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Worum es geht

Im folgenden Blogbeitrag erläutern wir, wie gute Arbeitsanweisungen zu einem großen Hebel für effiziente Prozessführung werden. Sie erfahren nicht nur, wie Sie Arbeitsanweisungen (auch Standard Operating Procedures genannt) schreiben, sondern auch, welche Schritte davor und danach wichtig sind. Anweisungen sollen schließlich nicht einem Selbstzweck dienen – sondern können sogar als Mittel zur Prozessoptimierung genutzt werden. Lernen Sie, welche 11 Fragen Sie sich vor der Erstellung stellen sollten und welche Stilmittel es gibt, Arbeitsanweisungen zu optimieren. Schließlich können Sie eine einfache Word-Vorlage, bzw. ein Arbeitsanweisung Muster für die Erstellung Ihrer Arbeitsanweisung herunterladen.

Warum gut formulierte Arbeitsanweisungen (SOPs) so wichtig sind

Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert, wie Tätigkeiten durchgeführt werden müssen. Im Internet finden sich zahlreiche Anleitungen zum Erstellen, Muster oder Vorlagen für Arbeitsanweisungen. Allerdings wird dabei häufig nur der Aufbau einer Arbeitsanweisung – losgelöst von ihrem eigentlichen Zweck - betrachtet. Mit gut formulierten Anleitungen können Sie nicht nur Arbeitsabläufe strukturieren.

Sie können auch beeinflussen, wie effizient Prozesse durchlaufen werden: Ausschussproduktion und Fehler lassen sich vermeiden, bevor sie durch uneindeutige Anweisungen entstehen. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. Prozesse können dynamisch geführt und gelebt werden.

Produktivität und Effizienz steigern

Gute, übersichtliche und leicht verständliche Arbeitsanweisungen zu schreiben kostet viel Zeit. Es ist daher verständlich, dass Sie zunächst als Aufwandstreiber betrachtet werden. Aber: Jede Arbeitsanweisung gibt Ihnen aufs Neue die Chance, Prozesse genau zu durchleuchten und einzelne Prozessschritte weiter zu optimieren.

Für das Schreiben der Arbeitsanweisung bedeutet das einfach gesprochen: Den Status Quo währenddessen bewusst zu hinterfragen. Ist es wirklich sinnvoll, dass ein bestimmter Arbeitsgang an dieser bestimmten Arbeitsstation stattfindet? Ist die Reihenfolge der einzelnen Teilschritte wirklich effizient oder kann man den Prozess an dieser Stelle optimieren?

Nutzen Sie daher das Schreiben von Arbeitsanweisungen dafür, Ihre Produktion zu durchleuchten. Selbst hoch professionalisierte und durchoptimierte Produktionsprozesse können dabei noch verbessert werden.

Operative Mitarbeiter optimal unterstützen

Es gibt unzählige Arten von Arbeitsgängen in produzierenden Unternehmen, welche in Montageanleitungen, Verpackungsanweisungen, Prüfanleitungen oder bei Wartungsvorgängen festgehalten sind. In Zeiten von Losgröße1 und steigenden Qualitätsanforderungen wird die Produktion noch um ein Vielfaches komplexer. Viele dieser Arbeitsgänge werden nach wie vor manuell von Mitarbeitern durchgeführt. Das wird auch noch im Zuge voranschreitender Digitalisierung so bleiben.

Menschen werden auch weiterhin im Mittelpunkt komplexer Produktionsprozesse stehen. Das bestätigt unter anderem auch eine Studie des World Economic Forums in Zusammenarbeit mit der University of Cambridge. Deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter dabei bestmöglich unterstützen, z.B. durch intuitive Tools und Werkerassistenzsysteme. Wenn Sie jedoch mit papierbasierten Anleitungen arbeiten und noch kein digitales Tool im Einsatz haben, sollten Sie Ihre Arbeitsanweisungen so gestalten, dass diese maximalen Mehrwert stiften. Im Folgenden zeigen wir, wie: