Worum es geht
In diesem Blogartikel erläutern wir den Mehrwert einer digitalen Dokumentation für operative Mitarbeiter:
- Was ist eine Prozessbeschreibung?
- Wofür braucht man Prozessbeschreibungen?
- Wie ist eine gute Prozessbeschreibung aufgebaut und wie wird sie erstellt?
- Schwierigkeiten papierbasierter Prozessbeschreibungen
- Was ist der Unterschied zwischen einer Prozessbeschreibung und einer Arbeitsanweisung?
- 7 +1 Vorteile einer digitalen Dokumentation mit Operations1
Was ist eine Prozessbeschreibung?
Ob Reparatur- und Einstellanleitung, Montage-, Fertigungs-, Prüf- oder Wartungsanweisung: Prozessbeschreibungen sind aus dem Fertigungsbetrieb nicht wegzudenken. Doch was steckt eigentlich genau hinter diesem Begriff?
Eine Prozessbeschreibung bildet die Basis für die ordnungsgemäße Durchführung von Tätigkeiten auf dem Shopfloor. Sie erklärt die Abfolge von Tätigkeiten, die von den Mitarbeitern in produzierenden und serviceorientierten Unternehmen durchgeführt werden. Die Prozessschritte und alle hierfür relevanten Informationen werden dabei sehr strukturiert nach dem Grundprinzip „Wer macht was, wann und womit?“ und „Welche Informationen werden dazu benötigt?“ benannt.
Eine Prozessbeschreibung ist also eine Verkettung von einzelnen Prozessschritten eines übergreifenden Arbeitsablaufs. Ausgangspunkt einer Prozessbeschreibung ist eine systematische Prozessanalyse.
Außerdem lassen sich verschiedene übergeordnete Aspekte einer Prozessbeschreibung unterscheiden:
Steuerungsaspekt: Die Mitarbeiter sollen sehen können, was wann und warum getan wird. Dadurch werden Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit sowohl erkannt als auch vermieden.
Organisationsaspekt: Aufgaben und Tätigkeiten können Abteilungen oder einzelnen Personen zugeordnet werden.
Informationsaspekt: Hier wird geschaut, welche Informationen zur korrekten Ausführung der einzelnen Tätigkeiten und Handlungsschritte benötigt werden.
Kontrollaspekt: Es wird geprüft, ob der Prozess im Hinblick auf Prozesszeiten und -kosten sein Ziel erreicht hat.
Sicherheitsaspekt: Hier stehen Fragen im Raum wie „Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten?“, „Ist klargestellt, wer was innerhalb des Prozesses tun darf oder muss (betrifft beispielsweise Entscheidungshoheiten und Freigaben)?“ etc.
Prozessbeschreibungen können sowohl beschreibend als auch grafisch aufbereitet sein. Besonders gut eignet sich eine visuelle und interaktive Vermittlung durch Bilder und Videos.
Wofür braucht man Prozessbeschreibungen?
Die Frage, wofür Unternehmen Prozessbeschreibungen brauchen, lässt sich leicht beantworten: Prozesse sollen detailliert und transparent dargestellt und so dauerhaft jedem zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig wird dadurch Wissen langfristig bewahrt.
Auch sind Prozessbeschreibungen besonders dann relevant, wenn Prozesse komplex sind oder eine rechtliche Notwendigkeit besteht, sie aufzusetzen. Die ISO 9001:2015 fordert im Kapitel 4.4, dass Unternehmen nur die für das QM-System erforderliche Prozesse bestimmen und beschreiben müssen. Als QM-System-relevant gelten hierbei alle Wertschöpfungsprozesse. Für jeden Kernprozess müssen dann verschiedene Punkte hinterfragt und konkret aufgelistet werden. Dazu zählen:
erforderliche Eingaben und erwartete Ergebnisse
Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse
Kriterien und Verfahren, einschließlich Messungen und verbundene Leistungsindikatoren
benötigte Ressourcen und die Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit
Verantwortlichkeiten und Befugnisse
Risiken und Chancen sowie geeignete Maßnahmen
Bewertung von Prozessen
Chancen zur Verbesserung der Prozesse
Daneben gibt es noch einige weitere Gründe für die Notwendigkeit von Prozessbeschreibungen. Wir schauen sie uns aus drei Blickwinkeln an.
1. Vorteile von Prozessbeschreibungen, die den Ablauf von Fertigungsaktivitäten betreffen:
Schaffung von Einheitlichkeit und Sicherung eines reibungslosen und gleichbleibenden Arbeitsablaufs
Regelung von Aufgabenstellung, Arbeitsmethode, zeitlichem und räumlichem Arbeitsvorgang, dem Einsatz geeigneter Arbeitsmittel und der Bearbeitung der Arbeitsobjekte
Prozessoptimierung und Standardisierung von Prozessen
Vermeidung von ineffizientem Arbeiten & Erhöhung der Produktivität
Verringerung der Fehlerquote und Kostenreduktion
Arbeitssicherheit und Sicherung eines konstant hohen Qualitätsniveaus
2. Vorteile von Prozessbeschreibungen für die Mitarbeiter:
vereinfachte und homogene Anlernung neuer Mitarbeiter
Wissenstransfer anstelle einer Abhängigkeit vom Prozesswissen einiger Weniger
Abbau von Komplexität bei vielschichtigen Arbeitsprozessen
Erhöhung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
3. Vorteile von Prozessbeschreibungen für das Unternehmen:
schnellere Ramp-ups
zukunftssichere Produktion
Resilienz gegenüber Fachkräftemangel, Mitarbeiterfluktuation und externen Schocks
Die einzelnen Aspekte verdeutlichen: Die Dokumentation der wichtigsten Produktionsprozesse eines Unternehmens ist ein integraler Baustein seiner Wertschöpfung.
Wie ist eine gute Prozessbeschreibung aufgebaut und wie wird sie erstellt?
Ganz allgemein enthält eine gute Prozessbeschreibung die folgenden Informationen:
Bezeichnung des Prozesses
Prozessziel mit kurzer Darstellung des Zweckes und Nutzens
Geltungsbereich
Auflistung der Eingaben und Ergebnisse des Prozesses (= Inputs und Outputs)
Darlegung des Prozesses (beispielsweise als Flussdiagramm)
Prozessverantwortlicher
Prozesskennzahlen, die zur Überwachung und zum Monitoring des Prozesses dienen
Vorgaben wie Hinweise auf zugehörige Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
Grafisch sieht das dann beispielsweise so aus:
Erstellphasen einer Prozessbeschreibung
Eine Prozessbeschreibung gliedert sich üblicherweise grob in 3 Erstellphasen: die Planung, die eigentliche Erstellung und den Einsatz im operativen Tagesgeschäft.
Phase 1: Die Planung einer guten Prozessbeschreibung
Bevor Sie in die Erstellung einer Prozessbeschreibung viel Zeit investieren, sollten Sie sich in Phase 1 – der Planung – die folgenden 3 Fragen stellen:
An wen richtet sich die Prozessbeschreibung? Ist sie für einen fachfremden Mitarbeiter, wird sie anders aufbereitet, als für einen Experten.
Wie komplex ist der Prozess? Hierbei gilt als Faustregel: Betrachten Sie die Prozesse in der Abfolge, wie sie durch das Unternehmen fließen und untergliedern Sie die Prozesse entlang dieser Kette sinnvoll.
Gibt es bereits bestehende Prozessbeschreibungen zu dem entsprechenden Arbeitsablauf? Wie aktuell sind sie? Durchleuchten Sie bestehende Prozesse vor dem Abfassen einer Prozessbeschreibung, indem Sie Teams aus den entsprechenden Abteilungen bilden – QM-Beauftrage, Industrial Engineering und direkte Prozessverantwortliche. Diese sollen die aktuellen Prozesse im Hinblick auf Optimierungspotenzial kritisch hinterfragen. Dadurch vermeiden Sie Ineffizienzen und doppelte Arbeit.
