Wareneingangskontrolle: Die digitale Checkliste

Die Wareneingangskontrolle ist wichtig, um festzustellen, ob eine Lieferung hinsichtlich Menge und Qualität der initial aufgegebenen Bestellung entspricht. Als Grundlage für die Prüfung der eingehenden Ware dient der Lieferschein. Die Wareneingangskontrolle ist von hoher Bedeutung für jeden Produktionsbetrieb.

Jedes produzierende bzw. veredelnde Unternehmen benötigt Güter in Form von Roh- und Betriebsstoffen, Fertigerzeugnissen oder Halbfabrikaten, die sie weiterverarbeiten oder -verkaufen. Diese Güter werden bei Anlieferung sowohl auf Vollständigkeit als auch auf ihre Qualität geprüft.

Sie sorgt nicht nur für Effizienz und einen optimalen Warenfluss, sondern ist gleichzeitig ein signifikanter Faktor im Qualitätsmanagement. Hier werden Stichproben entnommen und auf die geforderte Qualität überprüft. Dabei ist die kontinuierliche Dokumentation aller Feststellungen durch die Checkliste in der Wareneingangskontrolle von zentraler Bedeutung. Sie hat Einfluss auf die gesamte Lagerwirtschaft und letztendlich auch auf die Produktion selbst.

Auch heute arbeiten viele Unternehmen in diesem Bereich noch immer verstärkt papierbasiert. Bestell- und Lieferscheine sind in der Regel gedruckte Dokumente. Ebenso sind die Checklisten für die Qualitätsprüfung meist ein Stapel Zettel – schließlich müssen sie vom Prüfer unterschrieben und aufwendig archiviert werden. Das birgt viele Risiken.

Finden Sie Ihren individuellen Weg zur digitalen Wareneingangskontrolle

Das Wichtigste vorweg: Sowohl die quantitative Wareneingangskontrolle mit Checkliste als auch die Qualitätskontrolle der gelieferten Güter lassen sich ideal digitalisieren. Dabei können sämtliche Prozesse und unternehmensübergreifende Systeme, wie z. B. ERP und MES, über diverse Schnittstellen nahtlos integriert bzw. angebunden werden. Auch die Form lässt sich den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens sowie gängigen Normen und Standards entsprechend anpassen.

In diesem Blog geben wir Ihnen Antworten auf die fünf relevanten Fragen, sodass Sie den Weg in Ihre digitale Wareneingangskontrolle beschreiten können:

• Welche Rolle spielt die Wareneingangskontrolle im Unternehmen?

• Welche Bedeutung hat die klassische Zettelwirtschaft für eine Organisation?

• Wieso setzen führende Unternehmen auf eine digitale Checkliste in der Wareneingangskontrolle?

• Wie können Unternehmen durch eine Software auch über die digitale Wareneingangskontrolle hinaus profitieren?

• Wie kann der Weg von einer papierbasierten zu einer digitalen Checkliste in der Wareneingangskontrolle aussehen?

Der Wareneingang steht am Anfang der Wertschöpfungskette innerhalb einer Fabrik. Hier werden Rohmaterialien, Betriebsmittel, Fertigerzeugnisse und Halbfabrikate von zumeist verschiedenen Lieferanten angeliefert. Unmittelbar bei der Anlieferung gilt es, die Waren auf ihre Vollständigkeit und ihre Qualität hin zu überprüfen. Hierbei werden u. a. Warenbegleitpapiere kontrolliert. Diese umfassen z. B. Speditionsübergabeprotokolle, Packlisten, Lieferscheine oder – bei Lieferungen aus dem Ausland – auch mögliche Zollpapiere. Gleichzeitig werden aber auch neue bzw. zusätzliche Dokumente erstellt. Damit soll eine lückenlose Prozesskette dokumentiert werden, um bei Regressfällen auskunftsfähig zu sein und notwendige rechtssichere Nachweise erbringen zu können.

