Wie Sie wirklich gute Arbeitsanweisungen schreiben. Erhalten Sie zudem Ihre kostenlose Vorlage oder Muster

Im folgenden Blogbeitrag erläutern wir, wie gute Arbeitsanweisungen zu einem großen Hebel für effiziente Prozessführung werden. Sie erfahren nicht nur, wie Sie Arbeitsanweisungen (auch Standard Operating Procedures genannt) schreiben, sondern auch, welche Schritte davor und danach wichtig sind. Anweisungen sollen schließlich nicht einem Selbstzweck dienen – sondern können sogar als Mittel zur Prozessoptimierung genutzt werden. Lernen Sie, welche 11 Fragen Sie sich vor der Erstellung stellen sollten und welche Stilmittel es gibt, Arbeitsanweisungen zu optimieren. Schließlich können Sie eine einfache Word-Vorlage, bzw. ein Arbeitsanweisung Muster für die Erstellung Ihrer Arbeitsanweisung herunterladen.

Jede Arbeitsanweisung lässt sich in 3 Phasen einteilen: die Planung, die eigentliche Erstellung und den Einsatz "im Feld". Alle drei Phasen sind gleichermaßen wichtig.

Phase 1: Planung

Nicht jeder Prozess braucht eine Arbeitsanweisung. Sie hat keinen Mehrwert, wenn sie nur ungenutzt herumliegt. Arbeitsanweisungen sind besonders dann wichtig, wenn A) Prozesse komplex sind, B) rechtlich gefordert werden oder C) häufig neue Mitarbeiter angelernt werden müssen. Fall B) ist tatsächlich sehr selten. Nach ISO 9001 benötigen Sie überhaupt keine dokumentierte Anweisung. Überlegen Sie daher, ob die Erstellung wirklich sinnvoll ist – oder nur ein vermeidbarer Aufwandstreiber. Aber auch wenn Sie nicht „müssen“ – die Dokumentation Ihrer wichtigsten Produktionsprozesse ist integraler Baustein Ihrer Wertschöpfung.

Bevor Sie los schreiben, schauen Sie sich den Status Quo an. Existiert bereits eine Anweisung, die erneuert werden muss? Muss eine neu geschrieben werden? Wie wird der Prozess aktuell in der Realität ausgeführt? Wir empfehlen auch bei der Aktualisierung bestehender Anweisungen Prozesse aufs Neue zu durchleuchten. Die Qualitätsmanagement-Beauftragten, die Arbeitsvorbereitung oder das Industrial Engineering (oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen Arbeitsanweisungen erstellen) sollten sich mit den direkten Prozessverantwortlichen zusammensetzen. Nutzen Sie kollaborative Tools wie beispielsweise MIRO oder das klassische Flipchart und visualisieren Sie die aktuellen Prozesse. Gibt es Optimierungspotential? Lassen Sie bisherige Erfahrungen direkt wertstiftend in die Erstellung einfließen.

Arbeitsgänge und Arbeitsschritte des Prozesses definieren

Sie planen eine neue Produktionslinie? Wenn Sie dafür eine Anweisung neu erstellen, zeichnen Sie Arbeitsgänge und -schritte detailliert auf. Arbeitsgänge sind „größere Themen“ (bspw. „Montage Komponente X“), Arbeitsschritte sind die Tätigkeiten innerhalb eines Arbeitsgangs (bspw. „Baue Komponente X in folgenden Y Schritten zusammen“). Definieren Sie zunächst Arbeitsgänge und legen Sie die Reihenfolge fest. Formulieren Sie anschließend die Arbeitsschritte.

Phase 2: Erstellung

Einleitung & Zweck der Arbeitsanweisung formulieren

Was trivial klingen mag, hat einen großen Vorteil: Sie stellen den einzelnen Arbeitsschritt in einen größeren Kontext. Menschen denken und handeln gerne in sinnhaften Zusammenhängen. Der Zweck erinnert Ihre Mitarbeiter daran, „wofür“ Sie das eigentlich machen. Aber halten Sie sich kurz.

Hier geht’s ans Eingemachte. Text formulieren, visuelle Unterstützung, Sicherheitshinweise, Material und Werkzeug ergänzen… im Laufe des Blogs erfahren Sie, wie genau Sie beim Schreiben vorgehen sollten und was es zu beachten gilt.

Finetuning

Lesen Sie nochmals drüber – kürzen Sie, wo möglich. Machen Sie einen Test:  fragen Sie Mitarbeiter, die sowohl mit dem Prozess vertraut sind, als auch Fachfremde, ob die Anweisung verständlich ist.  

