungen oder bei Wartungsvorgängen festgehalten sind. In Zeiten von Losgröße1 und steigenden Qualitätsanforderungen wird die Produktion noch um ein Vielfaches komplexer. Viele dieser Arbeitsgänge werden nach wie vor manuell von Mitarbeitern durchgeführt. Das wird auch noch im Zuge voranschreitender Digitalisierung so bleiben. Menschen werden auch weiterhin im Mittelpunkt komplexer Produktionsprozesse stehen. Das bestätigt unter anderem auch eine Studie des World Economic Forums in Zusammenarbeit mit der University of Cambridge. Deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter dabei bestmöglich unterstützen, z.B. durch intuitive Tools und Werkerassistenzsysteme. Wenn Sie jedoch mit papierbasierten Anleitungen arbeiten und noch kein digitales Tool im Einsatz haben, sollten Sie Ihre Arbeitsanweisungen so gestalten, dass diese maximalen Mehrwert stiften. Im Folgenden zeigen wir, wie:    

How To: 3 Erstellphasen einer Arbeitsanweisung

Jede Arbeitsanweisung lässt sich in 3 Phasen einteilen: die Planung, die eigentliche Erstellung und den Einsatz "im Feld". Alle drei Phasen sind gleichermaßen wichtig.

Phase 1: Planung

Klar priorisieren

Nicht jeder Prozess braucht eine Arbeitsanweisung. Sie hat keinen Mehrwert, wenn sie nur ungenutzt herumliegt. Arbeitsanweisungen sind besonders dann wichtig, wenn A) Prozesse komplex sind, B) rechtlich gefordert werden oder C) häufig neue Mitarbeiter angelernt werden müssen. Fall B) ist tatsächlich sehr selten. Nach ISO 9001 benötigen Sie überhaupt keine dokumentierte Anweisung. Überlegen Sie daher, ob die Erstellung wirklich sinnvoll ist – oder nur ein vermeidbarer Aufwandstreiber. Aber auch wenn Sie nicht „müssen“ – die Dokumentation Ihrer wichtigsten Produktionsprozesse ist integraler Baustein Ihrer Wertschöpfung.

Ist-Aufnahme nutzen, um Soll-Prozess zu definieren

Bevor Sie los schreiben, schauen Sie sich den Status Quo an. Existiert bereits eine Anweisung, die erneuert werden muss? Muss eine neu geschrieben werden? Wie wird der Prozess aktuell in der Realität ausgeführt? Wir empfehlen auch bei der Aktualisierung bestehender Anweisungen Prozesse aufs Neue zu durchleuchten. Die Qualitätsmanagement-Beauftragten, die Arbeitsvorbereitung oder das Industrial Engineering (oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen Arbeitsanweisungen erstellen) sollten sich mit den direkten Prozessverantwortlichen zusammensetzen. Nutzen Sie kollaborative Tools wie beispielsweise MIRO oder das klassische Flipchart und visualisieren Sie die aktuellen Prozesse. Gibt es Optimierungspotential? Lassen Sie bisherige Erfahrungen direkt wertstiftend in die Erstellung einfließen.

Arbeitsgänge und Arbeitsschritte des Prozesses definieren

Sie planen eine neue Produktionslinie? Wenn Sie dafür eine Anweisung neu erstellen, zeichnen Sie Arbeitsgänge und -schritte detailliert auf. Arbeitsgänge sind „größere Themen“ (bspw. „Montage Komponente X“), Arbeitsschritte sind die Tätigkeiten innerhalb eines Arbeitsgangs (bspw. „Baue Komponente X in folgenden Y Schritten zusammen“). Definieren Sie zunächst Arbeitsgänge und legen Sie die Reihenfolge fest. Formulieren Sie anschließend die Arbeitsschritte.