Fehler, die hier nicht erkannt werden, können später sehr teuer werden. Das können zum einen fehlende Stückzahlen sein, deren Fehlen nicht bemerkt und somit nicht dokumentiert wurde. Im Nachhinein können fehlende Güter nur in den seltensten Fällen nachgefordert werden. Gleiches gilt zum anderen für unzureichende Qualität des Materials oder Schäden, die beim Transport entstanden sind. Entsprechen die gelieferten Roh- und Betriebsstoffe nicht den notwendigen Standards, müssen diese unmittelbar beim Lieferanten beanstandet werden. Im Fall von Transportschäden kann der Empfänger die Annahme der Waren verweigern.

Deshalb erfolgen Wareneingangskontrollen in der Regel in Anwesenheit des Lieferanten. Mittels Wareneingangsprüfung stellen Unternehmen somit nicht nur ihren eigens definierten Qualitätsanspruch sicher, sondern sichern sich vor allem auch wirtschaftlich ab. Laut Handelsgesetzbuch sind Unternehmen sogar dazu verpflichtet, angelieferte Waren unverzüglich, d. h. unmittelbar nach Erhalt, auf mögliche Mängel und Vollständigkeit zu untersuchen.

Wird keine Wareneingangskontrolle vorgenommen und werden Mängel dadurch erst im Nachhinein festgestellt, muss der Belieferte die Waren trotzdem vollständig bezahlen – unabhängig davon, wie beschädigt oder mangelhaft diese ist. Zeigen sich Mängel erst bei der Weiterverarbeitung der Waren, handelt es sich um sogenannte verdeckte Mängel. Diese müssen unverzüglich dem Hersteller gemeldet werden. Eine verspätete Meldung führt auch hier zum Verlust der Rechte auf Gewährleistung.

Unternehmen, die auf die Wareneingangskontrolle verzichten, müssen gegebenenfalls mit weiteren Konsequenzen rechnen. Wenn nicht entdeckte Mängel in Kauf genommen werden, ist das verarbeitende Unternehmen beim Weiterverkauf der Waren seinen Kunden gegenüber schadenersatzpflichtig. Der Lieferant kann sich außerdem auf die Verletzung der Schadenminderungspflicht berufen.

Die Kontrolle wird durch geschultes Personal in der Wareneingangsabteilung durchgeführt. Sie umfasst zum einen den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und tatsächlich gelieferter Menge, zum anderen wird auch die Überprüfung der Güterqualität durchgeführt. Dabei werden alle gelieferten Materialien mit den dazugehörigen Begleitpapieren abgeglichen. Je nach Menge der benötigten Güter werden diese Kontrollen – z. B. Messen, Wiegen, Zählen – mittels einer Totalerhebung oder einer Stichprobe durchgeführt. Auch Probennahmen und Werkstoffprüfungen gehören mitunter zur normalen Wareneingangskontrolle. Sämtliche Ergebnisse dieser Überprüfungen müssen – oftmals handschriftlich – in Protokollen dokumentiert werden.

Welche Bedeutung hat die Zettelwirtschaft für eine Organisation?

Die meisten Unternehmen erhalten fast täglich Lieferungen – viele sogar mehrere LKW-Ladungen innerhalb weniger Stunden. So entstehen in den Wareneingangsabteilungen schnell große Mengen an Dokumenten. Die Mitarbeiter sind oft einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, Protokolle und Dokumentationen abzulegen und zu archivieren.

Das kostet zum einen wertvolle Zeit, die eigentlich auf die fachgerechte Prüfung der angelieferten Waren verwendet werden sollte. Zum anderen verliert der Kunde, sofern beim Wareneingang keine Kontrolle der Lieferung durchgeführt wird, für den Fall, dass er beschädigte Waren erhalten hat, seine Gewährleistungsrechte.

