Prozessbeschreibung: 7+1 Vorteile der digitalen Dokumentation

Ob Reparatur- und Einstellanleitung, Montage-, Fertigungs-, Prüf- oder Wartungsanweisung: Prozessbeschreibungen sind aus dem Fertigungsbetrieb nicht wegzudenken. Doch was steckt eigentlich genau hinter diesem Begriff?

Eine Prozessbeschreibung bildet die Basis für die ordnungsgemäße Durchführung von Tätigkeiten auf dem Shopfloor. Sie erklärt die Abfolge von Tätigkeiten, die von den Mitarbeitern in produzierenden und serviceorientierten Unternehmen durchgeführt werden. Die Prozessschritte und alle hierfür relevanten Informationen werden dabei sehr strukturiert nach dem Grundprinzip „Wer macht was, wann und womit?“ und „Welche Informationen werden dazu benötigt?“ benannt.

Eine Prozessbeschreibung ist also eine Verkettung von einzelnen Prozessschritten eines übergreifenden Arbeitsablaufs. Ausgangspunkt einer Prozessbeschreibung ist eine systematische Prozessanalyse.

Außerdem lassen sich verschiedene übergeordnete Aspekte einer Prozessbeschreibung unterscheiden:

• Steuerungsaspekt: Die Mitarbeiter sollen sehen können, was wann und warum getan wird. Dadurch werden Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit sowohl erkannt als auch vermieden.

• Organisationsaspekt: Aufgaben und Tätigkeiten können Abteilungen oder einzelnen Personen zugeordnet werden.

• Informationsaspekt: Hier wird geschaut, welche Informationen zur korrekten Ausführung der einzelnen Tätigkeiten und Handlungsschritte benötigt werden.

• Kontrollaspekt: Es wird geprüft, ob der Prozess im Hinblick auf Prozesszeiten und -kosten sein Ziel erreicht hat.

• Sicherheitsaspekt: Hier stehen Fragen im Raum wie „Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten?“, „Ist klargestellt, wer was innerhalb des Prozesses tun darf oder muss (betrifft beispielsweise Entscheidungshoheiten und Freigaben)?“ etc.

Prozessbeschreibungen können sowohl beschreibend als auch grafisch aufbereitet sein. Besonders gut eignet sich eine visuelle und interaktive Vermittlung durch Bilder und Videos.

Ganz allgemein enthält eine gute Prozessbeschreibung die folgenden Informationen:

1. Bezeichnung des Prozesses

2. Prozessziel mit kurzer Darstellung des Zweckes und Nutzens

3. Geltungsbereich

4. Auflistung der Eingaben und Ergebnisse des Prozesses (= Inputs und Outputs)

5. Darlegung des Prozesses (beispielsweise als Flussdiagramm)

6. Prozessverantwortlicher

7. Prozesskennzahlen, die zur Überwachung und zum Monitoring des Prozesses dienen

8. Vorgaben wie Hinweise auf zugehörige Verfahrens- und Arbeitsanweisungen

Grafisch sieht das dann beispielsweise so aus:

Erstellphasen einer Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung gliedert sich üblicherweise grob in 3 Erstellphasen: die Planung, die eigentliche Erstellung und den Einsatz im operativen Tagesgeschäft. 

Phase 1: Die Planung einer guten Prozessbeschreibung

Bevor Sie in die Erstellung einer Prozessbeschreibung viel Zeit investieren, sollten Sie sich in Phase 1 – der Planung – die folgenden 3 Fragen stellen:

1. An wen richtet sich die Prozessbeschreibung? Ist sie für einen fachfremden Mitarbeiter, wird sie anders aufbereitet, als für einen Experten.

2. Wie komplex ist der Prozess? Hierbei gilt als Faustregel: Betrachten Sie die Prozesse in der Abfolge, wie sie durch das Unternehmen fließen und untergliedern Sie die Prozesse entlang dieser Kette sinnvoll.

3. Gibt es bereits bestehende Prozessbeschreibungen zu dem entsprechenden Arbeitsablauf? Wie aktuell sind sie? Durchleuchten Sie bestehende Prozesse vor dem Abfassen einer Prozessbeschreibung, indem Sie Teams aus den entsprechenden Abteilungen bilden – QM-Beauftrage, Industrial Engineering und direkte Prozessverantwortliche. Diese sollen die aktuellen Prozesse im Hinblick auf Optimierungspotenzial kritisch hinterfragen. Dadurch vermeiden Sie Ineffizienzen und doppelte Arbeit.

