Microsoft InfoPath-Nachfolger

Microsoft Office ist aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Der Marktanteil in dem Segment von Office-Software beträgt laut Statista derzeit 85 %. In verschiedenen Unternehmensbereichen kommen MS Office-Produkte zum Einsatz und erweisen dort sehr gute Dienste.

Auch im industriellen Kontext, zum Beispiel in der Produktion oder dem Qualitätsmanagement, werden MS Office-Lösungen gerne eingesetzt. Wenn es um Checklisten, Prüfprotokolle oder Formulare geht, wird Microsoft InfoPath häufig als Lösung genutzt. Microsoft hat entschieden den Main-Support ab 13.07.2021 für InfoPath einzustellen. Aus diesem Anlass möchte ich in diesem Blogbeitrag dazu folgende Fragen diskutieren:

1. Welche Funktionalität hat Microsoft InfoPath?

2. Wie wird InfoPath im industriellen Umfeld genutzt?

3. Welche Alternativen gibt es zu MS InfoPath?

4. Welche Gründe sprechen für eine Software für dynamische Checklisten als InfoPath-Alternative?

In den letzten Jahren habe ich viele unserer Kunden vor Ort in der Produktionshalle besuchen dürfen. Mir wurden Maschinen, Fertigungsstraßen, Softwarelösungen und andere Elemente der Produktion gezeigt. In den meisten Fällen habe ich gesehen, dass industrielle Unternehmen MS Office-Lösungen auch in der Produktion einsetzen. Vor allem InfoPath sehe ich bis heute sehr häufig im Einsatz für das Erstellen und Nutzen von Prüfprotokollen oder Instandhaltungschecklisten.

Aber warum wird eine augenscheinliche Office-Lösung in der Produktion genutzt? Und was ist die beste InfoPath-Alternative als Nachfolger von InfoPath? Hierzu möchte ich zunächst meinen Fokus auf die Funktionalitäten von Microsoft InfoPath legen.

1. Welche Funktionalität bietet InfoPath?

Bei Infopath handelt es sich um ein Anwendungsprogramm der Firma Microsoft, das sowohl die Gestaltung von XML-basierten Formularen als auch deren späteres Befüllen mit Informationen ermöglicht. Die erstellten InfoPath-Formulare können dabei online über ein Netzwerk verteilt werden, sodass Informationen von lokalen Anwendern einfach gesammelt und gespeichert werden können. InfoPath kann zudem in Verbindung mit SharePoint Services genutzt werden, um Anwendern Formulare zur Verfügung zu stellen.

Da InfoPath zum Entwerfen wie auch zum Ausfüllen der Formulare kostenpflichtig ist, beschränkt sich die Zielgruppe im Wesentlichen auf Unternehmen. Diese Unternehmen sollen in die Lage versetzt werden, Formulare in Workflows zu integrieren. Ab InfoPath 2007 ist es in Verbindung mit dem Office SharePoint Server auch möglich, mithilfe der „Forms Services“ die Formulare ins Web zu stellen. Diese können dann auch ohne InfoPath-Installation vom Endanwender ausgefüllt und übermittelt werden.

2. Wie wird InfoPath im industriellen Umfeld genutzt?

Im industriellen Umfeld wird InfoPath vor allem für Prüfprotokolle, Wartungschecklisten, Abnahmeprotokolle und Servicechecklisten genutzt.

Hierbei können Nutzer von InfoPath diese Dokumente oder Formulare in einem Editor erstellen, um sie daraufhin in der Produktionsumgebung zu nutzen. InfoPath zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass individuelle Logiken in diese Dokumente eingearbeitet werden können. Ähnlich wie in Excel und dessen Formel- und Visual-Basic-Editor besteht auch in InfoPath die Möglichkeit, Formeln und Code zu implementieren.

