Webinar-Recap: Digitales Qualifikations- und Wissensmanagement
Höhere Prozesssicherheit und Flexibilisierung Ihrer Shopfloor-Mitarbeiter - Produktionsverantwortliche haben es im Tagesgeschäft nicht leicht: Sie müssen stets für eine hohe Arbeitssicherheit sorgen, den Überblick über die Qualifikationen der Mitarbeiter behalten, für eine schnelle Anlernung neuer Mitarbeiter sorgen und flexibel auf Personallücken in Prozessen reagieren. Doch wo Excel-Listen, papiergestützte Prozesse und ungesichertes Wissen Personalverantwortliche vor Probleme stellen, können digitale Tools rund um Qualifikations- und Wissensmanagement enorm unterstützen.
Worum es in diesem Artikel geht
Erfahren Sie in diesem Recap des Webinars "Digitales Qualifikations- und - Wissensmanagement":
- Welche Probleme bei der Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen und von Prozesswissen auftreten
- Wie man diese Probleme durch ganzheitliches Wissens- und Qualifikationsmanagement mit digitalen Tools löst
- Welche Mehrwerte sich dadurch im täglichen Geschäft auf dem Shopfloor realisieren lassen
Herausforderungen produzierender Unternehmen
Produktionsverantwortliche wie Werksleiter, Produktionsleiter sowie Abteilungsleiter stehen täglich in der Verantwortung, für möglichst reibungslose Prozesse und eine hohe Produktivität zu sorgen. Und obwohl der Faktor Mensch die wertvollste Ressource auf dem Shopfloor ist, ergeben sich um diesen Faktor tägliche Herausforderungen:
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel: Es fehlen einfache Lösungen oder unterstützende Tools, die negative Effekte durch Personallücken auf dem Shopfloor nachhaltig abfedern.
Verlust von Expertenwissen: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern (Renteneintritt, Jobwechsel, langfristige Krankheit) droht nicht gesichertes Kopfwissen erfahrener Mitarbeiter abzuwandern.
Qualitätsstandards sichern: Qualifiziertes Personal und standardisierte Prozesse sind oft nicht in allen Schichten, Abteilungen oder Werken gleichermaßen existent, um einen einheitlichen Qualitätsstandard sicherzustellen.
Produktivität hochhalten: In vor allem papierbasierten Prozessen stecken viele manuelle Aufwände und Effizienzkiller, die Unternehmen daran hindern, wertschöpfender zu produzieren.
EHS-Regularien einhalten: Es fehlt auf dem Shopfloor oft an den notwendigen Tools, um Prozesssicherheit, lückenlose Dokumentation, Transparenz und compliance-konforme Prozesse auf dem Shopfloor zu gewährleisten.
Herausforderungen im Wissensmanagement
Herausforderungen im Wissensmanagement
Wirft man einen gezielten Blick auf das Thema Wissensmanagement, so schildern sich die Probleme bei produzierenden Unternehmen wie folgt:
Nicht-gesichertes Expertenwissen: Prozesswissen steckt oft in den Köpfen der Mitarbeiter - ist somit gänzlich verloren, wenn diese das Unternehmen verlassen - oder liegt fragmentiert auf handschriftlichen Notizen und in MS Office-Dokumenten vor. Zudem fehlt hier oft ein Ort der Wahrheit, auf den alle wichtigen Stakeholder Zugriff haben oder die Einführung von Prozesstandards ermöglicht.
Komplexe Informationen und langwierige Anlernprozesse: Papier auf dem Shopfloor wird oft als Hauptträger von Ineffizienzen in Prozessen identifiziert - jedoch ist die komplexe Informationsdarstellung oft der wahre Effizienzkiller für mitarbeitergeführte Tätigkeiten. Mitarbeiter erhalten eine Vielzahl diverser Dokumente, die sehr textlastig und kompliziert sind. Vor allem neue Mitarbeiter haben es hier beim Onboarding und im Anlernprozess schwer, sich durch den Papierberg an komplexen Informationen zu arbeiten. Zutreffend für alle Mitarbeiter gilt jedoch: Komplexe Informationen bedeuten hohe Interpretationsaufwände und kostspielige Zeitverluste sowie Fehlerpotenziale in operativen Prozessen.
Meister-Schüler-Prinzip: Der häufig in der Anlernung anzutreffende Standard ist das Meister-Schüler-Prinzip. Die negative Begleiterscheinung, dass ein erfahrener Mitarbeiter neue Mitarbeiter anlernt, liegt darin, dass der Meister als Ressource gebunden ist: Er muss dem neuen Mitarbeiter "über die Schulter" schauen und bei Rückfragen zur Verfügung stehen. Dies führt dazu, dass er während der Anlernung selbst nicht wertschöpfend arbeiten kann. Gerade in dieser Thematik suchen produzierende Unternehmen nach effizienteren Anlernmethoden.