Phase 2: Die Erstellung einer guten Prozessbeschreibung
Phase 2 beleuchtet die eigentliche Erstellung und erklärt zuallererst in der Einleitung den Zweck der Prozessbeschreibung.
Wenn Sie sich bei der Erstellung einer Prozessbeschreibung dann an die folgenden Tipps halten, steht einer effizienten Umsetzung seitens der Mitarbeiter nichts mehr im Wege:
Formulieren Sie klar und verständlich nach dem Prinzip „So viele Details wie nötig, so wenige wie möglich.“
Setzen Sie Prozessbeschreibungen in Form und Inhalt nach einem einheitlichen Muster auf.
Verwenden Sie Stichpunkte statt Fließtext.
Nutzen Sie kurze Sätze.
Formulieren Sie aktiv.
Dokumentieren Sie Regelfälle und keine Sonderfälle.
Trennen Sie klar zwischen Arbeitsgängen und Prozessschritten.
Ordnen Sie Prozessschritte linear nach der zeitlichen Reihenfolge der Schritte an.
Halten Sie die Prozessschritte auf unter 20, um Überforderung zu vermeiden.
Nutzen Sie interaktive Elemente wie Grafiken und Videos zur besseren Nachvollziehbarkeit und leichteren Anlernung.
Phase 3: Einsatz und Validierung der Prozessbeschreibung
Indem Sie in der Validierungsphase die Kennzahlen Produktivität, Prozessdauer und Ausschussproduktion auswerten, stellen Sie sicher, dass die Prozessbeschreibung im Arbeitseinsatz Früchte trägt.
Ein Zusatztipp für noch mehr Effizienz: Setzen Sie einen Feedback-Prozess für Ihre Mitarbeiter auf. Dieser unterstützt Sie nicht nur beim Check des Status quo, sondern auch bei einer kontinuierlichen und langfristigen Optimierung von Prozessbeschreibungen.
Das Schaubild fasst die einzelnen Phasen noch einmal übersichtlich zusammen.
Schwierigkeiten papierbasierter Prozessbeschreibungen
Papierbasierte Prozessbeschreibungen laufen Gefahr, nach einer gewissen Zeit in irgendeinem QM-Handbuch in Vergessenheit zu geraten. Ihr ganzes Potenzial bleibt dann ungenutzt. Und selbst wenn papierbasierte Prozessbeschreibungen im Unternehmen eingesetzt werden, haben sie gegenüber digitalen eine Menge Nachteile.
Bestimmt finden auch Sie sich in mindestens einem dieser Nachteile wieder:
Sehr textlastige, schwer verständliche Prozessbeschreibungen mangels erklärender Bilder und Videos
Hoher Formatierungsaufwand
Hoher Aufwand durch Medienbrüche: von digital (Word, Excel, ERP etc.) zu Papier und vice versa
Hoher manueller Aufwand bei der Zusammenstellung von variantenspezifischen Prozessbeschreibungen
Hoher Aufwand bei Mehrsprachigkeit
Geringer Überblick über aktuellen Auftragsfortschritt
Gesteigertes Fehlerrisiko durch unterschiedliche Versionen der Prozessbeschreibung (bspw. je nach Sprache, Standort und Produktvariante → „Versionschaos“)
Geringe Transparenz über den detaillierten Tätigkeitsfortschritt
Die Erleichterung, die Mobile Apps, Wearables & Co. in unseren Alltag bringen, erstreckt sich somit nicht konsequent auf die Arbeitswelt von produzierenden Unternehmen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Prozessbeschreibung und einer Arbeitsanweisung?