Doch damit nicht genug. Führt ein Unternehmen die Wareneingangskontrolle papierbasiert durch, drohen darüber hinaus weitere große Risiken für die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens sowie die später folgenden Produktionsschritte. Werden Informationen nicht digital nachgehalten, ist die Gefahr, dass wichtige Informationen schlichtweg verlorengehen, sehr groß. Ein Zettel wird im Eifer des Gefechts einfach irgendwo liegen gelassen oder im falschen Ordner abgeheftet. Wenn später noch einmal Informationen zu einer konkreten Lieferung abgefragt werden, geht die Suche los und endet oft erfolglos.

Ohne Daten ist auch keine Auswertung der Qualitätsbefunde möglich. Das erschwert beispielsweise auch die Bewertung der Lieferanten. Weniger gute Lieferanten oder wiederholt unzureichende Warenqualität werden so oft erst nach langer Zeit erkannt. Das hat Auswirkungen auf die Produktion und die spätere Produktqualität. Ebenso können Reklamationen mit digitalen Bildnachweisen sehr viel schneller und einfacher beim Lieferanten durchgesetzt werden und im Falle eines Rechtsstreits belegt werden.

Ein weiterer Nachteil der papierbasierten Wareneingangskontrolle ist der große Aufwand bei der Erstellung der zu verwendenden Dokumente. Ist ein Protokoll oder Checkliste für die Wareneingangskontrolle einmal konzipiert und vervielfältigt, ist der Aufwand Aktualisierungen oder Korrekturen vorzunehmen extrem hoch. Ganz zu schweigen von der Ressourcenverschwendung und der Frage, die sich Mitarbeiter garantiert stellen: Welches war denn jetzt der letzte Stand und welches Papier soll ich verwenden? Die Folge sind Ungenauigkeiten und Fehler sowie nicht übereinstimmende Angaben in Systemen und auf sämtlichen Papieren.

Die papierbasierte Checkliste der Wareneingangskontrolle und ihre Risiken:

• Ineffiziente Abläufe in der Wareneingangsprüfung

• Verlust von Gewährleistungsrechten bei nicht zeitgerechter Prüfung

• Geringe Nachverfolgbarkeit der Informationen

• Keine Auswertbarkeit der Qualitätsbefunde zur kontinuierlichen Verbesserung
  Fehlende Datengrundlage zur Bewertung der Lieferantenperformance

• Hoher Aufwand zur Erstellung und Aktualisierung von Checklisten

Wieso setzen führende Unternehmen auf die digitale Checkliste in der Wareneingangskontrolle?

Die Vorteile eines vollständig digitalisierten Wareneingangs liegen auf der Hand. Deshalb setzen auch immer mehr und vor allem große Unternehmen auf eine gezielte, vollumfängliche Digitalisierung in diesem Bereich. Eine digitale Wareneingangskontrolle ist deutlich aussagekräftiger als eine handschriftliche auf Papieren. Zum einen lassen sich Fotos als spätere Beweismittel direkt in digitalen Checklisten integrieren. Zum anderen sparen die Mitarbeiter viel Zeit beim Abhaken der intelligenten, digitalen Checkliste auf Smartphone oder Tablet. Des Weiteren ist die einfache Archivierbarkeit und spätere Durchsuchbarkeit einer der schlagenden Vorteile einer digitalen Checkliste in der Wareneingangskontrolle. Die Ablage der Prüfprotokolle in Papierform entfällt gänzlich und somit auch ein unnötiger und zeitfressender Verwaltungsaufwand.

Unzählige Regalkilometer für Aktenordner verschwinden in der Virtualität der unternehmenseigenen Serverlandschaft oder einer Cloud. Dadurch sind die Daten immer von überall und für alle relevanten Personen zeitgleich einsehbar und können somit auch wirklich genutzt werden. Z. B. dann, wenn es gilt Prozesse auszuwerten und Entscheidungen zu treffen.