Sprachbarrieren auf dem Shopfloor: Es ist in der Praxis keine Selbstverständlichkeit, dass fremdsprachige Mitarbeiter - egal, ob festangestellte Mitarbeiter oder Leiharbeiter - Informationen in ihrer Muttersprache bereitgestellt bekommen. Der Mittelweg führt hier oft durch die englische Sprache: Sind die Englischkenntnisse der Mitarbeiter jedoch nur Grundlagenkenntnisse, können diese Sprachbarrieren bei der Kommunikation mit Kollegen und dem Arbeiten mit papierbasierten Anweisungen zu langsamer Arbeit, Fehlern sowie Frustration führen.
Herausforderungen im Qualifikationsmanagement
Produktionsverantwortliche müssen regelmäßig einen Blick auf diese zwei wesentlichen Aspekte werfen: Welche Qualifikationen benötigen die Aufgaben auf dem Shopfloor? Welche Mitarbeiter haben diese Qualifikationen, um den Qualifikationsbedarf abzudecken? Die operative Ebene zur Bewältigung dieser Aufgabe birgt oft folgende Herausforderungen:
Excel-Chaos, Medienbrüche und Intransparenz: Mitarbeiterqualifikationen werden in der Praxis oft in Excel-Listen gepflegt - im Bestfall zentral von einer Abteilung, oftmals abteilungsspezifisch. Existieren mehrere Excel-Listen oder werden Qualifikationen noch in anderen Systemen oder gar auf Papierlisten gepflegt, kommt es häufig zu Versionierungs- und Transparenzproblemen: Es fehlen klare Verantwortlichkeiten, Kontrollmechanismen und ein klarer Überblick über die Qualifikationen der Mitarbeiter.
Up-Skilling und Cross-Skilling von Mitarbeitern: Personalverantwortliche sollten stets dafür Sorge tragen, dass benötigte Qualifikationen auf dem Shopfloor durch gut geschulte Mitarbeiter abgedeckt sind - gerade in Zeiten von Fachkräftemangel oder Mitarbeiterfluktuationen. Fehlt es jedoch an einer klaren Übersicht zur schnellen Identifikation von Qualifikationslücken oder Weiterbildungspotenzialen von Mitarbeitern, kann die Konsequenz ein Mismatch zwischen Qualifikationsbedarf und -bestand sein. Daher ist es ratsam, Up-Skilling (Vertiefung vorhandener Fähigkeiten) oder Cross-Skilling (Erlernen neuer Fähigkeiten) bei Shopfloor-Mitarbeitern voranzutreiben, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Für Compliance-sichere Prozesse sorgen / Mitarbeiter aufgrund Qualifikationen Aufgaben zuweisen: Fallen durch Krankheit oder Austritt Mitarbeiter aus, müssen diese Personallücken schnell in operativen Prozessen geschlossen werden. Hierbei müssen Personalverantwortliche zur Wahrung der Arbeitssicherheit und gesetzlichen Regularien darauf achten, dass bspw. bei gefährlichen Aufgaben nur diejenigen Mitarbeiter zugewiesen werden, die über die notwendigen Qualifikationen verfügen.
Lösung: Digitales Wissensmanagement
Um ineffiziente Anlernprozesse sowie die Gefahr vor Verlust von wichtigem Expertenwissen, was für die eigene Wettbewerbsfähigkeit von enormer Bedeutung ist, zu vermeiden, sehen immer mehr Produktionsverantwortliche in der Digitalisierung die Lösung. Hierbei wird aber schnell erkannt, dass holistische Software-Lösungen wie MS Office, in ihren Funktionen und Mehrwerten limitiert sind, so dass die Wahl auf spezialisierte Software sowie digitale Tools fällt.
Spezialisierte Software wie eine Connected Worker Plattform bieten integrierte Funktionen wie bspw. einen No-Code-Dokumenten-Editor, der ermöglicht, mit Interaktiven Elementen, Videos und Bildern verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Mitarbeiter zu erstellen. KI-gestützte Funktionen erleichtern zudem Erstellung von digitalen Anleitungen oder Schulungsdokumenten.
Das Prozesswissen ist somit durch digitale Checklisten und Arbeitsanweisungen gesichert und kann in mehreren Sprachen Mitarbeitern weltweit zur Verfügung gestellt werden. Vor allem bei der Anlernung neuer Mitarbeiter oder der Flexibilisierung von erfahrenen Mitarbeitern können Effizienzen gehoben werden, da verständliche Anleitungen ein selbständiges und sicheres Anlernen ermöglichen.