Pro Tipp: Wenn Sie mehrsprachige Arbeitsanweisungen erstellen, finalisieren Sie stets erstmal eine Version

Wichtig: Das Schreiben der Arbeitsanweisungen muss nicht immer aufwändig sein

Arbeitsanweisungen lassen sich auch im Handumdrehen digital erstellen. Gerade im industriellen Umfeld ist dies aufgrund der geforderten Prozesssicherheit und der zwingenden Vermeidung von unnötigem Aufwand aufgrund des Fachkräftemangels sehr zu empfehlen. Operations1 ist hierbei die ideale Lösung für die Industrie. Arbeitsanweisungen lassen sich so einfach per Drag and Drop und einem Baukastenprinzip erstellen und revisionssicher mit einem Punkt der Wahrheit auf den Shopfloor bringen.

Phase 3: Einsatz

Testen & validieren

Legen Sie los. Erst wenn die Anweisung im Einsatz ist, können Sie sie weiter optimieren. Informieren Sie die operativen Mitarbeiter, die die Anleitung erstmals befolgen, dass Sie offen für Feedback sind.

Lebende Prozesse ermöglichen

Benennen Sie klare Verantwortliche für Feedback. Prüfen Sie nach einer Weile, ob Soll-Prozesse immer noch so durchgeführt werden, wie vorgesehen. Wenn nicht: erfragen Sie, warum und berücksichtigen Sie das Feedback bei der nächsten Prozessoptimierung. Die offene Feedbackkultur befähigt Ihre Mitarbeiter, zeigt Wertschätzung und steigert so schließlich die Produktivität. Sollten Sie digitale Arbeitsanweisungen verwenden, nutzen Sie zudem die Daten aus der Prozessausführung für die Weiterentwicklung des Prozesses.

Arbeitsanweisungen richtig schreiben

Wir möchten die Erstellung einer Arbeitsanweisung nicht zu einer Kunstform erklären! Wenn Sie mit Textverarbeitungsprogrammen statt mit einer Software arbeiten, wissen Sie, wie mühsam Schreiben, Formatieren und Aktualisieren sind. Je öfter Sie jedoch Arbeitsanleitungen oder SOPs schreiben, desto einfacher geht die Erstellung von der Hand. Nutzen Sie bereits in der ersten Phase – noch bevor Sie mit dem Schreiben beginnen - elf Leitfragen, die Ihnen bei der Strukturierung helfen.

11 Leitfragen zur Erstellung einer Arbeitsanweisung

1. Wofür Welchen Zweck erfüllt dieser Arbeitsschritt?

2. Wer Wer soll die Arbeit erledigen?

3. Was Was muss bei dem Arbeitsgang erledigt werden?

4. Wie Welche einzelnen Teilschritte (Arbeitsschritte) gehören zum Arbeitsablauf (Arbeitsgang)?

5. Womit Welche Hilfsmittel (z.B. bestimmte Instrumente oder Maschinen) werden benötigt?

6. Wo Wo (an welchem Bandabschnitt, in welcher Halle, an welcher Maschine usw.) soll der Arbeitsschritt erfolgen?

7. Wieviel Wie hoch ist die erforderte Produktionsmenge oder z.B. die Anzahl der Prüfvorgänge?

8. Wie lange Wie lange sollte der Arbeitsschritt dauern?

9. Welche Güte (Qualität) Was ist der angestrebte Zielwert, der am Ende des Montage- oder Prüfvorgangs stehen soll?

10. Welche Sicherheitsvorkehrungen Gibt es Arbeitssicherheitsmaßnahmen, die beachtet werden müssen?

11. Welche Daten Welche Daten will ich eigentlich aus dem Prozess wieder rausziehen, z.B. für den KVP?

ACHTUNG: Wenn Sie nach einer Anleitung für Arbeitsanweisungen suchen, finden Sie in den meisten Ratgebern höchstwahrscheinlich nur 10 Punkte. Punkt 11 (Daten) wird meist nicht berücksichtigt. Dabei ist es enorm wichtig vor der Erstellung einer Anweisung zu überlegen, was danach damit passieren soll. Müssen Mitarbeiter nur den Fertigungs-Prozess befolgen, oder gar selbst Daten dokumentieren? Viele Unternehmen verwenden das Konzept der Werkerselbstprüfung, bei der Mitarbeiter die Qualität ihrer Arbeitsgänge eigenverantwortlich kontrollieren.

Beachten Sie auch: nicht jede der 11 Fragen findet sich in Form einer Antwort auf Ihrer Arbeitsanweisung wieder. Betrachten Sie diese Leitfragen also nicht als 1-zu-1 Schablone für Ihren Produktionsbetrieb - sondern als unterstützenden Leitfaden für Ihren individuellen Anwendungsfall.