Zudem lassen sich alle Angaben aus dem Wareneingang direkt über Schnittstellen in sämtliche unternehmensweite Systeme, etwa ERP oder MES übertragen. Das sorgt für mehr Transparenz im gesamten Produktionsprozess – vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt. Doch die digitalen Checklisten bieten noch weitere Vorteile. Sie sind sehr einfach in der Handhabung und leiten die Mitarbeiter durch den gesamten Prozess der Warenannahme. So ist es quasi unmöglich, dass auch nur der kleinste Prüfschritt vergessen wird.

Mitarbeiter können selbst Bilder von Beschädigungen oder anderen Besonderheiten erstellen und sie direkt dem Dokument hinzufügen. Daneben können sie auch wichtige Kommentare ergänzen, die für die Verbesserung der Prozesse bei der Warenannahme hilfreich sind. Das verkürzt auch die Wege zwischen der Belegschaft und dem Management. Wichtige Informationen dringen direkt an die Verantwortlichen vor. Auch hier geht nichts mehr verloren.

Mithilfe einer scanner- oder log-in-basierten Nutzererkennung ist es zudem sehr einfach, die Arbeit und Zuständigkeiten eines jeden einzelnen Mitarbeiters nachzuvollziehen. Das hilft insbesondere, wenn später Rückfragen zu einer Lieferung auftauchen oder weitere Aufgaben anfallen, die unbedingt vom gleichen Bearbeiter erledigt werden müssen. Unleserliche Unterschriften oder Kürzel gehören der Vergangenheit an. Quittiert wird direkt mit der digitalen Identität. Datum und insbesondere Uhrzeiten sind längst keine gerundeten ca.-Werte mehr, sondern entsprechen zu 100 Prozent der wirklichen Zeitangabe.

Die Vorteile von digitalen Checklisten in der Wareneingangskontrolle:

• Umfassende Nachverfolgbarkeit von Informationen und automatische Archivierung

• Direkte Einbindung von Fotos und Videos und Verknüpfung mit dem Auftrag

• Anbindung von Sensoren wie Waagen oder Scanner zur dynamischen Wertübergabe

• Echtzeitkommunikation von relevanten Befunden für den Produktionsprozess

• Weniger Dokumentationsaufwand im Wareneingang

• Auswertung von Wareneingangsdaten in Echtzeit

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Wie können Unternehmen durch eine Software auch über die Wareneingangskontrolle hinaus profitieren?

Vermutlich werden nahezu alle anderen Abteilungen und Unternehmensbereiche von der digitalisierten Wareneingangskontrolle profitieren. Das fängt bei den eben bereits genannten Produktionsabteilungen an. Sie können Bestellungen besser koordinieren und wissen immer genauestens über Lagerbestände und die Qualität des vorhandenen Materials Bescheid. Auch der Einkauf, das Controlling und die Managements ziehen wertvolle Erkenntnisse aus den Informationen, die der Wareneingang verzeichnet und für alle relevanten Anspruchsgruppen verfügbar macht.

Verhandlungen mit den Lieferanten lassen sich auf Basis valider Daten eindeutig leichter führen. Bewertungen, mögliche Strafen oder Preisabzüge lassen sich anhand von digitalen Beweisen einfach argumentieren. Das Controlling – sowohl für den Wareneingang als auch für das gesamte Unternehmen –wird ebenfalls wesentlich genauer und kann sich auf konkrete Werte aus der Warenannahme stützen. Die Vorteile beschränken sich also längst nicht nur auf eine Abteilung, sondern ziehen weitreichende Verbesserungen für das ganze Unternehmen nach sich.

Wie kann der Weg von einer papierbasierten zu einer digitalen Checkliste in der Wareneingangskontrolle aussehen?