InfoPath setzt hierbei auf drei verschiedene Technologien:

• Mittels XML können die Dokumente in einem standardisierten Format erstellt werden. XML ist wie eine Bauanleitung zu verstehen, die Informationen zu Inhalt, Struktur und Formaten beinhaltet. XML ist ähnlich zu CSV oder JSON ein absolutes Standardformat und zeichnet sich daher durch einfache Migrationen und ein weit verbreitetes Knowhow aus.

• C# Code kann genutzt werden, um Logiken in den Dokumenten abzubilden und Dokumente automatisiert aufzusetzen. Beispielsweise könnte ein Formularfeld gesperrt werden, wenn ein bestimmter Wert in ein angrenzendes Feld gegeben wird. C# ist weit verbreitet, jedoch nicht sehr einfach zu erlernen.

• Visual Basic (VBA) ist eine Programmiersprache, die neben InfoPath auch in Excel verwendet werden kann. Ursprünglich in Microsoft-Betriebssystemen verwendet, wird sie heutzutage meistens mit Excel in Verbindung gebracht. Auch VBA kann genutzt werden, um individuelle Logiken in InfoPath zu implementieren. Nachteil ist, dass diese Logiken nur im Microsoft-Umfeld genutzt werden können, da VBA außerhalb der Microsoft-Software nicht zum Einsatz kommt.

Trotz oder oftmals sogar durch die Individualisierungs- und Konfigurationsmöglichkeiten in InfoPath ist der Einsatz in der Produktivumgebung zumeist geprägt durch Medienbrüche und Prozesslücken, Blindspots in Programmierungen sowie fehlende Erweiterbarkeit und Wartbarkeit.

InfoPath bietet durch C# und VBA die Möglichkeit, Logiken in Dokumente zu implementieren. Jedoch fehlt die Möglichkeit durch Schnittstellen und integrierte Workflows InfoPath selbst in Prozessabläufe zu integrieren, ohne dabei Medienbrüche oder Prozesslücken aufkommen zu lassen.

Angesprochene individuelle Programmierungen können einen wichtigen Nutzen für das Unternehmen bringen, bergen auf der anderen Seite jedoch ein enormes Fehlerpotenzial. Individuelle Programmierungen können schnell in Blindspots enden: „Wer hat diesen Code geschrieben? Woher kommt diese Logik? Warum verändert sich der Checkpunkt, wenn ich einen Wert eintrage? Ich verstehe nicht, was hier passieren soll in diesem Formular?“

Das sind Fragen, die ich häufig gehört habe, wenn es um InfoPath-Dokumente mit individuellen Programmierungen geht.

Nicht nur das Nachvollziehen und Verstehen der Logiken kann schwierig werden. Auch das Warten und das Weiterentwickeln von InfoPath-Dokumenten wird durch komplexe Programmierungen und entstandene Blindspots erschwert. Ein fehlendes Versionierungssystem birgt für den Produktivbetrieb Risiken, da Wartungsfehler oder fehlerhafte Weiterentwicklungen von Dokumenten und Formularen einen unmittelbaren Einfluss auf die Nutzung der Dokumente und somit auf die operativen Prozesse haben können.

3. Welche Alternativen gibt es zu MS InfoPath?

Microsoft hat das Ende von InfoPath offiziell mit dem Einstellen des Supports verkündet. Nun müssen Alternativen und der richtige InfoPath Nachfolger gefunden werden, um auch in Zukunft ein sicheres und robustes Arbeiten zu ermöglichen. Alternativen für InfoPath gibt es eine Menge, die sich in folgende Kategorien einordnen lassen:

Weitere Microsoft Office-Lösungen

Das Microsoft Ökosystem bietet Alternativen wie Excel oder Forms, die ähnliche Funktionalitäten wie InfoPath bieten und zudem auch Möglichkeiten der Datenmigration bieten. In Microsoft Excel können XML-Checklisten migriert werden. Logiken, die zuvor in InfoPath aufgebaut wurden, können nicht direkt übernommen werden, aber durch VBA in Excel ersetzt werden.

