Mit über 120 Anlagen für Wärme- und Oberflächenbehandlung ist die Schwäbische Härtetechnik Ulm (SHU) Deutschlands größte Lohnhärterei, und ihr variantenreicher Maschinenpark steht und fällt mit zuverlässiger Wartung. Ein erster Versuch, die Instandhaltung zu digitalisieren, war an geringer Akzeptanz gescheitert, sodass Word-Vorlagen und Papierordner lange der Standard blieben. Mit Operations1 hat SHU die Instandhaltung im zweiten Anlauf vollständig digitalisiert: Die Wartungsplanung läuft heute zentral und automatisiert, Anweisungen werden in Sekunden statt Tagen aktualisiert, und die Dokumentation überzeugt Kunden wie Zertifizierungsgesellschaften.
Das Wichtigste in Kürze
Schwäbische Härtetechnik Ulm GmbH & Co. KG (SHU), Wärme- und Oberflächenbehandlung (Lohnhärterei)
Digitale vorbeugende Instandhaltung mit automatisierter Wartungsplanung
Seit Ende 2022 ist die gesamte Instandhaltung (100 %) auf Operations1 umgestellt, ausgehend von einer dreimonatigen Testphase mit ersten Anlagengruppen
Änderungen an Wartungsanweisungen stehen sofort mit wenigen Klicks zur Verfügung statt wie zuvor erst nach mehreren Tagen
Wartungsplanung zentral bei der Instandhaltungsleitung, wiederkehrende Wartungen werden automatisch als Aufträge erzeugt
Die Ausgangslage
Für eine Lohnhärterei ist Anlagenverfügbarkeit das Geschäftsmodell. Kunden aus dem Automobil- und Baumaschinenbereich, der Wälz- und Kugellagerindustrie, dem Maschinenbau und der Verbindungstechnik erwarten Qualität und Liefertreue, und beides setzt einwandfrei gewartete Öfen und Anlagen voraus. Genau hier stieß der bestehende Prozess an seine Grenzen.
Der Instandhaltungsleiter erstellte und pflegte sämtliche Wartungschecklisten als Kopiervorlagen in Word. Bei der Vielfalt des Maschinenparks bedeutete das einen hohen manuellen Aufwand. Hatten Instandhaltungstechniker Feedback oder Änderungswünsche, dauerte es oft mehrere Tage, bis eine neue Version bereitstand. Um nicht in Rückstand zu geraten, arbeiteten die Teams in der Zwischenzeit mit veralteten Dokumenten weiter.
Hinzu kam eine dezentrale Planung: Für jede Anlagengruppe gab es einen eigenen Wartungsordner, und die zuständigen Mitarbeitenden organisierten jährliche, quartalsweise, monatliche oder wöchentliche Wartungen selbst. Das Ergebnis waren unterschiedliche Wartungsstandards je Anlagengruppe. Die Dokumentation lag ausschließlich handschriftlich in Ordnern vor, war teils unleserlich und bei späteren Analysen kaum nachvollziehbar. Den aktuellen Stand der Arbeiten konnte die Instandhaltungsleitung nur im Ordner beim jeweiligen Mitarbeitenden einsehen.
Die Idee, das zu ändern, verfolgte Herr Mautsch, Assistent der Geschäftsleitung, schon seit Jahren. Ein erster Anlauf mit einer mobilen Instandhaltungssoftware scheiterte jedoch: Die Lösung war wenig nutzerfreundlich, die damalige Hardware langsam, und vor allem ältere Mitarbeitende, die mobile Geräte und Apps noch nicht gewohnt waren, fanden keinen Zugang. SHU kehrte zum Papier zurück. Diese Erfahrung prägte den zweiten Versuch: Akzeptanz auf dem Shopfloor war diesmal kein Nebenaspekt, sondern das zentrale Auswahlkriterium.
Der Weg zur Lösung
Im Sommer 2019 sah SHU die Zeit für einen neuen Anlauf gekommen. Tablets und Smartphones waren leistungsfähiger und bedienfreundlicher geworden, und auch ältere Mitarbeitende nutzten Smartphones inzwischen privat. Auf Operations1 wurde Herr Mautsch über einen Vortrag der Firma Hirschvogel an der Hochschule Ulm aufmerksam, die Operations1 ebenfalls in der Instandhaltung einsetzt.
Den Startpunkt legte SHU bewusst in die vorbeugende Instandhaltung, wo der Handlungsbedarf am größten war und der schnellste Mehrwert zu erwarten war. Der Blick ging aber von Anfang an weiter. „Wir haben anfangs den größten Mehrwert in der Instandhaltung gesehen. Operations1 ist aber eine Software für das ganze Unternehmen", sagt Herr Mautsch. Ein weiteres Ziel war, ein Fundament für eine einheitliche IT-Landschaft zu legen.
Aus dem gescheiterten ersten Versuch zog SHU eine klare Lehre: Herr Mautsch stellte die Software den Verantwortlichen in der Instandhaltung vor und band alle interessierten Mitarbeitenden von Beginn an ein. Gemeinsam mit Operations1 wurde eine dreimonatige Testphase vorbereitet und erste Anlagengruppen für den Testlauf definiert. Da keine Anbindung an ein führendes System nötig war, startete Operations1 als Stand-alone-Lösung, was die Einführung schlank hielt. SHU hebt dabei das Projektmanagement durch das Operations1-Team und den engen Feedback-Austausch als einen der Gründe für die Entscheidung hervor.