Es gibt viele Überschneidungen zwischen einer Arbeitsanweisung und einer Prozessbeschreibung: Beide erfassen Arbeitsabläufe und Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen mit dem Ziel, Effizienz sicherzustellen und Wissen nachhaltig zu sichern. Der Unterschied ist jedoch, dass Arbeitsanweisungen ganz konkrete Arbeiten bzw. Arbeitsschritte in detaillierter Form beschreiben, während Prozessbeschreibungen tendenziell eher komplexe Prozesse schildern, die häufig eine abteilungsübergreifende Relevanz haben und meist in der Qualitätssicherung zum Tragen kommen. Die Prozessbeschreibung ist folglich in Form und Inhalt freier und kann auch dazu eingesetzt werden, allgemeine Abläufe oder Best Practices in einem Unternehmen zu dokumentieren.
Dies bedeutet mit anderen Worten: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter strukturiert und sehr kleinteilig durch einzelne Arbeitsschritte hindurchlotsen wollen, bietet sich eher die Arbeitsanweisung als Instrument an. Der beste Weg ist hierbei die digitale Arbeitsanweisung, denn diese hat gegenüber der papierbasierten unschätzbare Vorteile.
7+1 Vorteile einer digitalen Dokumentation mit Operations1
Gegenüber einer papierbasierten hat eine digitale Arbeitsanweisung viele Vorzüge:
Einfache Erstellung von Arbeitsanweisungen per Drag & Drop und vordefinierten Funktionsbausteinen
Mehrsprachige Arbeitsanweisungen, die Mitarbeiter bild- und videogestützt intuitiv durch einzelne Arbeitsschritte führen
Erhöhte Verständlichkeit durch Text, Markierungen, Piktogramme in Bildern, integrierte Checkpunkte, Transparenz zum Fertigungsfortschritt, Effizienz und Transparenz
Automatische Erstellung von variantenspezifischen Arbeitsanweisungen durch Anbindung an ERP-System
Globale Organisation und Standardisierung von Prozesswissen über Strukturklassen und modularen Aufbau von Arbeitsanweisungen
Probleme können von Mitarbeiter direkt im Arbeitsschritt per Task-Funktion gemeldet und kollaborativ via Live-Chat gelöst werden
Überblick über Arbeitsfortschritt in Echtzeit einsehbar
Schaffung eines zentralen und zugleich flexiblen Punkts der Prozesswahrheit aller mitarbeitergeführten Prozesse
Ihrem Unternehmen bietet die Operations1-Softwarelösung folgenden Mehrwert:
Vermeidung von Medienbrüchen durch digitale Verknüpfung von Systemen (ERP-Operations1-ERP)
Aufwandsreduzierung durch einfache, digitale Aktualisierung und Versionierung von Arbeitsanweisungen
Globale Standarisierung von Arbeitsanweisungen für Standorte/Werke
Schnelleres Anlernen neuer Mitarbeiter und Reduzierung von Fehlern
Nachhaltige Wissenssicherung
Höhere Produktivität bei Problemen in Arbeitsschritten durch kollaborativen Lösungsansatz
Die Ausführungen zeigen: Prozessbeschreibungen sind wichtig, für die Prozessoptimierung, den Wissenstransfer und die Resilienz eines Betriebs. Durch die Einführung einer Connected Worker Plattform werden Prozessbeschreibungen interaktiv und intuitiv, sodass sie auf dem Shopfloor zum Leben erweckt werden, anstatt ungenutzt in QM-Handbüchern in Vergessenheit zu geraten.
Fazit: Die digitale Dokumentation schlägt die Brücke zum vernetzten Arbeiten.
Sie möchten mehr erfahren oder gar die Connected Worker Plattform von Operations1 testen?
Füllen Sie hierfür bitte das Kontaktformular mit Ihren Gedanken und Zielen aus. Wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.
Editha Bertsch
Editha ist eine erfahrene Expertin im Bereich Projektmanagement für produzierende Unternehmen. Mit einem klaren Verständnis für die spezifischen Herausforderungen der Branche arbeitet sie leidenschaftlich daran, innovative Lösungen zu entwickeln.