Phase 2: Erstellung

Einleitung & Zweck der Arbeitsanweisung formulieren

Was trivial klingen mag, hat einen großen Vorteil: Sie stellen den einzelnen Arbeitsschritt in einen größeren Kontext. Menschen denken und handeln gerne in sinnhaften Zusammenhängen. Der Zweck erinnert Ihre Mitarbeiter daran, „wofür“ Sie das eigentlich machen. Aber halten Sie sich kurz.

Ausgestaltung

Hier geht’s ans Eingemachte. Text formulieren, visuelle Unterstützung, Sicherheitshinweise, Material und Werkzeug ergänzen… im Laufe des Blogs erfahren Sie, wie genau Sie beim Schreiben vorgehen sollten und was es zu beachten gilt.

Finetuning

Lesen Sie nochmals drüber – kürzen Sie, wo möglich. Machen Sie einen Test:  fragen Sie Mitarbeiter, die sowohl mit dem Prozess vertraut sind, als auch Fachfremde, ob die Anweisung verständlich ist.  

Pro Tipp: Wenn Sie mehrmehrsprachige Arbeitsanweisungen erstellen, finalisieren Sie stets erstmal eine Version

Phase 3: Einsatz

Testen & validieren

Legen Sie los. Erst wenn die Anweisung im Einsatz ist, können Sie sie weiter optimieren. Informieren Sie die operativen Mitarbeiter, die die Anleitung erstmals befolgen, dass Sie offen für Feedback sind.

Lebende Prozesse ermöglichen

Benennen Sie klare Verantwortliche für Feedback. Prüfen Sie nach einer Weile, ob Soll-Prozesse immer noch so durchgeführt werden, wie vorgesehen. Wenn nicht: erfragen Sie, warum und berücksichtigen Sie das Feedback bei der nächsten Prozessoptimierung. Die offene Feedbackkultur befähigt Ihre Mitarbeiter, zeigt Wertschätzung und steigert so schließlich die Produktivität. Sollten Sie digitale Arbeitsanweisungen verwenden, nutzen Sie zudem die Daten aus der Prozessausführung für die Weiterentwicklung des Prozesses.

Arbeitsanweisungen richtig schreiben

Wir möchten die Erstellung einer Arbeitsanweisung nicht zu einer Kunstform erklären! Wenn Sie mit Textverarbeitungsprogrammen statt mit einer Software arbeiten, wissen Sie, wie mühsam Schreiben, Formatieren und Aktualisieren sind. Je öfter Sie jedoch Arbeitsanleitungen schreiben, desto einfacher geht die Erstellung von der Hand. Nutzen Sie bereits in der ersten Phase – noch bevor Sie mit dem Schreiben beginnen - elf Leitfragen, die Ihnen bei der Strukturierung helfen.

