9 Minuten Lesezeit

Worum es geht

In diesem Blogartikel erläutern wir den Mehrwert einer digitalen Dokumentation für operative Mitarbeiter:

- Was ist eine Prozessbeschreibung?

- Wofür braucht man Prozessbeschreibungen?

- Wie ist eine gute Prozessbeschreibung aufgebaut und wie wird sie erstellt?

- Schwierigkeiten papierbasierter Prozessbeschreibungen

- Was ist der Unterschied zwischen einer Prozessbeschreibung und einer Arbeitsanweisung?

- 7 +1 Vorteile einer digitalen Dokumentation mit Operations1

Was ist eine Prozessbeschreibung?

Ob Reparatur- und Einstellanleitung, Montage-, Fertigungs-, Prüf- oder Wartungsanweisung: Prozessbeschreibungen sind aus dem Fertigungsbetrieb nicht wegzudenken. Doch was steckt eigentlich genau hinter diesem Begriff?

Eine Prozessbeschreibung bildet die Basis für die ordnungsgemäße Durchführung von Tätigkeiten auf dem Shopfloor. Sie erklärt die Abfolge von Tätigkeiten, die von den Mitarbeitern in produzierenden und serviceorientierten Unternehmen durchgeführt werden. Die Prozessschritte und alle hierfür relevanten Informationen werden dabei sehr strukturiert nach dem Grundprinzip „Wer macht was, wann und womit?“ und „Welche Informationen werden dazu benötigt?“ benannt.

Eine Prozessbeschreibung ist also eine Verkettung von einzelnen Prozessschritten eines übergreifenden Arbeitsablaufs. Ausgangspunkt einer Prozessbeschreibung ist eine systematische Prozessanalyse.

Außerdem lassen sich verschiedene übergeordnete Aspekte einer Prozessbeschreibung unterscheiden:

  • Steuerungsaspekt: Die Mitarbeiter sollen sehen können, was wann und warum getan wird. Dadurch werden Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit sowohl erkannt als auch vermieden.

  • Organisationsaspekt: Aufgaben und Tätigkeiten können Abteilungen oder einzelnen Personen zugeordnet werden.

  • Informationsaspekt: Hier wird geschaut, welche Informationen zur korrekten Ausführung der einzelnen Tätigkeiten und Handlungsschritte benötigt werden.

  • Kontrollaspekt: Es wird geprüft, ob der Prozess im Hinblick auf Prozesszeiten und -kosten sein Ziel erreicht hat.

  • Sicherheitsaspekt: Hier stehen Fragen im Raum wie „Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten?“, „Ist klargestellt, wer was innerhalb des Prozesses tun darf oder muss (betrifft beispielsweise Entscheidungshoheiten und Freigaben)?“ etc.

Prozessbeschreibungen können sowohl beschreibend als auch grafisch aufbereitet sein. Besonders gut eignet sich eine visuelle und interaktive Vermittlung durch Bilder und Videos.

Wofür braucht man Prozessbeschreibungen?

Die Frage, wofür Unternehmen Prozessbeschreibungen brauchen, lässt sich leicht beantworten: Prozesse sollen detailliert und transparent dargestellt und so dauerhaft jedem zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig wird dadurch Wissen langfristig bewahrt.

Auch sind Prozessbeschreibungen besonders dann relevant, wenn Prozesse komplex sind oder eine rechtliche Notwendigkeit besteht, sie aufzusetzen. Die ISO 9001:2015 fordert im Kapitel 4.4, dass Unternehmen nur die für das QM-System erforderliche Prozesse bestimmen und beschreiben müssen. Als QM-System-relevant gelten hierbei alle Wertschöpfungsprozesse. Für jeden Kernprozess müssen dann verschiedene Punkte hinterfragt und konkret aufgelistet werden. Dazu zählen:

  • erforderliche Eingaben und erwartete Ergebnisse

  • Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse

  • Kriterien und Verfahren, einschließlich Messungen und verbundene Leistungsindikatoren

  • benötigte Ressourcen und die Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit

  • Verantwortlichkeiten und Befugnisse

  • Risiken und Chancen sowie geeignete Maßnahmen

  • Bewertung von Prozessen

  • Chancen zur Verbesserung der Prozesse


Daneben gibt es noch einige weitere Gründe für die Notwendigkeit von Prozessbeschreibungen. Wir schauen sie uns aus drei Blickwinkeln an.


