MS Office und Papier ade: Digitales Management von Inbetriebnahme-Dokumenten

In diesem Blogartikel teilen wir mit Ihnen unsere Erfahrungen aus der Praxis über die Herausforderungen von Dokumentenmanagement im Inbetriebnahme-Bereich. Wir werfen bewusst einen fokussierten Blick auf den Inbetriebnahme-vorgelagerten Prozess, weil hier oft ein hohes Maß an nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten vorzufinden ist. Wir werden in separaten Artikeln weitere Themen wie ineffiziente Inbetriebnahme und Nachweisführung behandeln.

Folgende Aspekte werden in diesem Blogbeitrag behandelt:

- Was sind die aktuellen Herausforderungen beim Dokumentenmanagement im Bereich Inbetriebnahme?

- Welche Lösungsansätze gibt es hierfür?

- Was sind die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements mit einer Connected Worker Plattform?

Durch die Digitalisierung des Inbetriebnahmeprozesses mit einer Connected Worker Plattform können Ineffizienzen, Medien- und Systembrüche sowie Datensilos beseitigt werden und enorme Verbesserungspotenziale gehoben werden:

• Einfache Erstellung von multimedialen digitalen Prüfprotokollen mit Drag & Drop-Editor zentral in einer Software Im Vergleich zu Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien gibt ein integrierter Editor in einer Connected Worker Plattform oft das Design und die Dokumentenstruktur vor. Im konkreten Beispiel von Operations1 basiert die Dokumentenstruktur auf langjähriger Zusammenarbeit und kontinuierlichen Feedback-Interviews mit Kunden. Dadurch wird bereits ab Erstellung eines Inbetriebnahme-Dokumentes gewährleistet, dass Arbeitsschritte strukturiert sowie übersichtlich dargestellt werden und Mitarbeiter die dargestellten Informationen einfach konsumieren können.
  Durch Drag & Drop-Elemente können Arbeitsschritte schnell und einfach erstellt und mit einer breiten Auswahl an Interkationen wie bspw. IO-Bestätigung, Checkboxen, Zahlenrückgaben, Multiple-Choice, Freitextfelder usw. versehen werden. Vor allem die Aufnahme oder das einfache Einfügen von interaktiven Medien wie Bildern und Videos ermöglicht Ihnen komplexe Inhalte an Mitarbeiter einfach zu vermitteln. Durch die einfache Funktionalität eines integrierten Dokumenten-Editors haben Sie mit wenigen Klicks und Medien ein intuitives digitales Inbetriebnahme-Dokument erstellt.

• Vermeidung von Medien- und Systembrüchen Durch eine Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements vermeiden Sie vor allem den Ausdruck auf Papier und sparen sich weitere Druck- und Büromaterialkosten. Diese Tatsache ist nicht nur für Unternehmen mit Umwelt- bzw. Nachhaltigkeitszielen sehr interessant, sondern verschlankt Ihre Prozesse  durch Vermeidung unnötiger administrativer Tätigkeiten, die beim papierbasierten Prozess auftreten.

• Direkte Zuweisung von Arbeitsaufträgen, Aufgaben und Dokumenten an Mitarbeiter durch mitarbeiterspezifisches Dashboard Müssen sich bei papierbasierten Prozesse die Mitarbeiter auf dem Shopfloor ggf. selbst die passenden Auftragsordner suchen oder manuell durch die Arbeitsvorbereitung bereitgestellt werden, können QS und AV mit einer Connected Worker Plattform die Aufträge und passenden Dokumente direkt Mitarbeitern zuweisen. Dabei werden die Aufträge auf einem Dashboard klar verständlich mit Auftragsstatus und Fälligkeitsinformation dargestellt. Dadurch wissen Mitarbeiter sofort, welche Aufträge sie wann zu erledigen haben und können sich gänzlich auf die Ausführung des Auftrags und die Durchführung der Inbetriebnahme konzentrieren.

• Digitale Versionierung von Dokumenten mit integriertem Freigabeprozess Baureihen und Maschinenspezifikationen sind im Rahmen der Produktweiterentwicklungen, sich ändernden Kundenwünschen etc. ständigen Änderungen und Anpassungen ausgesetzt – schlussfolgernd sind dadurch auch Inbetriebnahmedokumente davon betroffen. Wo sich bisherige hybride Revisions- und Freigabeprozesse, bestehend aus MS Office und Papier, sich als sehr arbeitsintensiv erwiesen, bietet eine CWP im Gegensatz hierzu einen integrierten Freigabeprozess. Dieser wird bereits vor der Veröffentlichung von Dokumenten initiiert, indem der Bearbeiter die Möglichkeit hat, Änderungsnotizen zu hinterlegen, die Versionsnummer-Logik zu bestimmen und eine Freigabe durch einen Vorgesetzten oder Kollegen zu erbitten. Dies sorgt nicht nur für eine höhere Prozesssicherheit, sondern für eine höhere Freigabetransparenz, da u.a. Aktualisierungen durch Änderungsnotizen im historischen Dokumentenverlauf zurückverfolgt werden können.
  

• Zentrales Dokumentenmanagement von allen Inbetriebnahme-Dokumenten Werden Dokumente zentral in einer Software gepflegt, lässt sich nicht nur ein einheitliches Format sowie Design realisieren, sondern vor allem eine zentrale Bereitstellung von Dokumenten. Durch Strukturklassen wie Standort, Abteilung, Maschine, Dokumententyp etc. können Dokumente von Beginn an strukturiert und sehr übersichtlich organisiert werden. Dadurch wird nicht nur die Auffindbarkeit in Suchfunktionen unterstützt, sondern auch die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente ermöglicht.
  Die Möglichkeit, einen einheitlichen, globalen Prozessstandard für die baureihenspezifische Inbetriebnahme durch standardisierte Dokumente in den werkspezifischen Landessprachen zu etablieren, birgt enorme Potenziale zur Steigerung der Qualität und Prozesseffizienz.