Webinar-Recap: Standardisierte Prozesse mithilfe mehrsprachiger Arbeitsanweisungen erfolgreich umsetzen

Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen wie Liebherr durch den Einsatz mehrsprachiger, digitaler Arbeitsanweisungen ihre Produktionsprozesse international standardisieren konnten – effizient, verständlich und unabhängig von sprachlichen oder personellen Barrieren. Du erfährst, warum klassische Schulungsmethoden zunehmend an ihre Grenzen stoßen, wie digitale Plattformen helfen können und welche Ergebnisse Unternehmen damit erzielen.

Globalisierung, Fachkräftemangel und eine wachsende Variantenvielfalt stellen produzierende Unternehmen vor große Herausforderungen. In Deutschland sinkt die Zahl an Bewerberinnen und Bewerbern für Ausbildungsberufe seit Jahren, während gleichzeitig Produktionslinien in andere Länder verlagert werden müssen. Hinzu kommt, dass viele neue Mitarbeitende weder Deutsch noch Englisch sprechen und auf dem Shopfloor sofort einsatzbereit sein sollen.

Wenn diese Personen fehlen – sei es durch Krankheit oder Urlaub - oder gar das Unternehmen wegen Renteneintritt oder Jobwechsel verlassen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf Qualität, Produktivität und Wettbewerbsvorteile haben. Diese Abhängigkeit macht Unternehmen angreifbar sowohl im Tagesgeschäft als auch in Krisensituationen.

"Wir haben viele internationale Standorte. Dafür zu sorgen, dass jeder Standort die Maschinen gleich baut und die Qualität gleich bleibt, ist sehr wichtig." Thomas Unmuth, Produktionsleiter bei Liebherr-Verzahntechnik GmbH

Lokalisierung: Gleiche Prozesse, unterschiedliche Kontexte

Eine Arbeitsanweisung muss inhaltlich konsistent bleiben – aber visuell, sprachlich und an lokale Gegebenheiten angepasst werden. Das bedeutet: dieselben Prozessschritte, aber unterschiedlich kommuniziert, je nach Standort.

Digitalisierung: Schnell, automatisiert, skalierbar

Mit digitalen Lösungen wie Operations1 lassen sich:

• Bestehende Arbeitsanweisungen (Word, Excel, PowerPoint, PDF) automatisiert importieren

• Mit KI-gestützter Übersetzung mehrsprachig aufbereiten 

• Inhalte visuell, interaktiv und versionssicher bereitstellen 

Diese Anweisungen können jederzeit schnell optimiert und in aktuellster Version global Shopfloor-Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Viele Unternehmen merken ihre Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen oft erst dann, wenn es zu spät ist – zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder dem Renteneintritt erfahrener Mitarbeitender. Das klassische Meister-Schüler-Prinzip ist zwar etabliert, aber schwer skalierbar, personalintensiv und fehleranfällig. Was fehlt, ist eine Lösung, die Wissen nicht nur sichert, sondern aktiv nutzbar macht unabhängig von Sprache, Standort oder Vorwissen.

Digitale, mehrsprachige Arbeitsanweisungen schließen genau diese Lücke. Sie transformieren Erfahrungswissen in klare, leicht verständliche Prozessanleitungen, die für jeden zugänglich sind – auf dem Workstation-Bildschirm oder mobil auf dem Tablet.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht – auch ohne Vorkenntnisse.

• Die Einarbeitung wird effizienter, strukturierter und stressfreier.

• Wissen bleibt im Unternehmen – auch wenn Fachkräfte ausscheiden.

• Prozesse sind auditierbar und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

Ein gutes Beispiel für die Umsetzung liefert die Softwarelösung Operations1. Der Internationalisierungsprozess von Prozesswissen erfolgt dort in drei einfachen Schritten:

1. Bestehende Anweisungen überführen

Bereits vorhandene Dokumente (z. B. PDF, Word, Excel, PowerPoint) werden mit Hilfe von KI automatisch importiert und in eine digitale Struktur gebracht.

2. KI-gestützte Übersetzung

Arbeitsanweisungen und Checklisten werden per Knopfdruck in verschiedene Sprachen übersetzt – inklusive fachlich korrekter Begriffe und kultureller Feinheiten.

3. Verständlich bereitstellen

Die digitalisierten Anleitungen werden visuell angereichert z. B. mit Bildern, Videos, Prüf- oder Eingabefeldern und direkt im Shopfloor einsatzbereit gemacht.So entsteht aus fragmentiertem, sprachgebundenem Wissen ein klarer, international einsetzbarer Standard. Mitarbeitende weltweit verstehen exakt, was zu tun ist und Unternehmen sichern sich ein Höchstmaß an Qualität und Effizienz.

Die Liebherr-Verzahntechnik GmbH stand vor der Herausforderung, Produktionslinien in Länder mit mehr verfügbaren Fachkräften zu verlagern ohne dabei auf Qualität, Geschwindigkeit oder Effizienz zu verzichten. Der klassische Weg, neue Mitarbeitende mühsam im Eins-zu-eins-Verfahren einzuarbeiten, war zu langsam und nicht nachhaltig.

Ergebnisse, die durch digitale, mehrsprachige Arbeitsanweisungen erzielt wurden:

• vorher: 3 Jahre Verlagerungsdauer - mit Operations1: 1 Jahr durch digitalisierte Schulung

• vorher: 5 Trainer für 5 Leiharbeiter - mit Operations1: 1 Trainer betreut 5 parallel

• vorher: Aufwendige Einarbeitung - mit Operations1: −70 % Aufwand durch intuitive Dokumente

• vorher: Abhängigkeit vom Kopfwissen - mit Operations1: Strukturierter Wissenstransfer

"Operations1 ist einfach zu bedienen und wird von den Werkern sehr akzeptiert. Zudem ermöglicht uns die Mehrsprachigkeit länderunabhängig klar mit unseren Mitarbeitern kommunizieren zu können. Das waren für uns ausschlaggebende Faktoren." Thomas Unmuth, Produktionsleiter bei Liebherr-Verzahntechnik GmbH