1. Vorteile von Prozessbeschreibungen, die den Ablauf von Fertigungsaktivitäten betreffen:

  • Schaffung von Einheitlichkeit und Sicherung eines reibungslosen und gleichbleibenden Arbeitsablaufs

  • Regelung von Aufgabenstellung, Arbeitsmethode, zeitlichem und räumlichem Arbeitsvorgang, dem Einsatz geeigneter Arbeitsmittel und der Bearbeitung der Arbeitsobjekte

  • Prozessoptimierung und Standardisierung von Prozessen

  • Vermeidung von ineffizientem Arbeiten & Erhöhung der Produktivität

  • Verringerung der Fehlerquote und Kostenreduktion

  • Arbeitssicherheit und Sicherung eines konstant hohen Qualitätsniveaus


2. Vorteile von Prozessbeschreibungen für die Mitarbeiter:

  • vereinfachte und homogene Anlernung neuer Mitarbeiter

  • Wissenstransfer anstelle einer Abhängigkeit vom Prozesswissen einiger Weniger

  • Abbau von Komplexität bei vielschichtigen Arbeitsprozessen

  • Erhöhung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit


3. Vorteile von Prozessbeschreibungen für das Unternehmen:

  • schnellere Ramp-ups

  • zukunftssichere Produktion

  • Resilienz gegenüber Fachkräftemangel, Mitarbeiterfluktuation und externen Schocks


Die einzelnen Aspekte verdeutlichen: Die Dokumentation der wichtigsten Produktionsprozesse eines Unternehmens ist ein integraler Baustein seiner Wertschöpfung.

Wie ist eine gute Prozessbeschreibung aufgebaut und wie wird sie erstellt?


Ganz allgemein enthält eine gute Prozessbeschreibung die folgenden Informationen:

  1. Bezeichnung des Prozesses

  2. Prozessziel mit kurzer Darstellung des Zweckes und Nutzens

  3. Geltungsbereich

  4. Auflistung der Eingaben und Ergebnisse des Prozesses (= Inputs und Outputs)

  5. Darlegung des Prozesses (beispielsweise als Flussdiagramm)

  6. Prozessverantwortlicher

  7. Prozesskennzahlen, die zur Überwachung und zum Monitoring des Prozesses dienen

  8. Vorgaben wie Hinweise auf zugehörige Verfahrens- und Arbeitsanweisungen


Grafisch sieht das dann beispielsweise so aus:

Erstellphasen einer Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung gliedert sich üblicherweise grob in 3 Erstellphasen: die Planung, die eigentliche Erstellung und den Einsatz im operativen Tagesgeschäft. 


Phase 1: Die Planung einer guten Prozessbeschreibung

Bevor Sie in die Erstellung einer Prozessbeschreibung viel Zeit investieren, sollten Sie sich in Phase 1 – der Planung die folgenden 3 Fragen stellen:

  1. An wen richtet sich die Prozessbeschreibung? Ist sie für einen fachfremden Mitarbeiter, wird sie anders aufbereitet, als für einen Experten.

  2. Wie komplex ist der Prozess? Hierbei gilt als Faustregel: Betrachten Sie die Prozesse in der Abfolge, wie sie durch das Unternehmen fließen und untergliedern Sie die Prozesse entlang dieser Kette sinnvoll.

  3. Gibt es bereits bestehende Prozessbeschreibungen zu dem entsprechenden Arbeitsablauf? Wie aktuell sind sie? Durchleuchten Sie bestehende Prozesse vor dem Abfassen einer Prozessbeschreibung, indem Sie Teams aus den entsprechenden Abteilungen bilden – QM-Beauftrage, Industrial Engineering und direkte Prozessverantwortliche. Diese sollen die aktuellen Prozesse im Hinblick auf Optimierungspotenzial kritisch hinterfragen. Dadurch vermeiden Sie Ineffizienzen und doppelte Arbeit.


Phase 2: Die Erstellung einer guten Prozessbeschreibung

Phase 2 beleuchtet die eigentliche Erstellung und erklärt zuallererst in der Einleitung den Zweck der Prozessbeschreibung.

Wenn Sie sich bei der Erstellung einer Prozessbeschreibung dann an die folgenden Tipps halten, steht einer effizienten Umsetzung seitens der Mitarbeiter nichts mehr im Wege:

  1. Formulieren Sie klar und verständlich nach dem Prinzip „So viele Details wie nötig, so wenige wie möglich.“

  2. Setzen Sie Prozessbeschreibungen in Form und Inhalt nach einem einheitlichen Muster auf.

  3. Verwenden Sie Stichpunkte statt Fließtext.

  4. Nutzen Sie kurze Sätze.

  5. Formulieren Sie aktiv.

  6. Dokumentieren Sie Regelfälle und keine Sonderfälle.

  7. Trennen Sie klar zwischen Arbeitsgängen und Prozessschritten.

  8. Ordnen Sie Prozessschritte linear nach der zeitlichen Reihenfolge der Schritte an.

  9. Halten Sie die Prozessschritte auf unter 20, um Überforderung zu vermeiden.

  10. Nutzen Sie interaktive Elemente wie Grafiken und Videos zur besseren Nachvollziehbarkeit und leichteren Anlernung.


Phase 3: Einsatz und Validierung der Prozessbeschreibung

Indem Sie in der Validierungsphase die Kennzahlen Produktivität, Prozessdauer und Ausschussproduktion auswerten, stellen Sie sicher, dass die Prozessbeschreibung im Arbeitseinsatz Früchte trägt.