11 Leitfragen zur Erstellung einer Arbeitsanweisung

  1. Wofür Welchen Zweck erfüllt dieser Arbeitsschritt?

  2. Wer Wer soll die Arbeit erledigen?

  3. Was Was muss bei dem Arbeitsgang erledigt werden?

  4. Wie Welche einzelnen Teilschritte (Arbeitsschritte) gehören zum Arbeitsablauf (Arbeitsgang)?

  5. Womit Welche Hilfsmittel (z.B. bestimmte Instrumente oder Maschinen) werden benötigt?

  6. Wo Wo (an welchem Bandabschnitt, in welcher Halle, an welcher Maschine usw.) soll der Arbeitsschritt erfolgen?

  7. Wieviel Wie hoch ist die erforderte Produktionsmenge oder z.B. die Anzahl der Prüfvorgänge?

  8. Wie lange Wie lange sollte der Arbeitsschritt dauern?

  9. Welche Güte (Qualität) Was ist der angestrebte Zielwert, der am Ende des Montage- oder Prüfvorgangs stehen soll?

  10. Welche Sicherheitsvorkehrungen Gibt es Arbeitssicherheitsmaßnahmen, die beachtet werden müssen?

  11. Welche Daten Welche Daten will ich eigentlich aus dem Prozess wieder rausziehen, z.B. für den KVP?

ACHTUNG: Wenn Sie nach einer Anleitung für Arbeitsanweisungen suchen, finden Sie in den meisten Ratgebern höchstwahrscheinlich nur 10 Punkte. Punkt 11 (Daten) wird meist nicht berücksichtigt. Dabei ist es enorm wichtig vor der Erstellung einer Anweisung zu überlegen, was danach damit passieren soll. Müssen Mitarbeiter nur den Fertigungs-Prozess befolgen, oder gar selbst Daten dokumentieren? Viele Unternehmen verwenden das Konzept der Werkerselbstprüfung, bei der Mitarbeiter die Qualität ihrer Arbeitsgänge eigenverantwortlich kontrollieren.

Beachten Sie auch: nicht jede der 11 Fragen findet sich in Form einer Antwort auf Ihrer Arbeitsanweisung wieder. Betrachten Sie diese Leitfragen also nicht als 1-zu-1 Schablone für Ihren Produktionsbetrieb - sondern als unterstützenden Leitfaden für Ihren individuellen Anwendungsfall.

4 Erfolgsfaktoren für gute Arbeitsanweisungen:

Wenn Sie für Ihren individuellen Betrieb bzw. Anwendungsfall alle Leitfragen beantwortet haben, können Sie mit dem eigentlichen Schreiben beginnen. Es gibt keine Regeln, kein Schema F, nachdem Sie vorgehen müssen. Wie bereits erwähnt sind Arbeitsanweisungen in den seltensten Fällen verpflichtend. Die Form spielt keine Rolle. Allerdings gibt es einige hilfreiche Tipps, die sowohl die Erstellung als auch die Befolgung einfacher machen. Gute Arbeitsanweisungen sind:

Kurz und knapp gehalten

Halten Sie sich kurz. So wie dieser Abschnitt. Punkt.

Klar und deutlich formuliert

Jede Industrie hat ihre eigene Fachsprache. Versuchen Sie trotzdem, klare und einfache Formulierungen und so wenig Fremdwörter wie möglich zu verwenden. Behalten Sie im Kopf, dass Sie mit Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen arbeiten. Vielleicht existieren Sprachbarrieren oder Sie möchten neue Mitarbeiter schneller anlernen, weil Ihr Unternehmen wächst. Versuchen Sie deshalb Passivkonstruktionen und Substantivierungen (-ung, -heit, -keit-Wörter) zu vermeiden. Beispiel: Statt „Formteile werden ausgetauscht und unter Berücksichtigung der Leichtgängigkeit überprüft“ schreiben Sie lieber: „Formteile austauschen. Prüfen, ob sie leicht bewegbar sind“. Dieses Vorgehen erfordert zwar ein Umdenken, vor allem, wenn sich bereits eine gewisse „Betriebssprache“ eingebürgert hat. Allerdings vereinfacht es die Arbeit der Ausführenden enorm.

Visuell unterstützt

Statt reinen Fließtexten sollten Sie zusätzlich Bilder und Grafiken nutzen. Fotos des Arbeitsschritts, eine einfache Bildmontage mit einem roten Pfeil, der auf einen bestimmten Bereich verweist oder eine Gegenüberstellung zwischen einem falsch und einem richtig montierten Produkt stellen eine große Unterstützung dar. Auch einfache Dokument-Formatierungen wie aufgelockerte Textabschnitte helfen bereits, Anleitungen schneller zu verstehen und umzusetzen. Arbeitsanweisungen werden deshalb heute oft in Form von Checklisten erstellt. Die stichpunktartige Formatierung unterstützt zusätzlich beim schnelleren Erfassen und Verarbeiten von Informationen.

