POLIPOL fertigt Polstermöbel nach individuellen Kundenvorgaben in neun Werken in Osteuropa, führt jedes Jahr über 100 neue Modelle ein und lernt über 300 neue Mitarbeiter pro Jahr an. Bis 2017 lief die Montage auf Papier, und viel Prozesswissen steckte in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Mit Operations1 hat POLIPOL die Anlerndauer von 12 auf 3 Monate verkürzt und spart dadurch jährlich über 2,2 Mio. € ein.
Das Wichtigste in Kürze
POLIPOL, Möbelindustrie (hochwertige Polstermöbel in kundenindividueller Fertigung)
Wissensmanagement und Anlernung in der Montage mit variantengerechten, auftragsspezifischen Arbeitsanweisungen und ERP-Anbindung
Über 2,2 Mio. € Einsparungen pro Jahr, vor allem durch die effizientere Anlernung neuer Mitarbeiter
Anlerndauer neuer Mitarbeiter von 12 auf 3 Monate verkürzt
Über 2.000 Mitarbeiter an neun Produktionsstandorten arbeiten mit Operations1
Die Ausgangslage
Die Individualität der Möbel ist das Qualitätsversprechen von POLIPOL, getreu dem Slogan „Menschen & Möbel“. Maschinell gefertigte Massenprodukte gibt es hier nicht, jedes Stück wird nach Kundenvorgaben gefertigt. Was lange ein Wachstumstreiber war, wurde mit steigender Nachfrage zur Herausforderung: Die hohe Variantenvielfalt machte die Anlernung neuer Mitarbeiter immer schwieriger.
Bis 2017 wurden Montageanleitungen in Word, Excel oder PowerPoint erstellt und auf Papier bereitgestellt. Diese Dokumentation war unergonomisch, die Prozesse waren intransparent, und viel zusätzliches Wissen existierte nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Jeder interpretierte die Prozessausführung ein wenig anders. Ein ERP-System war zwar vorhanden, lieferte auf dem Shopfloor aber nicht die Informationen, die der einzelne Mitarbeiter für seine Arbeit brauchte.
Gleichzeitig wuchs das Unternehmen stark. Um den Erfolgskurs fortzusetzen, musste POLIPOL seine Prozesse skalieren und laufend neue Mitarbeiter einstellen, die schnell produktiv werden. Bei über 300 neuen Mitarbeitern pro Jahr in der Anlernung und über 100 neuen Modellen jährlich war klar: Mit statischen Papierprozessen und hohem Änderungsaufwand drohten Einbußen bei Qualität und Produktivität.
Diese Situation ist typisch für variantenreiche Fertigung mit hohem manuellem Anteil, ob in der Möbelindustrie oder im Maschinenbau. Wer viele Varianten, viele neue Mitarbeiter und mehrere Standorte gleichzeitig beherrschen muss, stößt mit Papier und Kopfwissen schnell an Grenzen.
Der Weg zur Lösung
POLIPOL verfolgte mit Operations1 drei Ziele: mehr Produktivität durch eine effektive Anlernung, mit der neue Mitarbeiter schneller ihre Zielproduktivität erreichen, gesicherte Qualität durch einen zentralen und zugleich flexiblen Standard für Montage- und Prüfprozesse und Wachstum durch höhere Mitarbeiterbindung dank eines modernen, ergonomischen Arbeitsumfelds. Umgesetzt wurde das in drei Stufen.
Stufe 1: Digitale Arbeitsanweisungen statt Papier
Zuerst sollten die Mitarbeiter von nicht wertschöpfenden, papierbasierten Tätigkeiten entlastet werden. Die Montage- und Prüfprozesse wurden in medienbasierte digitale Arbeitsanweisungen überführt. Die visuelle Aufbereitung führt die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den Prozess und macht die Anlernung deutlich effizienter. Gleichzeitig stieg die Prozesssicherheit und damit die Qualität, sodass weniger Nacharbeit nötig ist.