Sobald der Begriff Digitalisierung fällt, stellen sich auch heute noch viele Mitarbeiter und Entscheider einen aufwendigen, langjährigen Prozess vor, der oft in Frustration und ohne zufriedenstellendes Ergebnis endet. Doch für diese Annahme gibt es keinen Grund. Ganz grundlegend sei an dieser Stelle gesagt, dass die Digitalisierung der Wareneingangskontrolle nur wenige Wochen in Anspruch nimmt. Dabei ist der wichtigste Aspekt eine gute Vorbereitung. Diese umfasst vor allem die Sammlung und Gliederung aller Anforderungen an eine digitale Wareneingangskontrolle.

Sobald die Anforderungen mit dem Softwareanbieter besprochen und in konkrete Arbeitspakete überführt sind, kann es losgehen. Zunächst sollte mit einer Bereinigung der bestehenden Dokumente zur Wareneingangsprüfung begonnen werden. Anschließend werden alle relevanten Dokumente und Papiere in die digitale Welt überführt, sodass sie den Mitarbeitern später auf mobilen Endgeräten oder an festen Prüfterminals zur Verfügung gestellt werden können. Nun müssen die Interaktionen entsprechend der individuell im Unternehmen anfallenden Aufgaben konfiguriert werden. Daraus werden dann die bereits thematisierten, interaktiven Checklisten, die die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch jeden einzelnen Prüfprozess leiten.

Wenn alle Dokumente digitalisiert wurden, werden alle benötigten Sensoren angebunden, etwa für Waagen, Messeinrichtungen, QR- und Barcode-Scanner sowie mögliche weitere Prüfinstrumente. Dadurch kann später die automatische Wertaufnahme erfolgen. Der Automatisierungsgrad der Wareneingangskontrolle wird so um ein Vielfaches erhöht. Im gleichen Zug reduziert sich der Mitarbeiteraufwand für Übertragungs-, Schreib- und Archivieraufwand. Darauffolgend kann schließlich das eigene Dashboard erstellt werden. Über dieses lassen sich Wareneingangsmetriken überwachen. Hier gilt es, sämtliche relevanten Parameter zu hinterlegen.

Basierend auf den gewonnenen Daten können dann wichtige Entscheidungen für das Wareneingangsmanagement getroffen werden. Etwa ob die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten aufgrund sich wiederholender oder häufender Fehler besser beendet werden sollte. Oder ob gegebenenfalls mehr oder weniger von einem Rohstoff pro Lieferung bezogen werden muss, um den Lagerungsprozess besser an die Bedürfnisse der Produktion anzupassen.

Der Start in die digitale Wareneingangskontrolle – besser heute als morgen!

Zunächst einmal vereinfacht und beschleunigt die Digitalisierung der Wareneingangskontrolle die täglichen Prozesse im Wareneingang jedes Unternehmens. Doch das ist nur ein großer, sichtbarer Effekt, den eine Assistenzsoftware erzielt.

Die konsequente Digitalisierung aller Abläufe, Dokumente und Checklisten sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit schon bei der Anlieferung des Rohmaterials und von Vorprodukten. Sie ermöglicht eine einfache Datensammlung und -auswertung. So entfallen nicht nur lästige handschriftliche Dokumentationen und aufwendige, platzintensive Archivierungsaufgaben.

Im gleichen Zug werden bei der Digitalisierung durch eine Assistenzsoftware bereits mittel- und langfristig spürbar Kosten reduziert. Zu einen entfällt der Lagerplatz für die vielen Papierordner. Zum anderen wird kostbare Arbeitszeit der Fachkräfte gespart. Diese können ihre Kapazitäten dank des digitalen Assistenzsystems vollständig der Qualitätsprüfung und der strategischen Optimierung des Wareneingangs widmen. Ebenso entfallen Kosten für Fehler, die durch verlorene Dokumente oder menschliche Fehler bei der Warenannahme geschehen können – etwa das Vergessen eines wichtigen Prüfschrittes.

All diese Argumente machen deutlich, dass Unternehmen, die im Wareneingang noch immer hauptsächlich papierbasiert arbeiten, besser heute als morgen mit der Einführung einer digitalen Assistenz in Form einer Software starten sollten.