Das Feedback aus dem Instandhaltungsteam war so positiv, dass Operations1 sukzessive auf weitere Anlagengruppen ausgerollt wurde. Bemerkenswert: Die digitalen Wartungschecklisten für alle Anlagengruppen erstellte und verwaltete ein Werkstudent, weil sich die Software ohne lange Einarbeitung bedienen lässt. Seit Ende 2022 ist Operations1 zu 100 % in der Instandhaltung von SHU im Einsatz.
Der neue Prozess im Überblick:
Digitale Wartungsanweisungen: Die Instandhaltungsleitung erstellt und aktualisiert Anweisungen im Drag-&-Drop-Editor des Creators und bindet Bilder und Videos direkt ein.
Verpflichtende Interaktionen: Pflichtschritte stellen sicher, dass keine Prüfung übersprungen wird und Messwerte nachvollziehbar erfasst werden.
Regeln und Auftragsmanagement: Wiederkehrende Inspektionen und Wartungen werden über Regeln automatisch als Aufträge erzeugt und den Technikern direkt zugewiesen.
Dashboard im Assistant: Techniker sehen ihre Aufträge auf Tablet oder Smartphone und starten sofort, ohne nach dem richtigen Dokument suchen zu müssen.
Digitale Reports: Jede Wartung wird automatisch lückenlos dokumentiert und ist über Suche und Filter jederzeit auffindbar.
Die Ergebnisse
Vollständiger Rollout: SHU hat die Instandhaltung ausgehend von einer dreimonatigen Testphase ab 2019 bis Ende 2022 zu 100 % auf Operations1 umgestellt.
Aktualisierung in Klicks statt Tagen: Verbesserungsvorschläge der Techniker, deren Umsetzung in den Wartungsanweisungen zuvor mehrere Tage dauerte, stehen nun sofort mit wenigen Klicks zur Verfügung.
Zentrale, automatisierte Wartungsplanung: Statt dezentral organisierter Ordner je Anlagengruppe plant die Instandhaltungsleitung alle wiederkehrenden Wartungen zentral, die Aufträge entstehen automatisch.
Die spürbarste Veränderung betrifft die Steuerung. Wo die Instandhaltungsleitung früher nachfragen oder in Ordnern blättern musste, sieht sie Status, Fortschritt und Fälligkeiten heute in Echtzeit. „Der Instandhaltungsleitung die Chance zu geben, einen Echtzeit-Überblick über alle Instandhaltungstätigkeiten zu haben, ist ein sehr großer Mehrwert", so SHU. Durch die automatisierte Wartungsplanung beugt SHU Maschinenstillständen zuverlässig vor und reagiert schneller, wenn Probleme auftreten.
Gleichzeitig sichern Standardisierung und Pflichtinteraktionen ein einheitliches Qualitätsniveau über alle Maschinen hinweg. Die digitalen Reports haben die Nachweiskraft gegenüber Kunden und Auditoren gestärkt, und die frühere Suche in DIN-A4-Ordnern ist Suchfunktionen und Filtern gewichen. „Operations1 kommt hinsichtlich der professionellen Dokumentation sowohl bei unseren Kunden als auch bei den Zertifizierungsgesellschaften sehr gut an".
Auch die Kultur hat sich verändert. Mitarbeitende geben Verbesserungsvorschläge mit Fotos und Kommentaren direkt in den digitalen Checklisten ab, was die kontinuierliche Verbesserung strukturiert. Die Belegschaft hat die Lösung mit hoher Akzeptanz angenommen, im direkten Gegensatz zum ersten Digitalisierungsversuch. Und Operations1 ist längst über die Instandhaltung hinausgewachsen: In der Lehrwerkstatt führen Auszubildende 5S-Checklisten zur Arbeitsplatzsauberkeit digital durch und sind so vom ersten Tag an mit der Plattform vertraut.
Ausblick
Die Erfahrungen sollen nun auf weitere Bereiche übertragen werden. Als Nächstes führt die Erbacher Härtetechnik GmbH & Co. KG, die seit 2004 zur Unternehmensgruppe gehört und eng mit SHU zusammenarbeitet, Operations1 in der Instandhaltung ein. Bei SHU selbst ist der Rollout in die Fertigung geplant: Mehrsprachige Arbeitsanweisungen sollen dort nicht-deutschsprachige Mitarbeitende unterstützen, etwa auf Türkisch, Serbisch oder Rumänisch. Damit wird die Einschätzung von Herrn Mautsch Realität, dass Operations1 eine Software für das ganze Unternehmen ist.
Über SHU
Die 1979 gegründete Schwäbische Härtetechnik Ulm GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführter Familienbetrieb mit rund 600 Mitarbeitenden am Standort Ulm-Donautal. Mit über 120 Anlagen für Wärme- und Oberflächenbehandlung auf 65.000 m² gilt SHU als Deutschlands größte Lohnhärterei und bietet alle gängigen Verfahren für Auftragsvolumen jeder Größenordnung. Zu den Kunden zählen Unternehmen aus dem Automobil- und Baumaschinenbereich, der Wälz- und Kugellagerindustrie, dem Maschinenbau und der Verbindungstechnik. Qualität, Liefertreue, Preis, Innovation, Service sowie Umwelt, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Energie bilden die sechs Säulen des Unternehmenserfolgs.