Ein Zusatztipp für noch mehr Effizienz: Setzen Sie einen Feedback-Prozess für Ihre Mitarbeiter auf. Dieser unterstützt Sie nicht nur beim Check des Status quo, sondern auch bei einer kontinuierlichen und langfristigen Optimierung von Prozessbeschreibungen.


Das Schaubild fasst die einzelnen Phasen noch einmal übersichtlich zusammen.

Schwierigkeiten papierbasierter Prozessbeschreibungen

Papierbasierte Prozessbeschreibungen laufen Gefahr, nach einer gewissen Zeit in irgendeinem QM-Handbuch in Vergessenheit zu geraten. Ihr ganzes Potenzial bleibt dann ungenutzt. Und selbst wenn papierbasierte Prozessbeschreibungen im Unternehmen eingesetzt werden, haben sie gegenüber digitalen eine Menge Nachteile.

Bestimmt finden auch Sie sich in mindestens einem dieser Nachteile wieder:

  • Sehr textlastige, schwer verständliche Prozessbeschreibungen mangels erklärender Bilder und Videos

  • Hoher Formatierungsaufwand

  • Hoher Aufwand durch Medienbrüche: von digital (Word, Excel, ERP etc.) zu Papier und vice versa

  • Hoher manueller Aufwand bei der Zusammenstellung von variantenspezifischen Prozessbeschreibungen

  • Hoher Aufwand bei Mehrsprachigkeit

  • Geringer Überblick über aktuellen Auftragsfortschritt

  • Gesteigertes Fehlerrisiko durch unterschiedliche Versionen der Prozessbeschreibung (bspw. je nach Sprache, Standort und Produktvariante → „Versionschaos“)

  • Geringe Transparenz über den detaillierten Tätigkeitsfortschritt


Die Erleichterung, die Mobile Apps, Wearables & Co. in unseren Alltag bringen, erstreckt sich somit nicht konsequent auf die Arbeitswelt von produzierenden Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Prozessbeschreibung und einer Arbeitsanweisung?

Es gibt viele Überschneidungen zwischen einer Arbeitsanweisung und einer Prozessbeschreibung: Beide erfassen Arbeitsabläufe und Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen mit dem Ziel, Effizienz sicherzustellen und Wissen nachhaltig zu sichern. Der Unterschied ist jedoch, dass Arbeitsanweisungen ganz konkrete Arbeiten bzw. Arbeitsschritte in detaillierter Form beschreiben, während Prozessbeschreibungen tendenziell eher komplexe Prozesse schildern, die häufig eine abteilungsübergreifende Relevanz haben und meist in der Qualitätssicherung zum Tragen kommen. Die Prozessbeschreibung ist folglich in Form und Inhalt freier und kann auch dazu eingesetzt werden, allgemeine Abläufe oder Best Practices in einem Unternehmen zu dokumentieren.

Dies bedeutet mit anderen Worten: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter strukturiert und sehr kleinteilig durch einzelne Arbeitsschritte hindurchlotsen wollen, bietet sich eher die Arbeitsanweisung als Instrument an. Der beste Weg ist hierbei die digitale Arbeitsanweisung, denn diese hat gegenüber der papierbasierten unschätzbare Vorteile.

7+1 Vorteile einer digitalen Dokumentation mit Operations1

Gegenüber einer papierbasierten hat eine digitale Arbeitsanweisung viele Vorzüge:

  1. Einfache Erstellung von Arbeitsanweisungen per Drag & Drop und vordefinierten Funktionsbausteinen

  2. Mehrsprachige Arbeitsanweisungen, die Mitarbeiter bild- und videogestützt intuitiv durch einzelne Arbeitsschritte führen

  3. Erhöhte Verständlichkeit durch Text, Markierungen, Piktogramme in Bildern, integrierte Checkpunkte, Transparenz zum Fertigungsfortschritt, Effizienz und Transparenz

  4. Automatische Erstellung von variantenspezifischen Arbeitsanweisungen durch Anbindung an ERP-System

  5. Globale Organisation und Standardisierung von Prozesswissen über Strukturklassen und modularen Aufbau von Arbeitsanweisungen

  6. Probleme können von Mitarbeiter direkt im Arbeitsschritt per Task-Funktion gemeldet und kollaborativ via Live-Chat gelöst werden