Aber nicht nur das: Durch digitale Arbeitsweisungen und Checklisten können Produktionsverantwortliche wie Werksleiter, Produktionsleiter etc. Prozessstandards etablieren, die mehreren Werken global zur Verfügung gestellt werden können, um einen einheitlichen globalen Qualitätsstandard realisieren zu können.
Lösung: Digitales Qualifikationsmanagement
Für Personalverantwortliche ist es enorm wichtig, hinsichtlich der auf dem Shopfloor benötigten und vorhandenen Qualifikationen einen Punkt der Wahrheit zu haben. Eine digitale Qualifikationsmatrix bzw. Skill-Matrix zeigt nicht nur die Qualifikationen pro Mitarbeiter auf, sondern ermöglicht es, den Qualifikationsstatus zu identifizieren sowie Qualifikationslücken oder Schulungsbedarfe pro Mitarbeiter zu erkennen: Weiß der Vorgesetzte, dass ein Mitarbeiter wegen Renteneintritts in absehbarer Zeit nicht mehr zur Verfügung steht, kann proaktiv geplant werden, welche Qualifikationen durch andere Mitarbeiter aufgefangen werden müssen. So können auch Trainingsdokumente erstellt und Mitarbeiter per Knopfdruck zugewiesen werden, die diese neuen Qualifikationen erwerben sollen.
Digitales Qualifikationsmanagement bietet neben einer Qualifikationsmatrix durch die digitale Protokollierung der durchgeführten Schulungen eine gesteigerte Transparenz, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter einzelne Schulungsschritte in einem digitalen Schulungsdokument absolviert haben. Dieses digitale Reporting kann nicht nur als Nachweis herangezogen werden, sondern ebenso zur Verbesserung der Schulungsprozesse und Schulungsmaterialien.
Produktionsverantwortliche sollten bei der Auswahl einer Software für Qualifikationsmanagement darauf achten, dass aufwandreduzierende Funktionen in der Software integriert sind: nützliche Funktionen wie einfache Mehrfachzuweisung von Qualifikationen, Filter oder das Anzeigen von Gültigkeitszeiträumen von Qualifikationen.
Ein erhöhtes Level an Prozesssicherheit kann vor allem durch softwaregestützte Prüfmechanismen erreicht werden, wenn Mitarbeiter durch die Software automatisch gestoppt wird, wenn für eine Aufgabe oder ein Auftrag nicht alle notwendigen Qualifikationen im Nutzeraccount hinterlegt sind.
Die Vorteile durch Digitalisierung des Wissens- und Qualifikationsmanagements:
Zentrale Sicherung, Standardisierung und Bereitstellung von Wissen
gegen Wissensverlust und zur Gewährleistung eines einheitlichen Qualitätsstandards
Übersichtliche und effiziente Verwaltung von Qualifikationen
zur einfachen Identifikation von Qualifikationslücken und Schulungspotenzialen
Schnelleres Anlernen neuer Mitarbeiter
damit Mitarbeiter schneller produktiv und wertschöpfend tätig werden
Flexibilisierung von erfahrenen Mitarbeitern
zur Schließung von Personallücken in operativen Shopfloor-Prozessen (Cross-Skilling)
Erhöhte Prozesssicherheit und bessere Arbeitssicherheit
zur Reduzierung von kostspieligen Fehlern und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Fazit
Digitales Qualifikations- und Wissensmanagement ermöglicht Unternehmen, Fähigkeiten und Know-how ihrer Mitarbeitenden transparent und aktuell abzubilden. Dadurch lassen sich Qualifikationslücken frühzeitig erkennen und zielgerichtete Weiterbildungsmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig werden gesetzliche Anforderungen sowie Qualitäts- und Sicherheitsstandards zuverlässig eingehalten. Unternehmen profitieren von höherer Effizienz, gesteigerter Flexibilität und einem resilienten Kompetenzaufbau. Damit wird die Basis geschaffen, um den Herausforderungen moderner Produktions- und Arbeitswelten nachhaltig erfolgreich zu begegnen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für digitales Qualifikations- und Wissensmanagement!
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Markus Glotzbach
Während seiner beruflichen Laufbahn sammelte Markus tiefe Einblicke bei Unternehmen und Konzernen unterschiedlicher Industrien und kennt die Digitalisierungshürden und Probleme auf dem Shopfloor. Vor seinem Wechsel zu Operations1 studierte er International Management (MA) und war im Cloud Computing- sowie im SaaS-Telematik-Bereich tätig.
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