Wie Soudronic mit digitalen Prüfprozessen jährlich über 180.000 € einspart

Soudronic baut jedes Jahr rund 100 variantenreiche Maschinen und Komponenten für die Metallverpackungsindustrie, und jede davon durchläuft über mehrere Monate einen Prüfprozess in verschiedenen Abteilungen. Dokumentiert wurde das lange in Aktenordnern und mit Maximallisten, was 1.600 Stunden pro Jahr kostete und die Prozesssicherheit vom Erfahrungswissen einzelner Prüfer abhängig machte. Seit Soudronic die Prüfprozesse mit Operations1 digitalisiert und an ERP und DMS angebunden hat, entfallen Ablage und Archivierung vollständig, die Zusammenstellung der Dokumentation braucht 95 % weniger Aufwand, und das Unternehmen spart jährlich über 180.000 €.

Die Ausgangslage

Wer Maschinen in vielen Varianten und mit hohem Qualitätsanspruch baut, braucht eine lückenlose Prüfung. Bei Soudronic stellte die Produktionsplanung dafür pro Maschine einen ganzen Aktenordner mit Prüfdokumenten zusammen. Der Ordner wanderte mit der Maschine durch die Produktionsabteilungen und wurde nach Abschluss der Prüfung abgelegt und archiviert.

Bei Durchlaufzeiten von mehreren Monaten arbeiten verschiedene Mitarbeiter an derselben Maschine. Bei jedem Wechsel mussten sie sich zuerst einen Überblick verschaffen, welche Prüfschritte schon erledigt waren. Nach jeder Prüfung validierten die Abteilungsleiter die komplette Dokumentation, um sicherzustellen, dass kein Schritt fehlte. Zusammenstellung, Pflege und Ablage der Prüfdokumentation summierten sich auf 1.600 Stunden pro Jahr.

Dazu kam ein Risiko für die Prozesssicherheit. Weil Soudronic Maschinen und Komponenten in Varianten anbietet, prüften die Mitarbeiter mit sogenannten Maximallisten und mussten selbst wissen, welche Schritte für die jeweilige Maschine relevant sind. Das funktionierte dank des großen Erfahrungsschatzes im Team. Mit Blick auf den demografischen Wandel war es aber keine nachhaltige Lösung.

Als Cyril Maurer 2016 die Abteilung übernahm, setzte er sich deshalb ein klares Ziel: die Prüfdokumentation einer Maschine über den gesamten Produktionsprozess nahtlos digital abzubilden. Eine passende Lösung zu finden, dauerte. „Ich habe viel ausprobiert und andere Unternehmen gefragt. Ich dachte, ich kann nicht der Einzige mit diesem Problem sein", sagt Cyril Maurer, Head of Production and Testbench bei Soudronic.

Der Weg zur Lösung

Anfang 2020 führte Soudronic Operations1 ein, von Beginn an international und mehrsprachig. Das Unternehmen startete bewusst fokussiert mit digitalen Prüfanweisungen in Kombination mit Prüfprotokollen, mit der Perspektive, die Lösung später gruppenweit auszurollen.

Kurz nach der Einführung folgte der entscheidende Schritt: die Integration in ERP-System und DMS. Aufträge aus dem ERP werden seitdem automatisch mit den passenden Prüfprotokollen in Operations1 verknüpft, abgeschlossene Reports landen automatisch im DMS. Aus einem Prozess voller Papierausdrucke und Systembrüche wurde so eine vollständig integrierte, teilautomatisierte und skalierbare Lösung.

Ebenso wichtig ist der Aufbau der Inhalte. Die Prüfanweisungen bestehen in Operations1 aus modularen Prozessschritten. Ein Schritt, der in vielen Prüfanweisungen vorkommt, existiert nur einmal. Wird er geändert, passen sich alle betroffenen Dokumente automatisch an. So entsteht ein Single Point of Truth für die Prüfprozesse.

Für die Prüfer hat sich der Arbeitsalltag grundlegend verändert. Statt eines Aktenordners erhalten sie die Dokumentation digital und auftragsbezogen und werden über verschiedene Interaktionen sicher durch jeden Prüfschritt geführt. Kommt die Maschine in die nächste Abteilung, ist der nächste offene Prüfschritt sofort sichtbar. „Durch Operations1 wurde unser Prüfprozess auf ein neues Level gehoben. Mitarbeiter können sich auf die Prüfung konzentrieren und wenig wertschöpfende Tätigkeiten wurden automatisiert", sagt Cyril Maurer.

Die Ergebnisse

Soudronic verfügt heute über eine durchgängig integrierte Lösung für Prüfprozesse, von der Bereitstellung der Dokumentation über die abteilungsübergreifenden Prüfungen bis zur Ablage und Nachverfolgung von Qualitätsinformationen.

• Über 180.000 € Einsparungen pro Jahr: Soudronic spart durch die Digitalisierung der Prüfdokumentation jährlich über 180.000 €, ausgehend von zuvor 1.600 Stunden Dokumentationsaufwand pro Jahr.

• 95 % weniger Aufwand für die Zusammenstellung der Prüfdokumentation: Die Dokumentation wird nicht mehr als Aktenordner zusammengestellt, sondern digital pro ERP-Auftrag bereitgestellt.

• 100 % weniger Aufwand für Ablage und Archivierung: Durch automatische Reports und die Übertragung ins DMS entfallen Ablage und Archivierung vollständig.

Auch der Pflegeaufwand ist gesunken. Weil mehrfach verwendete Prozessschritte nur einmal existieren, wird eine Änderung nur noch einmal durchgeführt. Transparenz und Prozesssicherheit sind deutlich gestiegen: Die geführte Prüfung ersetzt die Maximallisten, bei denen das Wissen über relevante Schritte im Kopf der Mitarbeiter lag. Bei Reklamationen lassen sich Reports über die Suchfunktion schnell finden, was Bearbeitung und Nachverfolgung beschleunigt.

Operations1 wird bei Soudronic inzwischen auch über die Prüfung hinaus genutzt. Neben Prüfanweisungen und Prüfprotokollen verwaltet das Unternehmen heute auch Montageanweisungen sowie weitere Beschreibungen und Formulare auf der Plattform.

Über Soudronic

Soudronic ist ein weltweit führender Hersteller von Produktionsanlagen für Metallverpackungen mit Hauptsitz in der Schweiz und beschäftigt über 600 Mitarbeiter. Die Produktpalette reicht von einzelnen Komponenten bis zu kompletten Produktionsanlagen. Charakteristisch für die Produktion sind variantenreiche Maschinen mit hohen Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit: rund 100 Maschinen und Komponenten pro Jahr mit Durchlaufzeiten von mehreren Monaten, in denen jede Maschine mehrere Abteilungen und Prüfstationen durchläuft.