  7. Überblick über Arbeitsfortschritt in Echtzeit einsehbar

  8. Schaffung eines zentralen und zugleich flexiblen Punkts der Prozesswahrheit aller mitarbeitergeführten Prozesse

Ihrem Unternehmen bietet die Operations1-Softwarelösung folgenden Mehrwert:

  1. Vermeidung von Medienbrüchen durch digitale Verknüpfung von Systemen (ERP-Operations1-ERP)

  2. Aufwandsreduzierung durch einfache, digitale Aktualisierung und Versionierung von Arbeitsanweisungen

  3. Globale Standarisierung von Arbeitsanweisungen für Standorte/Werke

  4. Schnelleres Anlernen neuer Mitarbeiter und Reduzierung von Fehlern

  5. Nachhaltige Wissenssicherung

  6. Höhere Produktivität bei Problemen in Arbeitsschritten durch kollaborativen Lösungsansatz


Die Ausführungen zeigen:
Prozessbeschreibungen sind wichtig, für die Prozessoptimierung, den Wissenstransfer und die Resilienz eines Betriebs. Durch die Einführung einer Connected Worker Plattform werden Prozessbeschreibungen interaktiv und intuitiv, sodass sie auf dem Shopfloor zum Leben erweckt werden, anstatt ungenutzt in QM-Handbüchern in Vergessenheit zu geraten.

Fazit: Die digitale Dokumentation schlägt die Brücke zum vernetzten Arbeiten.

Sie möchten mehr erfahren oder gar die Connected Worker Plattform von Operations1 testen?

Füllen Sie hierfür bitte das Kontaktformular mit Ihren Gedanken und Zielen aus. Wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.

Stefanie Ibrahim

Content Marketing Manager stefanie-evita.ibrahim@operations1.com

Stefanie Evita Ibrahim ist Content Marketing Managerin bei Operations1. Die studierte Literaturwissenschaftlerin und ehemalige Lektorin war zuvor in mehreren Groß- und Kleinunternehmen tätig und konnte viel Erfahrung in den unterschiedlichsten Themenfeldern sammeln. Ihr Interesse für Technologie und digitale Innovation führte sie schließlich wieder zu einem Start-up zurück, bei dem sie neben einem hoch motivierten und kreativen Team den besonderen Start-up-Spirit schätzt.

Empfohlene Artikel

Die „Connected Worker Plattform” stellt eine neue Technologie-Kategorie dar, welche den Menschen im Produktionsumfeld in den Mittelpunkt stellt. In diesem kompakten Guide erfahren Sie, warum dies wichtig ist, wie Sie vorgehen können, um eine Connected Worker Plattform einzuführen, und welche Ergebnisse Sie erwarten können.

Moritz Stern

02.08.2022

Mehr erfahren

Total Productive Maintenance (TPM) ist ein umfassendes Instandhaltungskonzept zur Ermöglichung eines störungsfreien Produktionssystems. In unserem ausführlichen TPM-Guide erläutern wir den komplexen Begriff und seine Historie, erklären die unterschiedlichen Bausteine von TPM, gehen anhand von Beispielen auf Vor- und Nachteile der Methode ein und illustrieren die Einführung. Am Ende wird deutlich: Unternehmen, die mit der Zeit gehen wollen, kommen an digitaler TPM nicht vorbei.

Stefanie Ibrahim

10.08.2022

Mehr erfahren

In vielen Unternehmen werden Arbeitsanweisungen noch immer in Papierform bereitgestellt. Aufgrund von Komplexität und Prozessdokumentation ist diese Vorgehensweise ineffizient und nicht mehr zeitgemäß. Versionenchaos und Zeitaufwand sind nur zwei unwirtschaftliche Folgen. Wir beleuchten vier weitere.

Moritz Stern

20.10.2021

Mehr erfahren

Buzzwords wie Industry 4.0 oder Smart Factory sind in aller Munde. Die meisten produzierenden Unternehmen investieren zwar bereits viel in ihre Digitalisierung. Oft entstehen dabei aber Datensilos und die Komplexität für operative Mitarbeiter steigt. Adaptive Process Execution Software hilft dabei, den Produktionsprozess ganzheitlich zu denken, den operativen Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen und die Organisation zu vernetzen.

Benjamin Brockmann

26.10.2021

Mehr erfahren

Seinen Kunden eine hohe Variantenvielfalt zu bieten wird perspektivisch kein Differenzierungsmerkmal, sondern ein Standard, welcher auch operativ in Montageprozessen, Prüfprozessen und sonstigen Arbeitsabläufen berücksichtigt werden muss. Mit steigender Variantenzahl wird eine geeignete Datenstruktur immer wichtiger.

Moritz Stern

25.10.2021

Mehr erfahren