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Worum es geht

Wie Sie eine Grundlage für effizientes Self-Learning schaffen und somit vermeiden, dass die "Neuen" eine lange Zeit hilflos mitlaufen müssen, lesen Sie in diesem Blog. Wir beleuchten die vier häufigsten Probleme, die beim Onboarding auftreten können und zeigen, wie Softwarelösungen diesen vorbeugen können.

Neue Mitarbeiter einarbeiten kostet Zeit

Fachkräfte werden aktuell dringend benötigt. Doch wenn der lang herbeigesehnte, neue Kollege dann endlich seinen ersten Arbeitstag antritt, ist die Herausforderung längst nicht gelöst. Ganz gleich, wie gut die Ausbildung und Erfahrung ist, jeder neue Mitarbeiter benötigt Zeit, um vernünftig angelernt zu werden, Prozesse und Abläufe zu verstehen und sich mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut zu machen. Computerprogramme, Fertigungsprozesse, Wartungsintervalle und Wartungsabläufe von Maschinen und Anlagen: Das alles unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und basiert zu großen Teilen auf individuellem Mitarbeiter-Know-how.

Mitarbeiter einarbeiten: 4 Probleme

Fakt ist: Was der eine sich über Jahre, teilweise Jahrzehnte an Erfahrung aufbaut, wird der andere nicht innerhalb weniger Tage lernen. Es dauert lange bis ein neuer Mitarbeiter produktiv ist. Denn noch immer sind die folgenden Situationen Alltag in den meisten Unternehmen:

1. Unterschiedliche Wissensstände
Mitarbeiter haben unterschiedliche Wissensstände. Neue Mitarbeiter und Leiharbeiter müssen sich bei den „alten Hasen“ erkundigen. Das beansprucht viel Arbeitszeit der erfahrenen Mitarbeiter und hält sie von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

2. Veraltete Dokumente
In Papierunterlagen dokumentierte Informationen sind oft veraltet und nicht vollständig. Schließlich leidet die Qualität der Arbeit darunter.

3. Fehlende Dokumentation
Es mangelt an Erfahrungswissen der Mitarbeiter oder teilweise ist gar nichts dokumentiert. Gewisse Kniffe und Tricks stehen in keinem Handbuch, sondern existieren allein im Kopf bestimmter Mitarbeiter.

4. Fehlende Standardprozesse
Für ein strukturiertes Anlernen fehlen oft Standardprozesse.

Die Lösung: Mitarbeiter einarbeiten mit digitaler, interaktiver und integrierter Software

Die Lösung all dieser Probleme ist denkbar simpel: eine einfache Dokumentation anhand einer App für Produktionsmitarbeiter, die mithilfe von Videos und Bildern den jeweiligen Prozess Schritt für Schritt abbildet. Mitarbeiter klicken sich spielend leicht durch die einzelnen Arbeitsschritte, bestätigen deren Erledigung anhand von Checkpunkten und digitaler Unterschrift und können gleichzeitig mit Bildern und Videos mögliche Unregelmäßigkeiten oder Fehler nachvollziehbar dokumentieren. Die Interaktion mit der Software lässt Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit auf ganz neue Weise erleben und hilft gleichzeitig, Prozesse immer aktuell zu halten und auf einen globalen Prozessstandard zu bauen. Zudem werden Erfahrungen für andere Kollegen protokolliert.

Zusätzlich helfen didaktisch aufgebaute Lernunterlagen Mitarbeitern beim Self-learning und unterstützen das „Training on the Job“, damit sie sich kontinuierlich für weitere Aufgaben qualifizieren.

Vorteile für den Anwender

  • Unerfahrene Mitarbeiter können einzelne Arbeitsschritte durch umfassende Informationen besser nachvollziehen.

  • Entlastung der erfahrenen Produktionsmitarbeiter und Meister.

  • Die App unterstützt auch erfahrenere Produktionsmitarbeiter dabei, mit der steigenden Variantenvielfalt umzugehen.

  • Mitarbeiter stehen bei der Arbeit weniger unter Druck. Sie wissen, wo sie nachschauen können, sollten sie einmal Hilfe und Unterstützung benötigen.

Vorteile für das Unternehmen

  • Der neue Mitarbeiter kann schneller produktiv arbeiten.

  • Das Prozesswissen aller Mitarbeiter wird digital abgesichert.

  • Der Spaßfaktor beim Umgang mit der intuitiven Software motiviert die Mitarbeiter zusätzlich, denn die frustrierende Suche nach einer Information im Papierstapel oder im Aktenschrank entfällt.

  • Mitarbeiter können flexibler in verschiedensten Gebieten eingesetzt werden, was beispielsweise in unvorhergesehenen Krisensituation hilfreich sein kann.

Fazit

Mitarbeiter einarbeiten mit digitalen Arbeitsanweisungen und Checklisten lohnt sicht: Unbekannte Arbeitsprozesse können interaktiv erlernt werden und Anlern- sowie Weiterbildungsphasen in Unternehmen werden enorm erleichtert und beschleunigt. Auswertungen haben ergeben, dass Mitarbeiter, die die Basics via Tablet erlernen, 50 % schneller produktiv sind. Zudem bedeutet Self-learning 80 % weniger Aufwand für erfahrene Kollegen beim Anlernen neuer Arbeitskräfte.

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Moritz Stern

Head of Strategy & Marketing moritz.stern@operations1.com

Zum Autor

Moritz Stern leitet bei Operations1 die Bereiche Strategie und Marketing. Vor seinem Wechsel zu Operations1 war Moritz bei Strategy& tätig, der Strategieberatung von PwC. Hier hat er Kunden aus dem Operations-Umfeld rund um den Globus in strategischen Themen beraten. Zuvor war Moritz tätig bei Alstom Power, Merck KGaA und Arthur D. Little. Moritz ist studierter Wirtschaftsingenieur (M. Sc.).

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