Individualsoftware

Nahezu jede benötigte Funktion für verschiedenste Anwendungsfälle kann theoretisch über Individualsoftware gelöst werden. Besteht ein konkretes Problem, das durch Software gelöst werden soll, treten Systemhäuser oder Softwareagenturen an den Start, um Software individuell zu programmieren. Die individuell programmierte Software weist jedoch explizite Einschränkungen auf:

• Kostspielige Entwicklung der Software, da bei sprichwörtlich Null begonnen wird.

• Weiterentwicklungen und Anpassungen bergen hohe versteckte Kosten.

• Schnittstellen und Dokumentation sind initial nicht verfügbar.

Standardsoftware

Die beste Alternative zu InfoPath stellen Standardsoftwaren dar. Sie kommen mit einem konkreten Funktionsset, das sich permanent verbessert und weiterentwickelt. Zudem sind Support und Troubleshooting bei Standardsoftwaren meistens Grundbausteine des Produkts und somit inkludiert. Auch Schnittstellen und Dokumentation der eingesetzten Technologien sind zumeist mit Teil des Produktes. Sinnvolle Alternativen sind hier beispielsweise Typeform für einfache, übersichtliche Formulare oder Google Forms für einfache Checklisten und Protokolle. Tools wie ClaySys geben dem Nutzer zusätzlich die Möglichkeit, Logiken und kleine Code-Bausteine in aufgebaute Dokumente und Formulare zu integrieren.

4. Welche Gründe sprechen für eine Software für dynamische Checklisten als InfoPath-Alternative?

Die aufgezählten Softwarekategorien lassen sich allesamt sinnvoll als Alternative für InfoPath einsetzen. Die meisten Standardsoftwaren treten leichtfüßig auf und glänzen vor allem durch Einfachheit und ein Standardset an Funktionalität. MS Office-Lösungen wie Excel oder Forms lassen sich einfach migrieren und können mit VBA-Wissen auch komplexe Logiken abbilden. Individualsoftware kann Anwendungsfälle und verbundene, zu lösende Probleme oft sehr spitz und punktgenau lösen. Jedoch kommt Individualsoftware mit hohen Anschaffungskosten und einer schwierigen und kostspieligen Weiterentwicklung einher.

Alle drei Lösungskategorien haben spezifische Vor- und Nachteile, aber keine der Lösungen greift die fehlenden Bausteine der InfoPath-Lösung im Hinblick auf industrielle Anforderungen auf. Wie oben erläutert, kommt auch InfoPath mit inhärenten Schwierigkeiten im Einsatz in produktionsnahen Anwendungsfällen. Medienbrüche und Prozesslücken sowie Blindspots in Programmierlogiken seien hier beispielhaft genannt.

Um diesen Schwächen adäquat zu begegnen, braucht es eine neue, intelligente Lösung, welche die Vorteile von MS InfoPath mit Funktionalitäten kombiniert, die konkrete Anforderungen von industriellen Unternehmen lösen. Eine Software wie Operations1 kann diese Anforderungen durch ein vielseitiges Funktionsspektrum und durch eine End-to-End integrierbare Softwarearchitektur lösen.

Somit sprechen eine Reihe Argumente für die Verwendung einer Connected Worker Plattform als Microsoft InfoPath-Nachfolger:

• Alle grundlegenden Funktionalitäten sind abgedeckt.

• Die Verständlichkeit für operative Mitarbeiter steigt enorm durch die Einbindung von Medien wie Bilder und Videos (dynamisch integrierbar aus externen Systemen).

• Eine Connected Worker Plattform ist industriell skalierbar, beispielsweise durch ein eingebautes Versionierungs- und Revisionssystem, Strukturklassen und persistente IDs.

• Der Wechsel von InfoPath ist durch automatische Migration bestehender XML oder JSON Daten in die Software sehr einfach.

• Durch das No-Code-Prinzip sind Anpassungen an Checklisten und Prüfprotokollen einfach und schnell durchführbar.