Stufe 2: Wissen standardisieren und neu organisieren
Mit neun Standorten wurde das Verwalten, Versionieren und Archivieren gedruckter Arbeitsanweisungen immer komplexer. Um ein drohendes Versionschaos gar nicht erst entstehen zu lassen, definierte POLIPOL seine Prozesse zentral in Operations1. Die Produkt- und Organisationsstruktur für mehr als 4.800 Dokumente wurde über Tags und Strukturklassen abgebildet. Seitdem lassen sich Änderungen zentral vornehmen und mit einem Klick an alle Mitarbeiter an allen Standorten freigeben. Das vereinfacht auch den Ramp-up neuer Produkte.
„Operations1 schafft einen deutlichen Mehrwert für POLIPOL. Wir benötigen wesentlich weniger Zeit, um Informationen an unseren Produktionsstandorten verfügbar zu machen“, sagt Kevin Minkler aus der Konstruktion bei POLIPOL.
Stufe 3: ERP-Anbindung und Automatisierung
Weil POLIPOL die Digitalisierung von Ende zu Ende denken wollte, folgte im letzten Schritt die Anbindung an das ERP-System. Aufträge werden seitdem automatisch übernommen, und für jeden kundenspezifischen Auftrag entstehen automatisch die passenden variantengerechten Montage- und Prüfanweisungen. Der richtige Werker ruft sie zur richtigen Zeit per Tablet oder stationärem Terminal auf, an allen Standorten und ohne Medienbrüche oder zusätzliche Papierhandbücher.
Die Ergebnisse
Über 2,2 Mio. € Einsparungen pro Jahr: Die direkten Einspareffekte resultieren vor allem aus der effizienteren Anlernung neuer Mitarbeiter.
Anlerndauer von 12 auf 3 Monate verkürzt: Bei über 300 neuen Mitarbeitern pro Jahr ist das ein erheblicher Hebel. Neue Kollegen erreichen ihre Zielproduktivität deutlich schneller.
Über 2.000 Mitarbeiter arbeiten mit Operations1: Die Plattform ist an allen neun Produktionsstandorten im Einsatz.
Weniger Nacharbeit bei höherer Produktivität: Die auftragsspezifische Dokumentation stellt sicher, dass jeder Werker genau die Anleitung für die Variante erhält, die er gerade fertigt.
„Operations1 ist ein zentraler Baustein in der Digitalisierungsstrategie von POLIPOL. Die cloudbasierte Software-Plattform hat es uns ermöglicht, die letzte Meile zu den Mitarbeitern integriert digital abzubilden“, sagt Steffen Paul, Head of Industrial Engineering bei POLIPOL.
Nicht wertschöpfende Tätigkeiten rund um die Papierdokumentation sind weggefallen. Das ergonomische Arbeitsumfeld und die Nutzerfreundlichkeit der Plattform haben die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, was die langfristige Bindung stärkt. Wissen ist skaliert, und die Prozesse sind über alle Standorte vernetzt, was die Produktion resilienter und zukunftssicher macht.
Ein weiterer Effekt zeigt sich langfristig: Durch die Einbindung der operativen Mitarbeiter in eine vernetzte Organisation entstehen umfangreiche Datenpools, aus denen POLIPOL qualitätsrelevante Erkenntnisse für den unternehmensweiten kontinuierlichen Verbesserungsprozess ableiten kann.
Über POLIPOL
POLIPOL ist ein Hersteller hochwertiger Polstermöbel mit Hauptsitz im niedersächsischen Diepenau. Mit Handwerkskunst und Liebe zum Detail fertigt das Unternehmen individuelle Möbelstücke nach Kundenvorgaben. Entwickelt werden sie in Deutschland, produziert in neun Werken im osteuropäischen Ausland. Die POLIPOL-Gruppe gehört mit ihren Tochterunternehmen und über 7.500 Beschäftigten im In- und Ausland zu Europas führenden Polstermöbelherstellern.
Charakteristisch für die Produktion sind ein hoher manueller Anteil, eine sehr große Variantenvielfalt mit über 100 neuen Modellen pro Jahr und ein kontinuierlich hoher Bedarf an neuen Mitarbeitern.