Phase 2: Die Erstellung einer guten Prozessbeschreibung

Phase 2 beleuchtet die eigentliche Erstellung und erklärt zuallererst in der Einleitung den Zweck der Prozessbeschreibung.

Wenn Sie sich bei der Erstellung einer Prozessbeschreibung dann an die folgenden Tipps halten, steht einer effizienten Umsetzung seitens der Mitarbeiter nichts mehr im Wege:

1. Formulieren Sie klar und verständlich nach dem Prinzip „So viele Details wie nötig, so wenige wie möglich.“

2. Setzen Sie Prozessbeschreibungen in Form und Inhalt nach einem einheitlichen Muster auf.

3. Verwenden Sie Stichpunkte statt Fließtext.

4. Nutzen Sie kurze Sätze.

5. Formulieren Sie aktiv.

6. Dokumentieren Sie Regelfälle und keine Sonderfälle.

7. Trennen Sie klar zwischen Arbeitsgängen und Prozessschritten.

8. Ordnen Sie Prozessschritte linear nach der zeitlichen Reihenfolge der Schritte an.

9. Halten Sie die Prozessschritte auf unter 20, um Überforderung zu vermeiden.

10. Nutzen Sie interaktive Elemente wie Grafiken und Videos zur besseren Nachvollziehbarkeit und leichteren Anlernung.

Phase 3: Einsatz und Validierung der Prozessbeschreibung

Indem Sie in der Validierungsphase die Kennzahlen Produktivität, Prozessdauer und Ausschussproduktion auswerten, stellen Sie sicher, dass die Prozessbeschreibung im Arbeitseinsatz Früchte trägt.

Ein Zusatztipp für noch mehr Effizienz: Setzen Sie einen Feedback-Prozess für Ihre Mitarbeiter auf. Dieser unterstützt Sie nicht nur beim Check des Status quo, sondern auch bei einer kontinuierlichen und langfristigen Optimierung von Prozessbeschreibungen.

Das Schaubild fasst die einzelnen Phasen noch einmal übersichtlich zusammen.

Gegenüber einer papierbasierten hat eine digitale Arbeitsanweisung viele Vorzüge:

1. Einfache Erstellung von Arbeitsanweisungen per Drag & Drop und vordefinierten Funktionsbausteinen

2. Mehrsprachige Arbeitsanweisungen, die Mitarbeiter bild- und videogestützt intuitiv durch einzelne Arbeitsschritte führen

3. Erhöhte Verständlichkeit durch Text, Markierungen, Piktogramme in Bildern, integrierte Checkpunkte, Transparenz zum Fertigungsfortschritt, Effizienz und Transparenz

4. Automatische Erstellung von variantenspezifischen Arbeitsanweisungen durch Anbindung an ERP-System

5. Globale Organisation und Standardisierung von Prozesswissen über Strukturklassen und modularen Aufbau von Arbeitsanweisungen

6. Probleme können von Mitarbeiter direkt im Arbeitsschritt per Task-Funktion gemeldet und kollaborativ via Live-Chat gelöst werden

7. Überblick über Arbeitsfortschritt in Echtzeit einsehbar

8. Schaffung eines zentralen und zugleich flexiblen Punkts der Prozesswahrheit aller mitarbeitergeführten Prozesse

Ihrem Unternehmen bietet die Operations1-Softwarelösung folgenden Mehrwert:

1. Vermeidung von Medienbrüchen durch digitale Verknüpfung von Systemen (ERP-Operations1-ERP)

2. Aufwandsreduzierung durch einfache, digitale Aktualisierung und Versionierung von Arbeitsanweisungen

3. Globale Standarisierung von Arbeitsanweisungen für Standorte/Werke

4. Schnelleres Anlernen neuer Mitarbeiter und Reduzierung von Fehlern

5. Nachhaltige Wissenssicherung

6. Höhere Produktivität bei Problemen in Arbeitsschritten durch kollaborativen Lösungsansatz

Die Ausführungen zeigen: Prozessbeschreibungen sind wichtig, für die Prozessoptimierung, den Wissenstransfer und die Resilienz eines Betriebs. Durch die Einführung einer Connected Worker Plattform werden Prozessbeschreibungen interaktiv und intuitiv, sodass sie auf dem Shopfloor zum Leben erweckt werden, anstatt ungenutzt in QM-Handbüchern in Vergessenheit zu geraten.