Glaubwürdig und konsistent

Auch die optisch ansprechendste Arbeitsanweisung führt nicht automatisch dazu, dass Prozesse richtig gelebt werden. Mitarbeiter müssen Sinn und Zweck der Anweisung verstehen – und sie vor allem als echtes Hilfsmittel begreifen, nicht als Komplexitätstreiber. Es ist daher wichtig, dass erfahrene Mitarbeiter, die die Prozesse in- und auswendig kennen zumindest bei der Erstellung beratend zur Seite stehen. Oft funktionieren Arbeitsanweisungen nur in der Theorie, da Sie von produktionsfernen Mitarbeitern erstellt werden. Produktionsmitarbeiter, die die Prozesse tagtäglich durchführen, können am besten beurteilen, was für Ihren Betrieb funktioniert und was nicht. Ziehen Sie diese Mitarbeiter früh zu Rate. Die Authentizität Ihrer Arbeitsanweisung steigt – und damit die Akzeptanz für die jeweiligen Arbeitsgänge.

Nach der Arbeitsanweisung ist vor der Prozessoptimierung

Nachdem Sie die Anweisung erstellt und verteilt haben, können Sie nun im laufenden Betrieb anhand von Produktivität, Ausschussproduktion, Prozessdauer und anderen Kennzahlen messen, ob das Dokument wirklich gut ist. Wenn Sie einen Feedback-Prozess installiert haben, bekommen Sie wertvolle Informationen gespiegelt. Nutzen Sie dieses Wissen, um Ihre Prozesse und auch die Arbeitsanweisungen laufend zu optimieren.

Natürlich ist das zeitintensiv – vor allem wenn Sie Arbeitsanweisungen über Standorte und Sprachen hinweg erstellen müssen. Auch wenn Sie wertvolle Erkenntnisse aus dem Feedback Ihrer Mitarbeiter erhalten. Mit papierbasierten Arbeitsanweisungen können Sie weniger flexibel adaptive Prozessführung betreiben. Sie könnten deshalb auch über die Einführung eines Tools, das Ihnen bei allen Phasen der Erstellung und Auswertung hilft, nachdenken. Mit digitalen Arbeitsanweisungen sparen Sie enorme Aufwände bei der Erstellung, können in Echtzeit Fortschritte bei den einzelnen Arbeitsgängen verfolgen und strukturiertes Feedback erhalten.

Fazit

Arbeitsanweisungen sollten niemals einem Selbstzweck dienen und nur erstellt werden, weil „man das schon immer so gemacht hat“. Viel mehr bedarf es planvoller Vor- und Nacharbeit. Um gute Arbeitsanweisungen zu schreiben, müssen Sie sich zunächst fragen, welchem Zweck Sie dienen. Unterm Strich steht immer ein Soll-Prozesses. Die Arbeitsanweisung ist daher ein sehr effektives Instrument zur Prozessoptimierung.

Behalten Sie im Kopf, dass Prozesse nicht statisch – und Arbeitsanweisungen damit auch lebende Dokumente sind. Erstellung und Aktualisierung sind jedoch relativ mühsam, vor allem, wenn Sie komplexe Prozesse abbilden, Medienunterstützung einbauen oder mehrere Sprachversionen erstellen möchten. Deswegen sollten Sie darüber nachdenken, die Erstellung mit Hilfe einer Software zu vereinfachen. So können Sie sich noch besser auf die ordnungsgemäße Durchführung und Weiterentwicklung der Soll-Prozesse konzentrieren.

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Alla Kopytova

Content Marketing Manager alla.kopytova@operations1.com

Alla Kopytova ist Content Marketing Managerin bei Operations1. Vor dem Wechsel sammelte sie viel Erfahrung in verschiedenen Marketingfunktionen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen. Verknüpft mit ihrem Interesse an Digitalisierung, Technologie und Innovation beschloss sie ihre kreativen Fähigkeiten und gewonnen Erfahrungen in einem SaaS-Startup einzusetzen. Mit Operations1 erfüllte sich dieser Wunsch und sie wurde Teil eines hoch motivierten und leidenschaftlichen Teams.

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