Cloud-Software schnell und effektiv einführen 

Vorbereitung und Planung: Stellen Sie vor Start einer Softwareeinführung sicher, dass Sie die notwendigen Ressourcen für das Aufsetzen der Software freigestellt haben und alle, die an der Einführung beteiligt sind, wissen worum es geht und was ihre Rolle ist. Überlegen Sie bereits jetzt, welche Ziele Sie kurz- bis mittelfristig erreichen wollen, um im Kick-off mit den anderen Teilnehmern gemeinsame Ziele konkret festzulegen. Setzen Sie einen ersten Entwurf des Meilensteinplans auf und ordnen Sie den einzelnen Meilensteinen Verantwortlichkeiten zu. 

Kick-off Meeting mit allen relevanten Stakeholdern: Setzen Sie zum Starten des Softwareeinführungsprojekts ein Meeting mit allen Projektmitgliedern, dem Sponsor des Projekts und dem Customer Success Manager Ihres Softwareanbieters, auf. Hier sollte das Projektteam zum Scope des Projekts und den Meilensteinen abgeholt werden. Lassen Sie sich den Meilensteinplan von den jeweiligen Verantwortlichen im Nachgang zum Kick-off bestätigen, so dass Sie den Buy-in aller Beteiligten sicherstellen. Nutzen Sie das Kick-off zusätzlich dazu, mit allen Teilnehmern die Erfolgsfaktoren und Risiken zu brainstormen. Alles, was Sie kennen, kann Sie im Verlauf des Projektes nicht mehr überraschen. Schließen Sie das Kick-off mit einem Kommunikationsplan und den konkreten ersten Schritten im Projekt ab. 

Pilotprojekt mit der „Koalition der Willigen“: Starten Sie, gemeinsam mit Ihren Projektmitgliedern mit einem Pilotprojekt, d.h. einem klar abgegrenzten Bereich, in dem sie ein erstes definiertes Ziel nach maximal 8 Wochen Projektlaufzeit erreichen. Bauen Sie diesen Piloten als Leuchtturm auf, durch den die neu eingeführte Software für bis dato noch Unbeteiligte attraktiv wird. Ich empfehle solche Piloten immer mit einer „Koalition der Willigen“ durchzuführen. Suchen Sie das Team bzw. die Einzelnen, die Spaß an Verbesserungen durch Veränderung haben. Stellen Sie sicher, dass die Ziele mit dieser Koalition erreicht werden. Das ist der Grundstock für die weitere Softwareeinführung. 

Endanwendertest bei der Softwareeinführung: Iterieren Sie bei der Einführung der Software schnell. Sobald Sie ein vorzeigbares (und kein perfektes!) Ergebnis haben, sollten Sie die Endanwender aus Ihrer Koalition der Willigen dieses testen lassen. Dieses Vorgehen führt zu drei positiven Effekten: 
1. Sie beziehen die Endanwender von Beginn an mit ein und stellen sicher, dass die Software am Ende wirklich nutzbar ist. 
2. Sie können sehr schnelle, kurzzyklische Verbesserungen durch das Feedback erzielen. 
3. Sie betreiben gleichzeitig Changemanagement, indem sie alle Stakeholder mitnehmen. 

Evaluierung des Pilotprojekts: Nach Abschluss der Testphase und Vorliegen der Ergebnisse können Sie den Piloten evaluieren. Nutzen Sie dazu das Feedback der Systemadministratoren und der Endanwender, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Besprechen Sie dieses Feedback mit Ihrem Softwareanbieter und lassen Sie sich beraten, wie nicht optimale Punkte ausgemerzt werden können. Besprechen Sie mögliche Maßnahmen mit dem Projektteam und stellen Sie sicher, dass die final beschlossene Maßnahmen umgesetzt werden. 

Planung und Durchführung des Roll-outs: Nach erfolgreichem Abschluss des Piloten kann mit den Erkenntnissen aus dem Piloten der weitere Roll-out der Software geplant werden. Fangen Sie mit den Bereichen bzw. Standorten an, die die Software nutzen möchten. Sparen Sie sich die Überzeugungsbedürftigen bis zum Schluss des Roll-outs auf, wenn bereits weite Teile der Organisation die Software nutzen. Geben Sie erprobte Ressourcenangaben aus dem Piloten an die Teilnehmer des Roll-outs weiter, damit genügend Zeit für die Einführung der Software geblockt werden kann. Entwickeln Sie aus dem Piloten einen Standardmeilensteinplan, der immer wieder angewendet und verfeinert wird und stehen Sie als Ansprechpartner bei der Einführung zur Verfügung. 

Skalierung der Software: Etablieren Sie nach jeder erfolgreichen Softwareeinführung einen unternehmensinternen Kanal, um schnell und zielgerichtet Feedback zu sammeln und Ideen zur weiteren Nutzung der Software Bottom-up umzusetzen. Gehen Sie dabei wieder gemäß den einzelnen Schritten vor, bleiben Sie pragmatisch und setzen Sie auf Geschwindigkeit und 80/20-Lösungen statt auf Perfektion.