Digitale Warenausgangs-Kontrolle: Kosten für ungerechtfertigte Reklamationen senken

Die Warenausgangskontrolle ist ein wichtiger und häufig unterschätzter Bereich von produzierenden Unternehmen wie Maschinen- und Anlagenbauern. Es ist die letzte Station im Unternehmen, bevor sich die Waren auf den Weg zum Kunden machen.

Neben der Kommissionierung, Verpackung, Anfertigung von Belegen, wie z. B. Lieferscheinen, spielt die Kontrolle bzw. Prüfung eine wichtige Rolle im Warenausgang. In der Praxis kommen hier Checklisten zum Einsatz, die in vielen Unternehmen noch papierbasiert sind.

Heißt konkret: Checkliste in Excel erstellen, ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und manuell digitalisieren. Im Warenausgang helfen Checklisten dem Mitarbeiter bei der Überprüfung, ob die Ware in Art und Umfang der Kundenbestellung entspricht. Der entsprechende Mitarbeiter im Warenausgang sollte diese Checklisten unbedingt systematisch und sorgfältig abarbeiten, denn…

… die Warenausgangskontrolle spielt eine wichtige Rolle im Unternehmen

Die Warenausgangskontrolle ist wichtiger als im ersten Moment gedacht: Sie ist essenziell, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu gewährleisten und aufrechtzuerhalten. Mit einer ordentlichen Warenausgangskontrolle stellen Sie sicher, dass sich Bestellungen vollständig, sachgerecht verpackt und ohne Schäden auf den Weg machen. Denn fehlen Teile oder wurde die Ware beim Transport beschädigt, steht im schlimmsten Fall die Produktion Ihres Kunden still. Nach dem Eintreffen der Ware beim Kunden, nimmt dieser meist eine Wareneingangskontrolle vor.

Die Warenausgangskontrolle ist das letzte Glied in der internen Logistik-Kette. Denn mit der Übergabe der Waren an den Spediteur ist der Warenausgangsprozess abgeschlossen. Jedoch: Nur weil die Waren einwandfrei Ihr Lager verlassen haben, heißt das nicht, dass sie auch in diesem Zustand bei Ihrem Kunden ankommen. Auf dem Weg kann noch viel passieren und das liegt nicht in Ihrer Hand. In diesem Fall dient die dokumentierte Warenausgangskontrolle als wichtiges Beweismittel.

Das Einsparpotenzial durch die Warenausgangskontrolle ist groß

Die richtige und sorgfältige Dokumentation in der Warenausgangskontrolle lohnt sich. Angenommen Sie haben die Kundenbestellung ordentlich an den Versanddienstleister übergeben und doch kommt es zur Reklamation: Teile fehlen oder sind beschädigt angekommen. Natürlich möchten Sie die Kundenbeziehung, die Sie vielleicht über Jahre hinweg aufgebaut haben, nicht gefährden. Also senden Sie die fehlenden oder defekten Teile auf Ihre eigenen Kosten nach.

Ein Operations1 Kundenprojekt zeigt, wie hoch der daraus entstehende Schaden ausfallen kann: Dort kostete die Kulanz gegenüber den Kunden jährlich einen sechsstelligen Betrag. Regelmäßig verschwanden Teile von Lieferungen. Schlussendlich kosteten die fehlenden Beweise gegen das beauftragte Speditionsunternehmen mehrere hunderttausende Euro.

Mangelnde Beweislast durch papierbasierte Checklisten

Eine papierbasierte Checkliste, die nur aus abzuhakenden Checkpunkten besteht, hat allerdings wenig Beweiskraft. Der kontrollierende Mitarbeiter setzt möglicherweise ausversehen einen Haken, obwohl die Bestellung nicht vollständig ist. Hat Ihr Mitarbeiter hingegen ein Foto von der kompletten Bestellung im LKW des Spediteurs gemacht, haben Sie ein starkes Beweismittel. Kommt es zu Beschädigungen oder anderen Problemen, können Sie Ihren Versanddienstleister dazu auffordern, für den entstandenen Schaden aufzukommen. Denn Sie können ganz klar beweisen, dass Sie die Waren vollständig und unversehrt an ihn übergeben haben.

Wie Unternehmen von digitalen Checklisten in ihrer Warenausgangskontrolle profitieren

Eine Software für digitale Checklisten hilft Ihnen bei einer effizienten und sicheren Warenausgangskontrolle. Eine digitale Checkliste führt Ihre Mitarbeiter im Warenausgang Schritt für Schritt durch den Prozess. So wissen sie genau, was geprüft und auf Fotos oder Videos festgehalten werden muss. Die Fotos und Videos können direkt in der Software auf dem jeweiligen Gerät, z. B. dem Tablet, gemacht werden. Der Vorteil: eine einfache Archivierung. Sie bündeln mit wenig Aufwand alle wichtigen Daten in einem Tool und können im Falle von Reklamationen und Beschwerden durch Kunden schnell reagieren.

Die Bilder, Checkpoints und Werteeingaben sind direkt mit der Kundenbestellung verknüpft. Sie können also in Sekundenschnelle die Software durchsuchen: Sie geben beispielsweise einfach die Auftragsnummer in das Suchfeld ein und schon haben Sie alle Daten, die Sie für die Überprüfung und Bearbeitung einer Reklamation brauchen. Dank der Klassifizierungsmöglichkeit können Sie alle Reports z. B. nach Spediteur durchsuchen. Das ermöglicht Ihnen vollständige Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit und vor allem Absicherung gegen ungerechtfertigte Reklamationen.

Was sollte eine Checkliste zur Warenausgangskontrolle beinhalten?

• Allgemeine Bestellinformationen, wie z. B. Auftragsnummer, Kundennummer, etc.

• Name des Speditionsunternehmens und Kennzeichen des Transportmittels

• Datum des Warenausgangs, d. h. Übergabe an den Spediteur

• Bestellte Ware in korrekter Stückzahl (Soll-Ist-Abgleich mit dem Lieferschein)

• Ggf. Textfeld zum Eintragen von Gewicht und Anzahl der Pakete bzw. Paletten

• Überprüfung der Verpackung (Dokumentation des Verpackungsmaterials, Vorhandensein der Versandaufkleber, etc.)

• Überprüfung auf sichtbare Schäden

• Bildrückgaben, die Waren vollständig und unbeschädigt in dem LKW des Spediteurs zeigen

Wie Sie sehen, können Sie von einer digitalen Dokumentation Ihrer Warenausgangskontrolle profitieren und Geld sparen. Mit der Software Operations1 haben Sie alle wichtigen Informationen an einem Fleck und somit ein mächtiges Beweismittel im Falle von ungerechtfertigten Reklamationen.